Unter anderem müssen wir folgende Aspekte aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten:
- Art. 6: Datenverarbeitung nur nach Einwilligung
- Art. 7: Nachweisbarkeit der Einwilligung
- Kap. 5: Ausschluss der Übermittlung an Drittländer.
Als Teil der Landesverwaltung haben wir an der Universität Stuttgart besonders sorgfältig mit Daten umzugehen!
→ Wir dürfen nicht einfach eine kostenlose Software registrieren und dann Mailadressen einpflegen.
Software für die Adressverwaltung
Mailman / Listserv:
Das TIK betreibt die Software „Listserv“ als Mailinglistendienst „Mailman“ auf Servern der Universität Stuttgart. Mit diesem Programm können Beschäftigte der Universität unkompliziert und datensicher Empfangsadressen für die Newsletter verwalten.
Vorteile von Listserv
- Mailversand über gängiges Mailpostfach:
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Wir verfassen die Mail für den Newsletter im Mail-Client (z. B. Outlook oder Thunderbird) bzw. der Mail-App. Als Empfänger tragen wir die Listen-Adresse ein. Listserv verteilt die Mail an alle Adressen.
Damit ist die inhaltliche Komponente komplett von der Aboverwaltung getrennt. Organisatorisch können sogar Externe mit dem Verfassen der Newsletter beauftragt werden, ohne dass die Adressen an Dritte weitergegeben werden müssen.
- Seiten für An- und Abmeldung
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Zu jeder Mailingliste gibt es eine Listen-Infoseite mit Basisinformationen, einem Anmelde- und einem Abmeldeformular für Benutzende. Damit ist die Anforderung aus dem Datenschutz, dass eine Einwilligung zur Datenverarbeitung stattfinden muss, bereits durchs System erfüllt.
- Verwaltung der Abonnements
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Im Administrationsbereich bietet Listserv eine Übersicht der eingetragenene Adressen. So kann von der jeweiligen Listen-Inhaberin eingesehen werden, wie viele Abonnements es gibt. Außerdem lassen sich, etwa beim Anlegen einer neuen Mailingliste, Adressen aus einem bisherigen System importieren und zum Abonnement einladen.
- Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
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Zusätzlich zu den Adressen können unter anderem folgende Einstellungen in Listserv vorgenommen werden:
- Antwortadresse (wenn jemand auf den Newsletter antwortet)
- Filterregeln, um z. B. nur von einer Adresse aus zu versenden
- Umgang mit Einsendungen Dritter
- Moderierte Abonnements
- Standardtexte zur Einladung, Begrüßung, Abmeldung, für die Signatur usw.
- kompletter Quelltext für die Listeninfo-Seiten
Insbesondere der Aspekt, die Listeninfo-Seiten (mit HTML) selbst gestalten zu können, ermöglicht ein konsequentes Branding für die Newsletter.
Verwaltung von Abonnements
Über den administrativen Zugang in Listserv kommst du zum Menü-Eintrag „Miglieder-Verwaltung…“. Dort finden sich einige bequeme Optionen:
- Mitgliederliste
Mailadressen-Übersicht mit Möglichkeit, Namen zu den Adressen zu speichern.
Bei „Allgemeine Optionen“ gibt es den Eintrag „Maximale Anzahl der Listenmitglieder…“ (admin_member_chunksize). Ist der Wert gering, werden die Mailadressen alphabetisch sortiert, ist der Wert höher als die Anzahl, sieht man eine Gesamtliste. - Eintragen/Abonnieren
Hier können sowohl einzelne Adressen als auch ganze Abo-Listen (z. B. aus einem anderen System exportiert) eingetragen werden. Einträge gehen sowohl als Direkt-Abonnements als auch als Einladungen – dann können die Menschen selbst bestimmen, ob sie den Newsletter erhalten möchten. - Löschen/Austragen
Mit und ohne Bestätigung an die Empfangsadressen können Mitglieder aus der Liste entfernt werden. - Adressänderung
Wenn eine Mailadresse wechselt, z. B. weil jemand die Uni verlässt, könnte über diese Funktion das Abo geändert werden. - Sync Mitgliederliste
Z. B. wenn verschiedene Newsletter verschmolzen werden oder sich aus einer Veranstaltung eine ganze Gruppe an neuen Abonnierenden ergibt, ist diese Funktion hilfreich. Eine Adressen-Liste wird mit den bestehenden Abonnements abgeglichen.
Adressen „moderieren“
„Moderiert“ sind in Listserv alle Mailadressen, deren Nachrichten nicht direkt an die Mailingliste verteilt werden sollen. Beim Neueintragen oder Nachtragen sollte darauf geachtet werden, dass
- die zentrale(n) Mailadresse(n), von denen Newsletter kommen, nicht moderiert sind,
- Nachrichten aller anderen Mailadressen und vor allem externer Mailadressen moderiert werden.
Bei den zentralen Absender-Einstellungen lässt sich noch hinterlegen, dass alle moderierten Mails automatisch abgelehnt werden.
Basiskonfiguration: Einstellungen für Newsletter
Mailman/Listserv ist eine Software für Mailinglisten. Das bedeutet: Die Listenmitglieder können sich alle gegenseitig Sammelnachrichten senden. Mit ein paar Einstellungen wird deine Liste problemlos zum Newsletter-Sprachrohr für die zielgerichtete Kommunikation ausschließlich deiner Einheit.
Die folgenden Angaben beziehen sich auf die Felder, für die eine Anpassung empfohlen wird.
Zur Veranschaulichung nehmen wir Beispiele eines fiktiven Newsletters „MarkUS“ aus dem ebenso fiktiven „Institut für Philatelie der Universität Stuttgart (IPSUS)“.
Allgemeine Optionen
- Öffentlicher Name dieser Liste
- der „Markenname“ des Newsletters, z. B.
MarkUS
- E-Mail-Adresse des Administrators
- Adresse, von der aus der Newsletter verschickt wird. Idealerweise eine Funktionsadresse, z. B.
institut@ipsus.uni-stuttgart.de
- E-Mail-Adresse des Listenmoderators
- Im Newsletter-Fall ist das sinnvollerweise ebenfalls die Absende-Adresse (eine Funktionsadresse), z. B.
institut@ipsus.uni-stuttgart.de.
- Kurze, prägnate Beschreibung dieser Liste
- Untertitel oder Claim des Newsletters, z. B.
Der Newsletter rund um Briefmarken.
- Eine kleine, einführende Beschreibung…
- Was bietet der Newsletter? Beschreibe knackig in etwa 150 Zeichen, was Menschen bei einem Abonnement erwartet.
Beispiel:Historisches und Aktuelles, Kuriositäten und Marktentwicklungen, außerdem Nachrichten aus dem Institut für Philatelie. Alle 14 Tage per E-Mail.
- Präfix für Betreffzeile der Listennachrichten
- Vor dem Betreff jeder Ausgabe steht dieser Text, z. B.
MarkUS|Philatelie-News:.
- An welche Adresse sollen die Antworten auf Nachrichten der Liste gesendet werden?
- Auf „
Absender“ lassen.
- Listenspezifischen Text zum Willkommensgruss…
- Wird nicht erwartet, kann jedoch ganz nett sein. Erfordert dann auch, dass Einen Willkommensgruß an neue Abonnenten senden? aktiviert wird.
- Maximale Anzahl der Listenmitglieder …
- Ist diese Zahl niedrig, zeigt die Mitglieder-Verwaltung die Mailadressen in kleineren Gruppen (z. B. Buchstaben des Alphabets) an, ist sie höher als die Zahl der Abonnements, sieht man eine Komplettliste.
Mitglieder-Verwaltung…
- Mitgliederliste
- Im Menü „Mitgliederliste“ den Eintrag mit der zentralen Mailadresse (idealerweise Funktionskonto), von der alle Newsletter kommen werden, auf unmoderiert stellen, also den Haken in der „moderiert“-Spalte entfernen.
Mails, die von dieser Adresse eingehen, werden dann automatisch verschickt.
Abo-Regeln und Adreßfilter… → Abo-Regeln
- Was muss ich tun, um eine Mailingliste zu abonnieren?
Nein
- Ist die Zustimmung des Administrators einer Liste erforderlich, wenn ein Abonnent eine Mailingliste abbestellen möchte?
Nein
- Wer darf die Mitgliederliste einer Mailingliste einsehen?
Nur der Listenadministrator
Abo-Regeln und Adreßfilter… → Absender-Filter
- Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden?
Ja
- Was soll passieren, wenn ein auf 'moderiert' geschaltetes Mitglied an die Liste sendet?
Ablehnen
Sorgt dafür, dass nur die eingetragene zentrale Mailadresse Mails über den Verteiler schicken darf.
- Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden.
- Wenn die zentrale Mailadresse, von der die Newsletter verschickt werden, nicht selbst als Abonnent eingetragen ist, sollte sie hier gelistet werden.
- Aktion, die beim Eingang einer Nachricht eines Nichtmitgliedes ausgeführt werden soll, wenn für dieses Nichtmitglied bislang keine Aktion hinterlegt ist.
Ablehnen
Sorgt dafür, dass nur die eingetragene zentrale Mailadresse Mails über den Verteiler schicken darf.
Texte und öffentliche HTML-Seiten anpassen
- Text-Datei der Willkommensmail
- Hier empfiehlt es sich, großzügig zu kürzen und einen zum Newsletter passenden Text zu hinterlegen.
- Beispiel:
Willkommen beim MarkUS-Newsletter! %(welcome)s Allgemeine Informationen über den Newsletter findest du unter: %(listinfo_url)s Falls du dein Abonnement ändern willst, besuche bitte deine persönliche Einstellungsseite: %(optionsurl)s %(umbrella)s
Bei der Texte-Seite gibt es auch weitere Stellen, die sich lohnen, anzupassen. Im nächsten Schritt dieses Newsletter-Tutorials ist beschrieben, wie sich die Abo-Seite aufhübschen lässt.
Gibt es Erfahrungswerte zu weiteren sinnvollen Einstellungen?
Bitte gerne mit Ulrich Fries teilen.
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Ulrich Fries
Wissenschaftsmanager