Agilität und Planlosigkeit verstehen sich nicht so gut miteinander. Nicht alles soll agil und damit spontan stattfinden. Agile Frameworks bieten eine Stütze, um auf neue Anforderungen agil zu reagieren. Die zeitlichen Rahmen sind dabei fest und auf Effizienz getrimmt. Insbesondere Meetings sind für alle Beteiligten wertvolle Zeit, die genau im Blick behalten werden sollte.
Tipps, um Laberrunden zu vermeiden:
1. Zielsetzung und Agenda mitbringen
Ein Meeting ohne Ziele ist verzichtbar. Legt daher vorher fest, wofür ihr euer Treffen braucht. Sammelt die Besprechungspunkte bereits vor dem Treffen und macht sie allen zugänglich. Teile den Beteiligten mit, worum es gehen wird. Und vereinbart eine Dauer, die ihr einhalten werdet.
Für zyklische Zusammenarbeit bzw. Projekte mit Sprints solltet ihr eure Termine außerdem so frühzeitig wie möglich vereinbaren. Damit ermöglicht ihr möglichst allen Beteiligten teilzunehmen. Regeltermine wie Dailys sollten immer zur selben Zeit am selben Ort stattfinden. Das schafft einen verlässlichen Rahmen für eure Zusammenkünfte.
2. Räume schaffen
Wann immer Menschen aufeinandertreffen, bringen sie ihre eigenen Stimmungen und Gefühle mit. Gibst du Persönlichem Zeit und Raum, wird die fachliche Zusammenarbeit fokussiert.
Auch in kurzen Treffen kannst du mit einem Check-In viel bewirken. Du kannst z. B. in die Runde fragen: Wie, mit welchem Gefühl, bist du jetzt hier? Oder lege ein Thema fest, mit dem gute Erinnerungen verbunden sind: Welcher Ausflug hat dich am meisten begeistert? Welches Eis-Essen im Sommer war beste? Was war das schönste, das du an Weihnachten erlebt hast?
Am Ende eines Treffens bietet sich ein Check-Out an. Da kannst du auch bereits Ergebnisse sichern: Was nimmst du dir aus diesem Meeting vor? Was hat dich beim Treffen inspiriert?
Treffen vor Ort boostern das Zwischenmenschliche. Bei längeren Meetings helfen bewusst genommene Pausen, um auch Persönliches auszutauschen. Um die Team-Zusammenarbeit zu verbessern, eignen sich gezielte Retrospektiven.
3. Zeit messen
Wer ein Meeting ansetzt, hat die Aufgabe, dass auch die angesetzte Zeit eingehalten wird. Dazu gehört es, pünktlich anzufangen und pünktlich aufzuhören. Das klingt selbstverständlich; leider wird es oft ignoriert. Schaut auf die Uhr oder stellt Timer bzw. Wecker. Idealerweise ist ein längeres Meeting so unterteilt, dass ihr grob wisst, welcher Bestandteil wieviel Zeit einnehmen darf. Plant gegen Ende Puffer ein, wenn ihr unsicher mit eurer Schätzung seid.
Damit sich eine Person aufs Moderieren konzentrieren kann, bietet sich an, dass eine zweite Person die Zeit im Blick behält.
→ Tipp: Ein Küchenwecker lässt sich schnell aufziehen und ist unerbärmlich beim Zeitmessen. Für Meetings gibt es z. B. den Time Timer mit roter Markierung und angenehmerem Piepton. Allerdings zahlt man bei ihm die Marke mit. In seiner App-Version ist der Zeitmesser kostenlos.
4. ELMO-Karte: Der Fokus-Joker
Die ELMO-Karte ist ein effektiver Kniff, um in Meetings auf den Fokus zurückzulenken. Wenn Diskussionen sich im Detail verlieren oder vom Thema abgewichen wird, müssen die zwangsweise Beteiligten nicht zurückstecken. Sie zeigen eine ELMO-Karte.
Die Abkürzung ELMO steht für: „Enough, let's move on!“ – „Genug, lasst uns weitermachen!“
Wie das mit der ELMO-Karte funktioniert, haben wir auf einer eigenen Seite zusammengestellt. Dort gibt es auch ein Bestellformular: