Workshops planen und durchführen

Für das Gelingen eines Workshops sind gute Planung, Durchführung und Nachbereitung wichtig. Workshops unterscheiden sich von Meetings oder Besprechungen insbesondere darin, dass an konkreten Aufgaben und Problemen fokussiert und lösungsorientiert auf mögliche Ergebnisse hingearbeitet wird.

Viele der hier genannten Vorschläge und Gestaltungsmöglichkeiten für Workshops lassen sich genauso gut auf andere Begegnungsformate übertragen, wie Meetings, Gremiensitzungen, Abteilungstreffen.
Entscheide du, welchen Gestaltungsspielraum du nutzen möchtest, um dazu beizutragen, bisherige Veranstaltungs- und Begegnungsformate zu transformieren und partizipativer zu gestalten!

Die folgenden Abschnitte bieten eine Übersicht über einige wichtige Aspekte, die mit der Aufgabe der Workshop-Planung und Durchführung zusammenhängen. Hierzu zählen Rollen in Workshops, Methoden und Tools. Der Leitfaden orientiert sich an dem Motto: „Das Unplanbare planen“.

Neben der guten Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung ist bei einem erfolgreichen Workshop die Moderation von großer Bedeutung.
Moderation ist ein Instrument zur Begleitung und Steuerung von Kommunikation in der Gruppenarbeit mit unterschiedlichen Teilnehmenden und unterschiedlichen Rollen. Das Verb moderieren stammt aus dem Lateinischen (moderare) und bedeutet mäßigen.

In der Vorbereitungsphase sollte man sich die folgenden Fragen stellen:

• Was wollen wir mit dem Workshop erreichen? Was sind die Ziele?
• Wen brauchen wir dazu?
• Wie bringe ich das in der vorgegebenen Zeit unter?

Vor der Konzepterstellung ist eine Auftragsklärung mit dem Auftraggebenden hilfreich. Auch diverse Vorgespräche mit bestimmten Stakeholdern, Personengruppen und Betroffenen können helfen, das Thema und die Problemstellung besser zu verstehen.

Weitere wichtige Punkte:

• Agenda inkl. Zeitplan und Methodenkonzept erstellen, zeitliche Puffer einplanen
• Raum buchen. Die geplanten Methoden und Interaktionen sollten in dem Workshopraum gut durchführbar sein
• Einladung inkl. Agenda versenden
• Gruppengröße bedenken: ideal 12 Teilnehmende; für Großgruppen-Veranstaltungen die Methodenwahl anpassen (Liberating Structures)

Mit diesen Phasen kannst du die Struktur eines Workshops vorgeben. Sie sollten Bestandteil der Konzeptionierung sein.

1. Check-in & Warm-up
2. Überblick geben: Ablauf und Struktur
3. Inhaltliche Phasen & zwischen den Phasen (Übergänge bedenken)
4. Pausen einplanen und kommunizieren (Planbarkeit für Teilnehmende)
5. Kleingruppenarbeit und Plenum
6. Zusammenfassung & Ergebnissicherung
7. Check-out & Transfer

• Input (Moderationsrolle)
  Theorie, Hintergründe vermitteln.
  Tipp: nicht länger als 15 Min.
• Übung (Teilnehmende)
  Methoden auswählen, Gruppenarbeit ermöglichen (Pfeil zu „Methoden“ weiter unten)
• Plenum (Alle)
  Ergebnisse diskutieren und festhalten

Unbedingt im Voraus bedenken: Wechsel zwischen

• • Sitzen, Stehen und Bewegen
  • zwischen Stillarbeit, Kleingruppenarbeit, Plenumszeit
  • Beteiligung und Interaktion

bewusst einplanen und in der Moderationsrolle anleiten.

Eine zentrale Aufgabe die Moderationsrolle ist die Vorbereitung des Raumes: Das rechtzeitige Herrichten von Flipcharts, Stellwänden, Handouts, Moderationskoffer, Sitzordnung, Tische für Gruppenarbeit etc. sorgt für einen gut strukturierten und ergebnisorientierten Ablauf des Workshops.

Tipp: Die Namensschilder (Klebeband) beschriften die Teilnehmeden am besten selbst zu Beginn des Workshops, dadurch sind sie von Anfang an einbezogen und aktiviert.

Stuhlkreis ohne Tische ermöglich eine ablenkungsfreie Zusammenarbeit ohne Laptops und Mobilfunkgeräte.

Zeit nicht überziehen! Besser fünf Minuten früher aufhören. Themen, die nicht geklärt werden konnten auf einen anderen Termin verschieben.

Allgemeine Tipps zur Durchführung:

• Check-in
• Check-out
• Warm-up oder Energizer nach der Pause (Nudelkoma vermeiden)
• Themenparkplatz für Ideen, Fragen und Themen, die den zeitlichen Rahmen sprengen und zu einem anderen Zeitpunkt behandelt werden sollten, so werden diese nicht vergessen und der Flow des Workshops bleibt gewahrt

Rollen für einen erfolgreichen Workshop:

• Moderationsleitung, evtl. Assistenz je nach Gruppengröße oder Methodenwahl
• Time-Keeper
• Protokollführung

• Workshop strukturiert vorbereiten, Konzept bzw. Agenda erstellen, Auftragsklärung
• Keine inhaltliche Beteiligung an der Diskussion
• Veranstaltung lenken, Diskussionen steuern
• Kommunikationstechniken anwenden
• Rollenverteilung festlegen, bspw. Time-Keeping
• Einbindung aller Teilnehmenden
• Ergebnissicherung ermöglichen
• Nachbereitung der Veranstaltung

Fähigkeiten für die Moderation

Selbstverständlich entwickelt jeder Mensch seinen eigenen Moderationsstil, je häufiger er mit dieser Aufgabe betraut ist.

Gute Moderation zeichnet sich aus durch:

• Empathisches Einfühlen
• Interesse an unterschiedlichsten Themen, ohne Fachwissen vorweisen zu müssen
• Enthusiasmus für Veränderungsprozesse (Change & Transformation)
• Einhalten des Neutralitätsgebots
• Bietet Hilfe für die Gruppe, eigenverantwortlich zu arbeiten und eigene Lösungen für ihre Probleme und Fragen zu finden
• Beherrscht effektive Kommunikationstechniken
• Erzeugen von Motivation
• Kenntnisse und Anwendungserfahrungen verschiedener Methoden
• Konfliktfähigkeit

Umgang mit Widerstand als Schlüsselqualifikation

• Unfreiwillige Teilnahme am Workshop (Dienstanweisung). 
• Vielredende Personen einbremsen - Timeboxing; 1-2-4-All ermöglicht gleiche Redeanteile für alle Teilnehmenden.
• Widerstandsabfrage
• Kritische Person extra einbinden, in dem sie die Rolle erhält, stets auf (mögliche) Gegenmeinungen zu achten und diese einzubringen.
• Gesprächsregeln zu Beginn vereinbaren und immer wieder darauf verweisen. Tipp: Mandat zu Beginn einholen.
• Wenn eine Person ein Problem hat, in das Plenum fragen, ob noch weitere Personen genau dieses Problem oder diese Frage haben. Wenn ja, Zeit nehmen um Klärung herbeizuführen; wenn nein, dann kein Raum für den Einzelfall („Trolle nicht füttern“).
• Trennung von Problemen der Sachebene und solcher auf der Beziehungsebene.

Für Personen in der Rolle der Moderation (oder des Protokollführens) bedeutet das Agenda-Ende meist noch nicht das Arbeitsende: Inhalte, Ergebnisse und nächste Schritte müssen aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden. Für eine geeignete Ergebnissicherung haben sich folgende Methoden bewährt:

• Protokoll (Ergebnisse, Beschlüsse, etc.).
• Fotodokumentation (wichtig, wenn viel an Flipcharts und Stellwänden gearbeitet bzw. gesammelt wurde).
• Visualisierung der Ergebnisse (digitales Whiteboard, Poster, etc.).
• Klebepunkte auf den Flipcharts geben eine Priorisierung für die weitere Bearbeitung vor.
• Handlungsplan oder Follow-Up-Plan: genaue Beschreibung der Aufgabe, Name der Person, die sich darum kümmert, Frist bis zur Fertigstellung, Fixierung darüber, was den erfolgreichen Abschluss der Aufgabe kennzeichnet.
• Umsetzungsplan: alle Teilnehmenden formulieren ihre nächsten Schritte, Aufgaben, etc.
  • 15% Solutions

Tipp: Bei zukünftigen Folgetreffen fragt die Moderation nach dem Fortschritt der übernommenen Aufgaben, nach Ergebnissen, Hindernissen, Bearbeitungsständen, etc. Dafür ist eine gute Dokumentation der Workshop-Ergebnisse sehr wichtig.

Das Initiieren der Umsetzungsphase kann noch Teil der Moderations- und Workshopleistung sein. Darüber hinaus können zur Nachbereitung zusätzliche Reflexionsaufgaben in Form von Gesprächen mit Auftraggebenden, Teilnehmenden oder Stakeholdern gehören.

Die Zusammenarbeit in Online-Workshops erfordert eine gute Planung, damit die Teilnehmenden in das Thema eingeführt und über die Zeit hinweg beteiligt bleiben, ohne sich von anderen Aufgaben ablenken zu lassen.

• Techniktest im Voraus
• am besten eine zweite Person zur Unterstützung im Online-Workshop mitnehmen
• ruhigen Hintergrund wählen, Umgebungsgeräusche ausblenden
• Software im Voraus bekannt geben, damit sich die Teilnehmenden bereits vertraut machen können
• zu Beginn: Agenda vorstellen
• Zwischenschritte und Ergebnisse visualisieren (-> digitales Whiteboard)

Bei den zu verwendenden Tools gilt die Regel: Weniger ist mehr!

• Konferenz-Software mit der Möglichkeit für Breakout-Räume (Kleingruppenarbeit)
• Kollaborationsplattform (digitales Whiteboard), um Ergebnisse festhalten zu können
• Abstimmungstool

Stolperfalle: Das „Zoom fatigue“-Syndrom ist weit verbreitet. Um die Auswirkungen der Videokonferenz-Erschöpfung abzumildern sollten Online-Workshops lediglich halb so lang sein, wie ein Präsenztreffen zu genau diesem Thema, maximal jedoch nur drei Stunden am Stück.

Einige Hacks, die im Online-Workshop nicht unter den Tisch fallen sollten und von der Moderation angesprochen werden können:

• „Zeigt her eure Getränke!“ Für eine gute Stimmung, für gute Ergebnisse, zügigen Verlauf des Workshops ohne Pausen
• Bio-Pausen bei längeren Workshops unbedingt einplanen und kommunizieren
• Timeboxing im Blick behalten
• Handzeichen (Daumen hoch/runter) als Abstimmungs- und Aktivierungsmöglickeit einbinden (siehe Konsent)
• Emoji senden (Aktivierung)
• Visualisierung von Inhalten

• die richtigen Personen sind eingeladen
  • Fachexpertise vorhanden
  • Entscheidungstragende Personen nehmen teil
  • diverse und crossfunktionale Gruppen für kreative Ideen und Lösungen
• keine Störung und Ablenkung durch Laptop, Handy, Parallel-Termine
• Kommunikationsregeln werden beachtet (Ausreden lassen, Respekt, Wertschätzung,…)
• Alle Teilnehmenden kommen zu Wort und nutzen die Gelegenheit, sich aktiv einzubringen.
• nach dem Ende des Workshops in die Umsetzung gehen

Text: Anna-Maria Kubelke

Stand: 30.12.2025