Datenschutzerklärung für die Nutzung der Wohnungsbörse

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:

Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Deutschland
Tel: +49 711/685-0
E-Mail

Datenschutzbeauftragter

Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragter
Geschwister-Scholl-Str. 24b
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-83687
E-Mail

2. Beschreibung und Kategorien von Daten

Bei der Nutzung der Wohnungsbörse werden folgende personenbezogenen Daten erfasst:

2.1 Ausfüllen des Angebotsformulars als Inserent*in

• Mailadresse
  Die Mailadresse dient der Kommunikation mit der Redaktion sowie dem System, um die Verwaltung der Annonce zu ermöglichen. Kontaktaufnahmen erfolgen an die Mailadresse. Interessierte sehen die Mailadresse aber erst, wenn Sie auf die Kontaktaufnahme antworten.
• Name und Anschrift
  Klarname und Postanschrift sind ausschließlich für die Redaktion zur Überprüfung der Identität und als Sicherungsstufe gegen Betrug relevant.
• Zeitpunkt
  Das System erstellt ein Inserat und speichert den Zeitpunkt der Erstellung. Ebenfalls werden Zeitpunkte von Bearbeitungen gespeichert (bis zu 10 Änderungen).
• IP-Adresse
  Aus Sicherheitsgründen wird auf dem Server die IP-Adresse, von der aus das Formular gesendet wurde, geloggt.
• Pseudonym/Nutzername
  Anzeigen eines Namens beim Inserat, damit Nutzer*innen Sie im Formular namentlich anreden können.
• Adresse des Objekts
  Um Betrug vorzubeugen, ist es verpflichtend, dass die Adresse des Mietobjekts angegeben wird.

Bei Bearbeitungen wird außerdem in einem Profil ein Zeitstempel hinterlegt, der das Datum Ihrer letzten Aktivität speichert (relevant für Löschfristen).

2.2 Kontaktaufnahme mit Inserent*in

• Mailadresse
  Damit Vermieter*innen auf Ihre Anfragen reagieren können, müssen Sie eine Mailadresse angeben.
• Zeitpunkt der Nachricht

2.3 Beauftragung einer stellvertretenden Kontaktaufnahme

• Name
• Mailadresse
• Vertragsbeginn

2.4 Statistische Daten

Die nicht personenbezogenen Daten der Inserate, Titel, Anschrift, Verfügbarkeitsdaten sowie die Zahl der Kontaktaufnahmen werden in einer Statistik separat erfasst.

3. Zweck

Die Wohnungsbörse ist ein Angebot der Universität Stuttgart für Vermieter*innen, die ihre Immobilie besonders Beschäftigten der Universität anbieten möchten, wie auch für ihre Beschäftigte, die nach Immobilien suchen.

Die Übermittlung von Daten seitens der Inserent*innen über das Angebots-Formular und die später angezeigten Verwaltungsseiten dient dazu, ein Immobilienangebot für Beschäftigte der Universität Stuttgart zu erstellen, zu pausieren, zu bearbeiten oder zu beenden.

Die Übermittlung von Daten über ein Kontaktformular an Inserent*innen dient zur Anbahnung der Kommunikation durch Beschäftigte für sich selbst oder – bei vorliegender schriftlicher Aufforderung – für zukünftige Kolleg*innen mit den Anbietenden.

Die Angabe von Klarname und Postanschrift als Inserent*in ermöglichen der Redaktion Ihre Identität zu belegen und Betrug zu vermindern. Mit einem erstellten Profil ist die Mailadresse für neue Inserate bereits verifiziert.

4. Rechtsgrundlage

• Für Inserent*innen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung)
• Für Beschäftigte: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG (Erfüllung der übrigen Aufgaben der Universität). Der Betrieb der Wohnungsbörse ist eine Serviceleistung der Hochschule.
• Für Personen in Vorbereitung eines Beschäftigungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung)

5. Empfänger

5.1 Profil

Mailadresse, Klarname, Anschrift, Datum der letzten Änderung sind nur für Redaktion einsehbar.

Bei strafrechtlich relevanten Inseraten mit Betrugsabsichten können Klarname und Anschrift an Strafverfolgungsbehörden weitergegeben werden.

5.2 Inseratformular

Alle Daten des Inseratformulars werden weltweit zugänglich auf der Website der Wohnungsbörse veröffentlicht.

Ausgenommen sind:

• Mailadresse: nur für Redaktion sichtbar;
• Zeitpunkt der Änderungen: nur für Redaktion sichtbar;
• IP-Adresse: nur für Server-Administration der Universität Stuttgart sichtbar.

5.3 Kontaktformular

• Mailadresse: wird ausschließlich Inserent*in als Absender angezeigt;
• Zeitpunkt der Nachricht: für Inserent*in sichtbar, außerdem Mitteilung an Redaktion.

5.4 Beauftragung einer stellvertretenden Kontaktaufnahme

Internationale Gastwissenschaftler*innen sowie neuberufene Professor*innen beauftragen mit dem Formular die Wohnungsbörsen-Redaktion.

Andere zukünftige Beschäftigte mit vorliegendem Vertrag beauftragen eine Kontaktperson an ihrem jeweiligen Institut. Die dafür einzutragende Instituts-E-Mailadresse empfängt die eingetragenen Daten.

• Name: Dient zur Überprüfung der Berechtigung.
• Vertragsbeginn: Dient zur Überprüfung der Berechtigung. Keine Weitergabe.
• Mailadresse: Wird an Kontaktformular (5.3) weitergegeben
• Zu verwendender Text: Wird an Kontaktformular (5.3) weitergegeben
• Auswahl der Inserate: Bestandteil der Beauftragung – je nach Auswahl erfolgt die Weitergabe von Mailadresse und zu verwendendem Text an Dritte.

6. Dauer der Speicherung

Das Profil ermöglicht Inserent*innen, Inserate ohne erneute Bestätigung der Mailadresse zu erstellen. Es wird spätestens 18 Monate nach der jüngsten Aktivität gelöscht.

Die Inserate bleiben bis auf Widerruf (Löschung durch Inserent*in) online. Löscht die inserierende Person das Inserat, endet damit auch die Speicherung.

Sollte die Redaktion eine frühere Löschung des Inserats notwendig erachten, kann auch sie die Löschung vornehmen.

Nach frühestens neun Monaten, spätestens 18 Monaten seit der letzten Änderung wird das Inserat mitsamt den Bildern durch die Redaktion routinemäßig gelöscht.

E-Mails zur Kommunikation mit Inserent*innen und interessierten Beschäftigten löscht die Redaktion nach 24 Monaten aus dem Funktionspostfach.

7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit

Das Angebot der Wohnungsbörse ist eine optionale Serviceleistung der Universität Stuttgart. Die Benutzung der Wohnungsbörse ist für Inserent*innen wie auch Beschäftigte freiwillig. Um die Funktion zu gewährleisten, sind die Angaben von Mailadressen verpflichtend.

Eine frühzeitige Löschung ihrer Inserate könnten Inserent*innen selbst vornehmen oder mit einer Mail an die Wohnungsbörsen-Redaktion veranlassen.

8. Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der Universität Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.

Bitte wenden Sie sich dazu per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten der Universität Stuttgart.

• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtvorschriften verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.