Lasst uns „Stille Post“ spielen. Zum Beispiel in einer Abteilung mit 15 Personen. Reihum wird ein Satz weitergeflüstert. Mit jedem Ohr verändert sich die Botschaft. Wer würde wetten, dass die Person am Ende denselben Satz sagt, den sich die Startperson ausdachte? Es ist sehr unwahrscheinlich.
Das Kinderspiel zeigt, welche Auswirkungen Ausdruck und Verstehen aufs Weitergeben von Informationen haben. Auch der Alltag in Organisationen wie einer Universität zeigt: Läuft der Kommunikationsweg über bereits nur eine weitere Person, kann dies die Ursprungs-Aussage abändern oder verfälschen.
Agile Organisations-Strukturen haben dem klassischen hierarchischen Organisations-Aufbau gegenüber deshalb einen großen Vorteil. Statt Fragen, Ideen, Informationen über den klassischen Dienstweg von unten nach oben und von oben nach unten laufen zu lassen, sprechen die Personen unterschiedlicher Ebenen direkt miteinander. Die Referentin von Abteilung A fragt direkt den Sachbearbeiter in Abteilung B. Der Entwickler aus Team C spricht mit der Leiterin der Stabsstelle D.
Agile Raumkonzepte fördern Kommunikation
Agile Raumkonzepte im Rahmen von New Work sollen die informelle Kommunikation mit sozialen Begegnungs-Möglichkeiten fördern. Der berühmte Plausch an der Kaffeemaschine erfüllt dabei mindestens drei Funktionen: Austausch von Neuigkeiten („Flurfunk“), soziale Interaktion, Inspiration.
Alle drei können für die Arbeit relevant sein.
- Beim Flurfunk könnte beispielsweise eine anstehende personelle Veränderung Thema sein. Auf die wird jemand reagieren wollen.
- Die soziale Interaktion braucht es für eine gelingende Team-Zusammenarbeit. Kolleginnen und Kollegen können besser mit Aussagen und Gesten umgehen, wenn sie den Menschen am anderen Schreibtisch kennen.
- Inspiration kommt spontan. Das, was jemand anderes erzählt, könnte mich selbst auf Ideen in meinem Bereich bringen. Auch lösen sich manche Fragestellungen von selbst, wenn man ein Problem jemanden beschreibt.
Kommunikation schafft Transparenz
Ein zentraler Wert des agilen Mindsets ist Transparenz. Die lässt sich nur mit Kommunikation herstellen. Es reicht nicht aus, Kanban-Boards hinter verschlossenen Türen aufzuhängen oder die Visionen ins Protokoll zu schreiben.
Für Agilistinnen und Agilisten gilt:
- Zeigt, was ihr euch vornehmt.
- Benennt, was ihr damit erreichen möchtet.
- Beschreibt, wie ihr dorthinkommt.
- Legt offen, wie ihr vorankommt.
- Macht deutlich, wo Hindernisse sind.
- Sprecht aus, was euch weiterhelfen würde.
Es ist nicht schlimm, wenn Ziele nicht oder nicht vollständig erreicht werden. Nur, indem man es benennt und darüber spricht, lässt sich das Vorgehen verbessern. Indem ich etwas kommuniziere, schaffe ich auch Klarheit für mich selbst.
Kommunikation über Vorhaben, Dauer und Ziele hilft auch den Stakeholdern, die auf Lösungen warten. Transparenz ermöglicht bessere Planbarkeit. Auftraggebende wissen, woran sie sind und können sich bereits vor einer Ergebnis-Präsentation einstellen, was sie zu erwarten haben. Damit lässt sich außerdem eine Vertrauensbasis aufbauen.
Agile Frameworks bauen auf Kommunikation
Sämtliche agile Frameworks gliedern ihre Zyklen anhand von Meetings. Am Ende steht ein Produkt oder eine Weiterentwicklung. Wesentlich fürs Weiterkommen sind die Besprechungen. Das fängt in den „Plannings“ an. Unterschiedliche Beteiligte treffen sich und vereinbaren gemeinsam beim Planen und Definieren einen Endzustand. Tägliche und wöchentliche Gespräche ermöglichen, in dieselbe Richtung zu gehen. Am Ende jedes Zyklus gibt es Gespräche zum Arbeits-Ergebnis und über die Zusammenarbeit.
Wesentlich bei diesen Kommunikations-Terminen ist, dass sie diejenigen beteiligen, für die die Ergebnisse unmittelbar relevant sind und die für die Ergebnisse relevant sind. Beim Aushandeln von Zielen sind Entwicklerinnen und Entwickler dabei. Wenn das Team ein Produkt vorstellt, richtet es sich an die Stakeholder. Stakeholder stellen Fragen und geben Rückmeldungen direkt an die Entwickelnden.
Die stützenden Rollen in den Frameworks – etwa Scrum Master, OKR Coach, Product Owner – erfordern entsprechende Kommunikations-Kompetenzen. Wer agil Teams coacht ist z. B. je nach Situation Formulierungsexpertin, Lehrer, Mediatorin, Moderator, Verhandlerin, Zuhörer.
Vieles davon lässt sich lernen. Die Bereitschaft zur Kommunikation ist bei Agilität in jedem Fall Voraussetzung.
Tipp: Das IBE-Modell
In unserem Glossar beschreiben wir mit dem IBE-Modell eine einfache Methode für Meetings, mit der ihr priorisieren können und besser steuern könnt, welche Art Antworten kommen sollen.
Kontakt
Ulrich Fries
Wissenschaftsmanager