Abgeschlossene Projekte

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO untersuchte als Auftragnehmer, wie sich agile Raumkonzepte mit Desk-Sharing und funktionsbezogenen Arbeitsbereichen im universitären Verwaltungskontext umsetzen lassen. Am Beispiel des Rektoramts in der Keplerstraße 7 fand zunächst eine Befragung der vor Ort Beschäftigten statt. Ausgehend von einer Typisierung und Clusterung von Arbeitsweisen, Arbeitsphasen und benötigten Umgebungen entstand ein Musterlayout für die Raumplanung.

Zeitraum: September 2022 – Juli 2025

Verbleib: Die Studie wurde in verschiedenen Kreisen der Universität präsentiert. Ihre Ergebnisse fließen ein in Konzeptionen zur Flächeneinsparung. Für den internen Gebrauch steht die Präsentation zur Verfügung.

Im Rahmen dieses vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderten Projekts wurde vom AGICA-Team von der PH Ludwigsburg die Zusammenarbeit zwischen der dezentralen und der zentralen Hochschulverwaltung untersucht. Die Universität Stuttgart, die Einheit Agility Lab sowie die Mitglieder der AgileUS-Community nahmen als Untersuchungsobjekte und Kooperationspartner*innen für den Austausch teil. Durch Sammeln von Informationen und Feedback konnten innovative Lösungen gefunden werden. Zudem fanden einige Vernetzungstreffen zwischen den Mitarbeitenden der Verwaltung aus unterschiedlichen Universitäten statt.

Laufzeit: November 2022 – Dezember 2025

Verbleib: Das Agility Lab nutzt die Erkenntnisse des Projektes und fördert weiterhin die Zusammenarbeit zwischen der dezentralen und der zentralen Hochschulverwaltung an der Universität Stuttgart.

Zusammenstellung eines leicht bedienbares Werkzeuges für gestaltete datenschutzkonforme Newsletter und Bereitstellung passender Materialien für Beschäftigte.

Laufzeit: August 2023 – Juni 2025

Verbleib: Das Newsletter-Toolkit steht auf den Seiten des Agility Labs zur Verfügung und wird von Stellen der Universität genutzt. Wiederkehrende Updates durch das Agility Lab.

CAFM steht für "Computer-assisted facility management" – digitale Gebäudebetreuung. Ein CAFM-System soll für die Universität Stuttgart eingeführt werden. Das Agility Lab beriet das Projektteam bei der Aufsetzung der Projektstruktur.

Laufzeit: November 2024 – März 2025

Verbleib: Das CAFM-Projekt arbeitet selbstständig.

In zwei Durchgängen des Lernzirkels mit jeweils anderen Teilnehmenden wurden Visualisierungstechniken mit kreativen Symbolen und übersichtlichen Layouts für Notizen, Flipcharts, Workshops und Webseiten erlernt. 

Laufzeit: 2024 und 2025

Verbleib: Teilnehmende haben Visualisierungstechniken gelernt und wenden diese im Arbeitsalltag an, beispielsweise für Workshop-Gestaltung oder Wissensdokumentation.

Aufbau eines Multiplikator*innen-Netzwerks, anschließend regelmäßige Durchführung von Netzwerkveranstaltungen, mit dem Schwerpunkt agile Methoden zu vermitteln.

Zeitraum: September 2024 – Dezember 2024

Verbleib: Eine Gruppe von 14 Multiplikatorinnen und Multiplikatoren wurde ausgebildet. Im Nachgang wandten und wenden die Teilnehmenden selbst die erlernten Methoden bei eigenen Veranstaltungen wie auch Terminen des Agility Labs mit weiteren Kolleginnen und Kollegen an.

Die Software „Workdate“ für die zufällige Vernetzung von interessierten Beschäftigten wurde untersucht, inkl. Beilegung rechtlich-organisatorischer Hürden. Ausgangspunkt waren mangelnde informelle Kennenlern-Möglichkeiten während der Lockdowns im Zuge der Pandemie.

Laufzeit: August 2022 – Mai 2024

Verbleib: Das Projektziel – Verbesserung der Vernetzung der Belegschaft, Förderung des Austauschs – wurde bereits auf andere Weise erfüllt.

Das TIK (Technische Informations- und Kommunikationsdienste, Rechenzentrum der Universität Stuttgart) betreibt seit mehreren Jahren ein Ticketsystem für den Support. Mehrere Stellen der Zentralen Verwaltung waren bereits als Nutzende mit aufgestiegen. In der Projektphase unterstützte das Agility Lab das TIK finanziell mit Stellenanteilen sowie personell durch Übernahme von Vertriebsgesprächen und Einführungsschulungen für weitere Verwaltungseinheiten und Institute.

Laufzeit: September 2023 – Dezember 2024.

Verbleib: Das Ticketsystem vereinfacht die Kommunikationsprozesse der nutzenden Stellen mit ihrer Kundschaft.

Die Universität Stuttgart hat bisher keine zentrale Software-Empfehlung für Veranstaltungen. Eine solche Software soll Anmelde- und Organisationsprozesse unterstützen. Anforderungen wurden aufgenommen und geeignete Kandidaten untersucht.

Laufzeit: Mai 2024 – Dezember 2024

Verbleib: Aufgrund der Breite der Anforderungen zeigte sich, dass eine zentrale Lösung nicht sinnvoll ist. Die Ergebnisse flossen ein in ein Folgeprojekt gemeinsam mit dem Digitalisierungs-PMO (Project Management Office), bei dem Empfehlungen erstellt und ggf. Quickwins angegangen werden.

Erstellung von Erklärvideos für Weiterbildung mithilfe der Software Simple-Show und anschließende Auswertung der Vor- und Nachteile der Software für den Arbeitsalltag. Das Projekt wurde gemeinsam mit D71 initiiert und bearbeitet.

Laufzeit: Februar 2024 – Oktober 2024

Verbleib: Teilnehmende haben den Umgang mit dem KI-Tool für die Erstellung von Erklärvideos erlernt. Bis Ende 2025 wurden einige Erklärvideos mit Simple-Show erstellt und die Möglichkeit zur Nutzung von KI-Lösungen für die Filmerstellung wurde an der Universität etabliert. Aufgrund des weiterhin relativ hohen Aufwands für die Erstellung eines Videos mit Simple-Show blieb die Anwendung jedoch auf wenige Dienststellen begrenzt und die Lizenz wurde aufgrund der hohen Kosten Ende 2025 nicht mehr verlängert.

Es wurde herausgearbeitet, inwieweit das Lernen von Mitarbeitenden in der Verwaltung durch eine E-Learning Plattform unterstützt werden kann. Dazu wurden Lizenzen für die E-Learning Plattform Good-Habitz erworben. Von Juli bis September 2023 wurde eine Testphase durchgeführt, an der 35 Mitarbeitende der Universität Stuttgart teilnahmen. Zur Evaluation wurde eine schriftliche Befragung durchgeführt, an der 19 Mitarbeitende teilnahmen. Die an der Testphase teilnehmenden Mitarbeitenden hatten überwiegend bereits Erfahrung mit E-Learning gemacht und empfanden diese Lernmöglichkeit als grundsätzlich hilfreich. Die Angebote auf der ausgewählten Plattform empfanden sie teilweise als interessant und ansprechend, überwiegend aber als nicht ausreichend passend für ihr eigenes Arbeitsumfeld. Ergänzende explorative Gespräche mit Teilnehmenden ergaben, dass die Kurse hilfreich seien, um einen Überblick über ein Themenfeld wie beispielsweise bestimmte Arbeitsmethoden (z. B. agile Methoden) zu bekommen. Die im E-Learning Kurs erlernten Inhalte seien aber teilweise nicht ausreichend, um das erlernte Wissen im Arbeitsalltag anwenden zu können. 

Laufzeit: Juni 2022 – Dezember 2023

Verbleib: Projekt nach Testphase beendet.

Entwicklung eines interaktiven Chatbots zum Thema Dienstreisen in einer agilen Arbeitsweise mit einem cross-funktionalen Projektteam aus Wissenschaftler*innen und Mitarbeitenden des wissenschaftsstützenden Bereiches. inkl. sechs Monaten Realbetrieb.

Laufzeit: August 2020 – September 2022

Verbleib: Weiterhin Nutzung als Schritt-für-Schritt-FAQ-Software durch Reisekostenstelle.

Aufbau einer Wissensdatenbank im Dezernat 3 mit Hilfe von Confluence. Dies ermöglicht eine ortsunabhängige und übergreifende Zusammenarbeit innerhalb des Dezernats sowie darüber hinaus.

Laufzeit: September 2020 – März 2022

Verbleib: Weiterhin eigenständige Nutzung durch D3

Erprobung einer Software zur Erstellung von Erklärvideos. Empfehlung einer weiteren Nutzung. 

Laufzeit: März 2021 – März 2022

Verbleib: Übergabe für den Betrieb an D7 (fortgeführt bis Ende 2025, danach mangels Nachfrage eingestellt).

Erprobung eines online Anmeldetools mit dem Pilotbereich Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM). Aufnahme der Prozesse, Ableitung eines Anforderungskatalogs, sowie die Prüfung geeigneter vorhandener Tools (ILIAS, C@MPUS).

Laufzeit: März 2021 – September 2021

Verbleib: Projekt ging auf Grund von Corona-Impfungen in eine Task Force über. Das BGM nutzt für die Kurse weiterhin die Software „Anny“.

Gemeinsame Erarbeitung in einem cross-funktionalen Team einer Gastwissenschaftlervereinbarung sowie einer Handreichung die Möglichkeiten zur Bezahlung von Gastwissenschaftler*innen auflistet. Beides wurde im Rektorat im Juni 2022 beschlossen.

Laufzeit: August 2021 – Juni 2022

Verbleib:

Erste Version der Website mit Fokus auf Markenbildung und Service-Informationen.

Laufzeit: September 2021 – März 2022

Verbleib: Benutzung bis zum Webrelaunch 2023

Identifikation, Beschreibung und Auswertung aller Prozesse in den Dezernaten D4 und D6/8. – Prozesssteckbriefe. Aus der Auswertung wurden die wichtigsten Prozesse aus D4 und D6/8 heraus modelliert. D4 und D6/8 waren die Hauptkooperationspartner. In den anderen Bereichen wurden einzelne, wichtige Prozesse modelliert.

Laufzeit: Juni 2021 – Dezember 2022

Verbleib: Übergabe für den Betrieb an D7.

Unterstützung der cross-funktionalen Kommunikation und Prozessaufnahme mit picture.

Laufzeit: April 2022 – Dezember 2022

Verbleib: Erfassung abgeschlossen

Nachfrage nach Angeboten zum Umgang mit Belastungen in der wiss. Qualifizierungsphase durch IntCDC und SimTech. Bedarfsanalyse und Maßnahmenverknüpfung.

Laufzeit: September 2022 – März 2023

Verbleib: Erfassung abgeschlossen