Deep Work war der Input von Anna-Maria Kubelke bei „Lunch & Learn“ am 5. Juni. Es geht darum, dass Konzentration und Produktivität besonders hoch ist. Basierend auf den Konzepten von Cal Newport lernten wir diese ablenkungsfreien Arbeitsphasen kennen, die nicht nur die Effizienz, sondern auch die Arbeitszufriedenheit erhöhen.
Deep Work ist das Gegenteil von Shallow Work. Ein besonderer Fokus im Vortrag lag auf der praktischen Umsetzung: Anna-Maria stellte Techniken wie Time-Blocking und die Pomodoro-Technik vor und ermutigte die Teilnehmenden, digitale Ablenkungen zu minimieren. Sie betonte die Wichtigkeit von festen Arbeitsroutinen und die Planung von konzentrierten Arbeitszeiten im Kalender.
Konkrete Tipps um Deep-Work-Phasen einzurichten sind etwa Abschaltroutinen und das bewusste Vermeiden von Multitasking. Anna-Maria machte deutlich, dass durch gezielte Konzentration nicht nur die Arbeitsqualität verbessert wird, sondern auch die berufliche Zufriedenheit steigt.
Es hilft immer, die eigene Arbeitsweise zu reflektieren. Auch die Methoden rund um Deep Work lassen sich in den Alltag integrieren. So kannst du langfristig nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener arbeiten.
Ich freue mich, dass ihr heute dabei seid und etwas über Deep Work erfahren möchtet. Ich hatte die Veranstaltung angeteasert, dass wir methodisch fokussierter in Zukunft arbeiten können, Freiräume erobern und Zeit-Souveränität gewinnen können. Und vielleicht kann ich ein kleines bisschen heute damit beitragen, euch Methoden und Tipps für konzentriertes und produktives Arbeiten näher zu bringen.
Ich habe folgende Agenda vorbereitet. Es sind drei Kapitel:
- Einmal, dass wir ein paar Begriffe erklären.
- Dann die vier Regeln nach Newport werde ich im Schnelldurchgang durchgehen, weil ihr ja natürlich in Zukunft euch damit tiefer befassen könnt.
- Und dann ein paar Methoden und Tipps.
Und dann gibt es noch Zeit für Feedback und Ausblick.
So, ich möchte gleich zu Beginn einmal kurz sagen, dass ich hier verschiedene Zielgruppen, ich sehe das ja auch im Auditorium, dass auch verschiedene Zielgruppen vertreten sind. Ich spreche verschiedene an, diverse Rollen. Allerdings verzichte ich auf das Gendern und verwende das generische Maskulinum. Außer es ist jemand anderes explizit gemeint, dann steht das auch so dran. Und ansonsten dreht sich die Präsentation vorwiegend um Wissensarbeiter und den wissenschaftsunterstützenden Bereich, aus dem die meisten von uns hier kommen.
Genau, Deep Work ist als Definition hier auf dieser Folie hinterlegt und kommt nach diesem Verständnis von Karl Newport. Das ist ein Informatikprofessor an der Georgetown University und der definiert Deep Work als berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeübt werden und ihre geistigen Kapazitäten an ihre Grenzen bringen. Diese Leistung schafft neuen Wert, verbessert ihre Fähigkeiten und ist schwer zu kopieren. Dies beschreibt er als Zustand mentaler Spannung und es gilt, diesen zu erzeugen.
Das Gegenteil von Deep Work ist Shallow Work und ist somit eine kognitiv anspruchslose logistikorientierte Aufgabe, die häufig unter Ablenkung durchgeführt wird. Diese Tätigkeit schafft tendenziell nicht viel neuen Wert in der Welt und ist leicht zu kopieren. Ich möchte ganz kurz sagen, warum mich überhaupt das Thema motiviert, diesen Vortrag zu halten.
Und zwar ich habe festgestellt, dass ich vorwiegend am Freitagnachmittag besonders gut und versunken in meiner Arbeit mich für Tätigkeiten an der Uni widmen kann und das hängt damit zusammen, dass ich am Freitagnachmittag fast keine E-Mails mehr bekomme, keine Anrufe mehr, niemand steht mehr in der Tür oder im Büro und dann habe ich mir überlegt, wie wäre es denn möglich, Freitagnachmittag auf andere Tage zu übertragen und das ist so ein bisschen die Motivation dahinter, dass ich dachte, okay diesen Zustand muss ich doch schaffen oder auch weitergeben können an andere, dass es ablenkungsfreie Zeitfenster gibt, wo wir uns mit Arbeit beschäftigen können.
Und dann bin ich auf dieses Konstrukt von Newport gestoßen, der hat schon 2016 das erste Mal das Buch rausgebracht, es ist bereits die vierte Auflage und damit beschäftige ich mich jetzt.
Die größte Ablenkungsfalle, so ist dem Buch auch zu entnehmen, aber wissen wir ja sicherlich auch aus unserem eigenen Alltag, sind Netzwerktools oder Mails oder Social Media und dieses ganze vernetzte Arbeiten führt dazu, dass eben die Aufmerksamkeit von Wissensarbeitern in kleine Scheiben oder Fragmente unterteilt wird und somit es nicht mehr möglich ist, mit der Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum an einem Thema zu bleiben. Deep Work hingegen fordert eine lange Phase der ununterbrochenen Gedankenarbeit und diese Phasen sind immer schwieriger abbildbar in unserem Alltag und unsere Arbeit ist meistens verdrängt durch Shallow Work.
Die Folge ist natürlich, dass zum Beispiel im Hochschulkontext es dazu führt, dass Förderanträge oder Strategieentwicklungskonzepte oder andere Arbeit, die vertieftes Einarbeiten notwendig macht, nicht mehr in diesem Maße stattfindet oder in Randzeiten verdrängt wird oder aufs Interesse von uns allen.
Von Newport gibt es die Deep Work-Hypothese, die bezeichnet er so, als die Fähigkeit zu Deep Work ist zunehmend selten und gleichzeitig zunehmend wertvoll in unserem wirtschaftlichen Umfeld. Infolgedessen gehört der Erfolg den wenigen, die diese Fähigkeit kultivieren und zum Kern ihrer beruflichen Tätigkeit machen. Wenn wir da ganz kurz drüber nachdenken, dann packt auch mich diese Faszination, wie Newport aus verschiedenen Lebensgeschichten in seinem Buch schildert. Das Buch kann ich auch gerne einmal in die Kamera halten, wer sich das auch noch besorgen möchte, da ist weitaus mehr drinne als heute im Impulsvortrag und da berichtet er über Persönlichkeiten, die es eben geschafft haben in ihrem Bereich oder in einem Bereich, den sie sich ausgesucht haben, für den sie brennen, eben eine gewisse Leidenschaft zu entwickeln und es zu einer Meisterschaft zu bringen.
Und das Ziel hinter diesem Konzept oder der Deep Work-Arbeit ist, eben die Oberflächlichkeit aus dem Leben zu verbannen und freigewordene Zeit anderweitig zu nutzen. Das klingt verlockend, vielleicht schaffen wir es ja mit ein paar Methoden, die noch vorgestellt werden. So gehe ich weiter und da ist es so, dass Ideal als ideales Zeitfenster sich herausgestellt hat, drei bis vier Stunden am Tag für Deep Work zu nutzen und die Shallow Work eben in andere, kleinere Einheiten vielleicht davor oder danach oder nur danach zu verteilen und es geht eben um eine gesunde Balance zwischen ausreichend Zeit für Deep Work und Shallow Work.
Und jede Ablenkung ist nicht nur für den Arbeitgeber, auch natürlich an der Uni gilt das, mit Kosten verbunden und eben auch die Konzentration oder die unterbrochene Konzentration ist mit einem Wert verbunden.
Im nächsten Teil möchte ich einmal ganz kurz auf den Flowzustand eingehen. Eben das ist genau jener Zustand, der das Gegenteil von körperlicher Entspannung oder von etwas, was wir unstrukturiert in unserer Freizeit genießen können, gekennzeichnet. Es ist ein Zustand, in dem Menschen ihren Körper oder Verstand im möglichen Bemühen eben etwas Lohnendes und Schwieriges zu erreichen, an ihre Grenzen bringen. Und dieser Zustand der tiefen Versenkung, der sich in einem Flowzustand einstellen kann, den wir zum Beispiel aus der Arbeit, aber auch natürlich aus dem Sport oder anderen Hobbys kennen, ist wichtig für die Schaffung eines neuen Wertes oder eben für ein qualitativ hochwertiges Ergebnis.
Und wenn wir es schaffen, dem Wichtigen ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken und triviale und negative Dinge zu ignorieren oder zu reduzieren, so empfinden wir in unserem Berufsleben durch die Aufgaben eben eine Wichtigkeit oder fühlen uns auch wirksamer. Somit kann man tatsächlich sagen, dass es einen Zusammenhang zwischen Deep Work als Aktivität gibt, die es eben ermöglicht, in den Flowzustand zu kommen. Das Ziel dieser ganzen Übung ist, Lebenszufriedenheit zu erhöhen und einen gewissen Tiefgang herzustellen.
Newport formuliert das Gesetz der Produktivität etwas anders, als man es üblicherweise kennt und nennt diese einfache Formel, dass eine hochwertige geleistete Arbeit als Ergebnis eben dann zustande kommt durch Zeitaufwand mal Intensität der Konzentration. Das heißt natürlich auch für uns, dass alles, was dazu beiträgt, die Konzentration zu vertiefen, notwendigerweise mit weniger investierter Zeit, also dieser Faktor darf kleiner sein, einhergeht und es trotzdem eine hochwertige oder gerade deswegen eine hochwertige Arbeit als Ergebnis präsentieren kann.
Jetzt ist es so, dass Multitasking vielleicht manchmal möglich ist, manchmal auch sinnvoll erscheint, aber in den allermeisten Fällen ist es so, dass uns Multitasking natürlich von konzentrierter Arbeit abhält. Und es gibt Studien dazu, die belegen, dass die Aufmerksamkeit bei einem Wechsel von Aufgabe A zu B etwas hinterherhängt und eben ein Zeitverbleib, so dass, wenn wir schnell wechseln sollten zwischen unterschiedlichen Aufgaben, es nicht möglich ist, das ohne Rückstände zu bewältigen.
Und ein anderes Phänomen aus unserem Arbeitsalltag ist auch folgendes, dass wir näher natürlich ein Meeting am anderen haben, wir oft gedanklich noch in dem vorangegangenen Meeting hängen und es gar nicht möglich ist, die volle Konzentration dann im direkt anschließenden Meeting zu bringen. So ist es dann also schwierig, als Ergebnis immer noch eine hochwertige Arbeit oder ein Ergebnis eine qualitativ wertvolle Arbeit herauszubekommen.
Und deswegen sollten wir uns einmal daran setzen, die Intensität der Konzentration zu fördern. Jetzt komme ich zu den vier Regeln nach Newport. Die möchte ich einmal ganz kurz anreißen. Das heißt konzentriert arbeiten, willkommen Langeweile, verlasse die digitalen sozialen Netzwerke und lege seichte Tümpel trocken. Newport sagt, dass Schritt eins, die Regel Nummer eins, wenn man die beherzigt, dann hat man es geschafft, die Work als eine Art Routine oder eine Gewohnheit in seinen eigenen Alltag zu integrieren.
Aber dann geht erst die richtige Arbeit los. Und dann muss man mit Regel Nummer zwei, drei und vier versuchen, die Konzentrationsfähigkeit zu trainieren und eben der Ablenkung weiter bekämpfen. Wir haben nur pro Tag eine begrenzte Menge an Willenskraft übrig, die es uns ermöglicht, immer aus anderen Aufgaben rauszureichen, uns der Nächsten eben zuzuwenden. Und wenn die aufgebraucht ist, also über den Tag begrenzt natürlich ist und dann aufgebraucht ist, dann können wir uns nicht mehr konzentrieren.
Deswegen rät er dazu, erstmal den Rahmen zu schaffen, Gewohnheiten zu etablieren und nach sich den anderen Inhalten zu widmen. Die möchte ich überspringen. Ich hatte es schon gesagt, weil das sehr, sehr tiefgehende Regeln sind. Die kann man nachlesen und sich damit beschäftigen. Vielleicht hier noch der Hinweis, mache keine Pause von der Ablenkung, sondern Pause von der Konzentration. Ist schön, kann man sich gerne mal mitnehmen. Und hier Regel Nummer drei, auch nochmal natürlich der Hinweis, verzichte auf Social Media, nutze das Internet nicht zur Unterhaltung, ist ja natürlich sehr, wie soll ich sagen, ketzerisch in unserem Umfeld bestimmt genannt.
Und ansonsten gibt es hier auf der letzten Regelfolie noch ein paar Hinweise. Und ich möchte das jetzt noch mal zusammenfassend hier darstellen. Allem übergeordnet ist es sozusagen den wichtigen Vorrang vor dem dringenden geben. Was passiert bei Deep Work? Es programmiert unser Gehirn um, die Bildung neuronaler Verbindungen. Neuer neuronaler Verbindung im Gehirn ist dadurch möglich und wir fördern so auch unsere Fähigkeit, die Konzentration zu erhöhen und eben Neuvertratungen ermöglichen.
Wenn man sich den Verstand wie ein Muskel vorstellt, dann können wir uns auch denken, dass wir ein Muskeltraining machen und bei häufiger Nutzung sich das Training positiv auf uns auswirkt. Deep Work ist wichtig, weil es die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigert. Es schafft ein Gefühl der Sinnhaftigkeit, stellt sicherlich einen Vorteil in komplexer Arbeitswelt, die wir heutzutage haben, da. Und wenn wir Methoden beherrschen, die eben ein reflexartiges Verhalten von früher eher verdrängen, dann schaffen wir auch mit hoher Anforderung und mit Stressmomenten umzugehen.
Es steigert unsere Arbeitsqualität und macht bessere Ergebnisse. Das hatte ich schon gesagt und wir können mit komplexen Vorgängen schneller den Umgang lernen. Ich möchte jetzt zu den Tipps und Methoden kommen und habe mir vorgestellt, dass das persönliche Lernen als eines dieser Elemente einer lernenden Organisation hier in diesem Kontext herausgegriffen werden kann. Das ist ein Aspekt der persönlichen Meisterschaft und fordert ein Systemdenken.
Und wenn wir es schaffen, persönliche Ziele konsequent zu verfolgen und den Lernaspekt in den Fokus zu rücken, der natürlich ein Themenbezug zu unserer eigenen Tätigkeit hat, so arbeiten wir daran, eine Schlüsselqualifikation zu erwerben und können es schaffen, dann in der Fokuszeit methodisch an die Ergebnisse heranzugehen und uns für andere Tätigkeiten oder sogar für Freizeit oder sowas Verrücktes einen Freiraum zu erobern.
Wir sollten für solche Vorgehensweise nochmal über unseren Alltag nachdenken und vielleicht nochmal darauf die Gedanken lenken. Wann werden Meetings angesetzt? Warum werden sie angesetzt? Gehe ich aus einem Meeting schlauer raus, als ich reingegangen bin, dann macht es Sinn. Wenn das alles nicht der Fall ist, dann macht ein Meeting gar keinen Sinn, sondern vielleicht muss ich mich als einzelne Person nochmal in die Arbeit vertiefen und dann erst mit einem Ergebnis herauskommen, anstatt immer alle Leute erst mal zusammenzutrommeln, die dann irgendwo rumsitzen und auch deren Zeit flöten geht.
Wenn wir über Zeitsouveränität nachdenken und nicht mehr von anderen Personen oder Pflichten oder Aufgaben nur gesteuert werden möchten, dann ist auch diese Fähigkeit sicherlich dazu da noch weiter kultiviert zu werden und für die Organisation dann einzusetzen und so können wir anschließend auch in eine sinnerfüllte Freizeit- und Erholungsphase übergehen. Wer nicht lernen kann, bleibt erfolglos, ist auch hier eine Aussage von Newport und somit denke ich, sind wir auf einem guten Weg auch noch was lernen zu können und hätte hier ein paar Methoden und Tipps im Angebot.
Einerseits möchte ich nochmal auf so Routinen und Tagesstrukturierungen eingehen, also eine Abschaltroutine, das heißt beende deinen Tag mit einer To-do-Liste für den nächsten Tag, schalte dann aber auch wirklich ab, damit du in deinen Freizeit-Kontext ohne Bezug zur Arbeit gehen kannst, was sicherlich vielen Menschen schwerfällt. Vielleicht kann man diese Ideen auf einen Zettel bannen, der dann am nächsten Morgen auf einen wartet und dort die wichtigsten Aufgaben dann stehen.
Das ist auch der nächste Punkt, eine To-do-Liste für den Tag anfertigen, strikt das Timeboxing beachten, die Limitierung der Aufgaben nochmal festlegen und in Iterationen ein Review einplanen, um zu gucken, ob die Vorgehensweise passt. Ein weiterer Tipp ist ein Time-Blocking im eigenen Kalender, dass man das gewissenhaft einträgt und auch einhält. Ich stelle sicher, dass in dieser Zeit, die ich mir für Deep Work reserviert habe, kein anderes Meeting stattfindet oder bitte auch darum, dass das andere respektieren. Ich lehne Meetings ab, wenn das eingestellt wird, weil wann soll ich sonst zum Beispiel meinen Forschungsantrag stellen oder ein Gutachten schreiben?
Eine sogenannte Stillarbeit wird ja auch gekennzeichnet durch eine geschlossene Tür oder abgeschaltete Messenger-Dienste. Ich bin dann eben nicht erreichbar. Daran anschließend kann aber eine Phase natürlich kommen, wo ich diese Shallow Work erledige und dann habe ich eben Phasen, wo meine Tür offensteht, der E-Mail-Eingang offen ist, ich auch per Telefon erreichbar bin.
Eine weit verbreitete Methode, die einige von euch sicherlich schon kennen, ist die Pomodoro-Technik. Auch die würde es ermöglichen, erst mal so eine Art Routine für Deep Work installieren zu können. Das heißt, ich nehme mir in einem Zyklus 25 bis 45 Minuten konzentrierte Stillarbeit vor, schalte alles andere ab, arbeite an dieser Tätigkeit, die ich da machen möchte, danach fünf Minuten Pause und wiederhole das viermal. Das ist ein sehr niederschwelliger Ansatz, den man umsetzen kann, um erst mal da eine Routine installieren zu können.
Es gibt auch Firmen, die sowas bereits von ihrer Führungskraft vorgeben und in den Kalender Mitarbeiter platziert haben, dass zum Beispiel anderthalb Stunden pro Woche für Deep Work geblockt sind oder pro Tagzeugung. Ansonsten gibt es aber auch Firmen, die einen komplett meetingfreien Tag installiert haben und damit Erfahrungen sammeln. Vielleicht schaffen wir das ja auch an der Uni, mal Erfahrungen in diesem Bereich zu sammeln. Weitere Methoden und Tipps.
Das ist jetzt explizit wieder etwas aus dem Buch. Und zwar hat Newport gesagt, dass er gegen die Kultur der permanenten Erreichbarkeit angehen möchte. Das ist jetzt natürlich einerseits ein bisschen schwierig auch im Servicebereich, wenn man natürlich für andere erreichbar sein sollte. Vielleicht gibt es da die Möglichkeit, dass man sich abspricht, wer wann erreichbar ist und asynchrone Erreichbarkeit sicherstellen kann, auch Informationen teilt.
Tatsächlich aber für tiefe Arbeit ist es nicht sehr förderlich, wenn der Tagesablauf vom eigenen Posteingang bestimmt wird und man immer auf die jüngste E-Mail, die gerade oben rein trudelt, antwortet, während andere E-Mails mit auch wichtigen Dingen eben länger liegen bleiben. Er spricht sich gegen regelmäßige Projektmeetings aus, die nur dazu dienen, die Leute ans Arbeiten wieder zu erinnern und man irgendwie sich nur trifft, damit man sich mal getroffen hat. Und natürlich der E-Mail-Verteiler. Es sollte mit ihm sorgsam umgegangen werden und nicht immer erweitert auf zig Kollegen in CC, damit die auch mal informiert sind, dass man immer noch am Arbeiten ist und alle mitkriegen, dass man auch was getan hat und wenn es nun war, die E-Mail zu schreiben.
Dann gibt es noch weitere Tipps, vielleicht auch noch mal, dass man das jetzt in eigenen Alltag integrieren kann und sich überlegt, wenn ich einen Termin diese Woche, nächste Woche, in ein paar Wochen anstehen habe, zu dem ich natürlich auch mich vorbereiten sollte, zu dem ich inhaltlich etwas präsentieren möchte oder muss, dann macht es keinen Sinn, einfach drei Minuten davor kurz in die Unterlagen geguckt zu haben.
Das reicht oft nicht aus, sondern ich blocke mir die Zeit für die Vorbereitung, kann alle relevanten Sachverhalte noch mal zusammentragen, verinnerlichen oder etwas vorbereiten. Manchmal ist es ja auch notwendig, dass ich etwas präsentiere und dann brauche ich eh mehr Zeit dafür. Auch so gilt es für die Nachbereitung eines Termins. Auch diese Zeit kann tatsächlich im Kalender geblockt werden, als fester Termin mit mir selbst. Ich widme mich dann in dieser Zeit der Ergebnissicherung, ob es jetzt etwas ist aus einem Workshop oder aus einer Sitzung, wo es gilt, ein Protokoll zu schreiben. Dann fokussiere ich in dieser Zeit, die ich mir als festen Termin vornehme, eben auf diese Inhalte, die aus dem Termin für mich oder als Aufgabe erwachsen sind.
Ich priorisiere kontinuierliches Lernen, um eben relevant und wettbewerbsfähig zu bleiben. Und man kann es schon so verstehen, dass Deep-Work-Routine nicht nur eine Strategie, sondern eben auch eine Verpflichtung zur persönlichen und beruflichen Spitzenleistung ist. Und auch hier noch mal der Hinweis, Social-Media-Zeiten während der Arbeit zu limitieren.
So, ich glaube, die Zeit passt soweit. Ich bin durch mit der Präsentation und würde jetzt euch gerne mitgeben, was konkret willst du in deinen nächsten Tagen, Wochen ändern? Was gedenkst du umzustellen?
Vielleicht hast du ja auch schon Techniken und Tricks, mit denen du gute Erfahrungen gesammelt hast, dann darfst du die hier auch gerne teilen, falls etwas oder mit Sicherheit war es nicht vollständig. Aber falls eben etwas gefehlt hat, was dir direkt einfällt, würde ich mich freuen. Und ansonsten heißt jetzt natürlich Fokus an Ablenkung aus Fahrt voraus und wir denken dran, unsere Deep-Work-Muskulatur zu trainieren in Zukunft.
Vielen Dank und gibt es Fragen?