Dein Team verliert angesichts vieler Aufgaben das Ziel aus den Augen? Ihr habt eine Strategie mühevoll erarbeitet, doch die liegt geduldig in der Schublade? Ihr möchtet etwas verändern, nur kommt ihr nicht dazu? Ein komplexes Vorhaben steht an und die Wasserfallmethode stößt an ihre Grenzen?
Für Fälle wie diese oder einfach eine strukturierte agile Herangehensweise könnte OKR – Objectives und Key Results – eine gute Lösung sein.
Was ist OKR?
OKR ist ein so genanntes agiles Framework. Es kommt zum Einsatz für Projekte, Vorhaben, Bereiche, in denen iterativ gearbeitet wird. Frameworks – zu Deutsch „Rahmenstruktur“ – wurden ursprünglich für Software-Entwicklungen konzipiert. Ein bekanntes Framework ist Scrum. OKR selbst stammt aus der Betriebswirtschaft.
Vorhaben fokussieren: Das Objective
Mit Objectives und Key Results lässt sich gut an einem Strang ziehen. Das liegt daran, dass die namensgebenden Zielzustände, nämlich qualitative Objectives und quantitative Key Results, aus Strategie, Vision, Mission der Organisation abgeleitet sind und gemeinsam festgelegt werden. Ein Objective für das Agility Lab wäre beispielsweise „Exzellente Forschung bekommt exzellente Unterstützung“. Das wäre ein wünschenswerter Zustand, den wir gerne erreichen möchten, allerdings können – und wollen – wir ihn nicht messen.
Beteiligte einigen sich auf zwei bis vier Objectives. Damit ist ausreichend Fokus vorhanden, ohne zu sehr einzuengen.
Ziele setzen: Key Results
Pro Objective sind zwei bis vier Key Results abzuleiten. Ein Key Result ist eine quantitative Aussage, ein messbares Ziel. Manche kennen das auch unter der Abkürzung SMART (Specific, Measurable, Archievable, Realistic, Timely). Sie bedeutet, ein Ziel ist spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitbezogen. Ein Key Result für das obige Objective wäre: „Die Antwortzeit für Anfragen aus Instituten an die Verwaltung beträgt im Schnitt 24 Stunden.“
Iterative Umsetzung: Der OKR-Zyklus
Zum agilen Framework wird OKR durch ein iteratives Vorgehen. Drei bis vier Monate dauert ein OKR-Zyklus.
- Planning
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Zu Beginn dieser Zeitphase leiten die Personen, die Vorhaben umsetzen werden, aus den Objectives der Organisation ihre Objectives für den Zyklus und daraus ihre zwei bis vier Key Results für die Zeit ab. Das ist das „Planning“, es dauert etwa 60 bis 120 Minuten. Am Ende steht eine Zielvereinbarung. In der können auch Methoden und kleinere Aufgaben festgelegt sein, die auf das jeweilige Key Result einzahlen. Manche lassen die Vereinbarung auch von den Beteiligten unterschreiben.
- Execution
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Die folgende Ausführung – englisch „Execution“ – klingt etwas wie andere agile Frameworks. Das Team arbeitet auf die Key Results hin. Es trifft sich regelmäßig, z. B. alle zwei Wochen, für ein Check-In. Dabei betrachtet es gemeinsam, ob am Ende des Zyklus die jeweiligen Ziele erreicht sein werden. Damit hat es Transparenz für den Erfolg und kann evtl. andere Methoden wählen.
- Review
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Ist ein Zyklus zeitlich beendet, präsentieren die Beteiligten im OKR-Review ihre Ergebnisse. Dabei können auch Außenstehende dabei sein.
- Retrospective
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Seine interne Zusammenarbeit betrachtet das Team in einer folgenden Retrospektive. Der Fokus liegt dann darauf, was zukünftig anders gemacht werden sollte. Diese Überlegungen fließen ins Planning für den nächsten Zyklus ein.
Wenden mehrere Teams einer Organisation OKR an, können die Zyklen synchronisiert werden. Durch gemeinsame Besprechungen in der Planning-Phase lässt sich sicherstellen, dass alle Beteiligten in dieselbe Richtung vorankommen.
Werte und Prinzipien
Durch zugrundeliegende Werte und Prinzipien ist OKR geeignet, die Beteiligten mitzunehmen und Identifikation zu fördern.
Die Firma VEND consulting GmbH nennt sieben Werte, die für OKR gelten. In etwa sind dies folgende:
- Alignment: Beteiligte arbeiten auf dieselbe Richtung hin.
- Outcome-Orientierung: Es zählt das Erreichte, nicht Methode oder Ergebnis.
- Partizipation: Die Beteiligten sind bei Zielsetzungen aktiv involviert.
- Fokus: Durch Priorisierungen werden Vorhaben schneller fertig
- Kontinuierliche Verbesserung durch iterative Prozesse
- Transparenz: Durch ehrliche Fortschrittsanzeige wissen Beteiligte, wo sie sind.
- Messbarkeit: Key Results sind präzise.
Das Agility Lab hatte mit anderen Personen aus der Verwaltung Anfang Oktober 2023 die Gelegenheit, mit einem Trainer der VEND consulting GmbH in einer zweitägigen In-House-Schulung zu OKR Einblicke in das Framework zu erhalten.
Hast du schon Erfahrungen mit OKR gesammelt oder bist bereit für den ersten Zyklus? Melde dich gerne bei uns! Wir freuen uns über den fachlichen Austausch und das gegenseitige Lernen von- und miteinander.
Weitere Informationen zum Thema
- John Doerr: OKR: Objectives & Key Results: Wie Sie Ziele, auf die es wirklich ankommt, entwickeln, messen und umsetzen, Vahlen, München 2018, ISBN 978-3-8006-5773-5.
- Daniela Kudernatsch: Toolbox Objectives andKey Results. Transparente und agile Strategieumsetzung mit OKR, 2. Aufl., Schäffer-Poeschel, Stuttgart 2022,
ISBN 978-3-7910-5564-0.