Hintergrund-Informationen
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Wenn fürs Organisieren einer Veranstaltung eine einfache Tabelle nicht mehr ausreicht, um zu wissen, wer teilnimmt, ist eine Konferenz-Management-Software hilfreich.
Forschungskonferenzen, Tagungen, große Veranstaltungen vor Ort mit Anmeldungen und kompliziertem Teilnehmenden-Management lassen sich mit einer Software leichter organisieren.
Das sollte so eine Software zum Beispiel können: Anmeldungen annehmen, Kontaktdaten verwalten, zu Beiträgen aufrufen, Veranstaltungs-Programme kommunizieren oder Zahlungen abwickeln, wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt.
Das Agility Lab untersucht, welche technischen Lösungen zum Organisieren von Veranstaltungen gegenwärtig an der Universität Stuttgart im Einsatz sind.
Wir prüfen, ob eine Software besonders geeignet ist (z. B. aus Datenschutzaspekten), um sie allgemein empfehlen zu können. Wir prüfen auch, ob sich eine zentrale Beschaffung lohnen würde oder ob Veranstaltungen ohnehin stets so individuell geplant werden, dass sich keine allgemeine Aussage treffen lässt.
Befragung zu Konferenz-Management-Software
Mit der Befragung möchten wir prüfen, ob eine bestimmte Konferenz-Management-Software für die Universität Stuttgart besonders geeignet ist, dass sie z. B. allgemein empfohlen oder beschafft werden kann.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Erfasst werden Meinungs-, Haltungs- und Erfahrungsfragen. Zudem gibt es optional personenbezogene Kontaktdaten.
Aus Ihren Eingaben im Formular wird eine E-Mail an das Funktionskonto des Agility Labs der Universität Stuttgart generiert. Zusätzlich zu Ihren Eingaben in die Formularfelder werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst.
3. Zweck
Mithilfe der Antworten möchte das Agility überprüfen, ob die Beschaffung einer Konferenzsoftware für die Uni sinvoll ist. Zudem soll ein Überblick über die nötigsten Funktionen so einer Software enstehen, damit ggf. eine passende Lizenz gefunden werden kann.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.
5. Empfänger
Die erhobenen Daten werden in einer Tabelle Beschäftigten des Agility Labs der Universität Stuttgart zur Verfügung gestellt.
6. Dauer der Speicherung
Spätestens ein Jahr nach der Erhebung werden die Daten gelöscht.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Die Teilnahme an der Umfrage ist freiwillig. In die Erhebung fließen ausschließlich Angaben aus der Umfrage ein.
Rückmeldungen und Vorschläge lassen sich auch direkt, telefonisch, per E-Mail oder postalisch ans Agility Lab geben.
Da bei anonym abgegebenen Daten keine Rückschlüsse auf die Person möglich sind, ist in dem Fall eine Beseitigungsmöglichkeit ausgeschlossen. Die Beseitigung von personenbezogenen Daten im Fall freiwillig getätigter zuordenbarer Angaben können Sie jederzeit über die Kanäle unserer Kontaktseite beantragen.
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.