Kanban - agiles Framework für die Teamarbeit

Kanban ist eine Methode, um Projekte, Arbeitsabläufe und Prozesse zu strukturieren und zu verbessern. Das Grundprinzip bei Kanban ist die Visualisierung der Aktivitäten als „Fluss“. Dadurch werden die kontinuierlichen Fortschritte und Verbesserungen für das gesamte Team transparent und die Mitglieder des Teams ziehen sich nach dem Pull-Prinzip immer nur so viele Aufgaben, wie sie auch zeitnah bearbeiten können. Durch diese Form der Arbeitsstrukturierung kann verhindert werden, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden und es somit zu einer Überlastung der Team-Mitglieder oder langen Verzögerungen bei der Fertigstellung der Aufgabe kommt.

Kanban stammt aus der japanischen Automobilindustrie und wurde in den 1940er Jahren bei Toyota entwickelt. Es diente ursprünglich dazu, die Produktion schlanker und effizienter zu gestalten. Der Begriff „Kanban“ bedeutet wörtlich „Signalkarte“ und bezeichnet ein System, das den Materialfluss in der Produktion steuert.

In den 2000er Jahren übertrug David J. Anderson das Kanban-Prinzip auf das Wissens- und Projektmanagement. Seitdem wird Kanban erfolgreich in vielen Branchen eingesetzt. Auch in der (öffentlichen) Verwaltung kann Kanban helfen, Transparenz in den Arbeitsprozessen zu schaffen und Zusammenarbeit zu fördern. Das Framework Kanban ist relativ flexibel und kann gut an die Bedürfnisse der jeweiligen Bereiche angepasst werden. So können Kanban-Boards auch in Organisationseinheiten (Abteilungen, Dienststellen) genutzt werden, die mit zum großen Teil vorgegebenen Prozessen arbeiten und nur für bestimmte Projekte in Entwicklungsaufgaben eingebunden sind, wie z. B. Finanzen, Steuern oder Teilbereiche des Personalmanagement.

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Werkzeug zur Organisation von Aufgaben und Arbeitsabläufen. Es besteht aus drei zentralen Elementen: 

• • Spalten (Workflow-Phasen), 
  • Karten (Aufgaben) und 
  • Work in Progress (WIP)-Limits (Begrenzung paralleler Arbeiten in Spalten).

1. Die einfache Version des Kanban-Boards

Ein einfaches Kanban-Board besteht aus den vier grundlegenden Spalten:

1. „Backlog“ (Sammlung aller Aufgaben)

• • Hier werden alle Aufgaben abgelegt, die erledigt werden müssen, aber noch nicht zur Bearbeitung anstehen.
  • Regelmäßige Überprüfung erforderlich, um Prioritäten zu setzen.

2. „To Do“ (Zu erledigen)

• • Aufgaben, die als nächstes bearbeitet werden sollen, werden hierhin verschoben.
  • Neue Aufgaben werden nach ihrer Priorität sortiert.

3. „In Progress“ (In Bearbeitung)

• • Aufgaben, die aktiv bearbeitet werden, befinden sich hier.
  • Ein WIP-Limit (z. B. maximal 3 gleichzeitige Aufgaben pro Person) sorgt dafür, dass niemand überlastet wird.

4. „Done“ (Erledigt)

• • Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie hierhin verschoben.
  • Regelmäßige Überprüfung, ob abgeschlossene Aufgaben evtl. noch weitergehend dokumentiert werden müssen oder archiviert werden können. 

5. „Archiviert“

2. Erweiterung des Kanban-Boards mit zusätzlichen Spalten

In komplexeren Verwaltungsprozessen können zusätzliche Spalten eingeführt werden, um spezifische Arbeitsabläufe besser abzubilden.

Beispiele für zusätzliche Spalten zur besseren Strukturierung:

6. „Warten“ (auf Freigaben, Bearbeitung von Partnern, etc.)

• • Aufgaben, die erst nach Rückmeldungen von z. B. Vorgesetzten oder Kooperationspartnern weiterbearbeitet werden können.
  • Aufgaben, die derzeit von Partnern bearbeitet werden und auf die wir warten.
  • Verhindert, dass sie die „In Progress“-Spalte blockieren.

7. „Rückläufer“ (Überarbeitung notwendig)

• • Falls eine Aufgabe überarbeitet oder korrigiert werden muss, kommt sie hierhin.
  • Verhindert, dass fehlerhafte Aufgaben in „Done“ landen, bevor sie vollständig erledigt sind.

Diese Ergänzungen machen das Board anpassungsfähiger und sorgen für eine bessere Übersicht über Engpässe und Abhängigkeiten. Je nach Bedarf kann das Team weitere spezifische Spalten hinzufügen.

💡 Tipp:
Die Einführung zusätzlicher Spalten sollte schrittweise erfolgen. Falls ein Team merkt, dass eine neue Spalte notwendig ist (z. B. „Warten auf Freigabe“), kann sie testweise eingeführt und später angepasst oder entfernt werden.

Jede Aufgabe wird als Karte auf dem Kanban-Board dargestellt. Eine Karte enthält wichtige Informationen wie:

• Titel der Aufgabe
• Beschreibung oder Details
• Zuständige Person (evtl. mit unterschiedlichen Farben gestalten)
• Frist oder Priorität

Zusätzliche (optionale) Informationen auf einer Karte können sein:

• Listen für Teilaufgaben
• Notizen oder Kommentare
• „Definition of Done“ (deutsch: „Definition von fertig“): Darin wird beschrieben, welche Punkte erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als fertig angesehen wird. 

Um verschiedene Arbeitsprozesse auf einen Blick erkennbar zu machen, kann ein Farbsystem genutzt werden.

1. Farbcodierung nach Zuständigkeiten

✅ Vorteil:
Es ist sofort ersichtlich, welche Aufgaben welcher Einheit zugeordnet sind. Das vermeidet Missverständnisse und verbessert die Zusammenarbeit.

2. Farbcodierung nach Aufgabentypen

✅ Vorteil:
Mit einem Blick erkennt das Team, welche Aufgaben Priorität haben und welche Art von Arbeit gerade dominiert.

3. Farbcodierung nach Fristen

✅ Vorteil:
Diese Methode hilft, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

💡 Tipp: Digitale Kanban-Tools wie Trello, Jira oder MS Planner ermöglichen Mehrfach-Kennzeichnungen durch Labels oder Tags.

Ein zentraler Aspekt von Kanban ist die Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben (WIP-Limits). Dies verhindert Überlastung und sorgt für einen stetigen Fluss.

Beispiel:

Maximal z. B. drei Aufgaben gleichzeitig in der Spalte „In Bearbeitung“.
Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, kann eine neue gestartet werden.
WIP-Limits fördern Fokus und Effizienz, anstatt zu viele Aufgaben parallel zu beginnen und nichts abzuschließen.

Kanban-Boards können entweder physisch an einem Pin- oder Whitebaoard mit Karten oder Post-Its umgesetzt werden oder auch über Softwarelösungen wie Confluence (Flow-Board), Conceptboard oder Jira.

Um die die Teamarbeit mit Kanban zu fördern, gibt es wie bei anderen agilen Frameworks (z. B. Scrum, OKR) unterschiedliche Meetings. Zentrale Meetings sind:

1. 1. Daily (oder weekly) Kanban – Ein kurzes Meeting einmal am Tag/in der Woche je nach Abstimmungsbedarf) zur Synchronisation des Teams.
   2. Replenishment Meeting (nach Bedarf, z.B. einmal pro Monat): Regelmäßige Besprechung zur Priorisierung der Aufgaben.
   3. Retrospektive (z. B. alle ein bis zwei Monate): In diesem Meeting wird besprochen, wie die Zusammenarbeit im Team und mit der Kanban-Methode abgelaufen ist und was verbessert werden kann. 
      Eine ausführliche Beschreibung dieser und weiterer Meetings für die Arbeit mit Kanban findet ihr unter Kanban-Meetings.

Eine ausführliche Beschreibung dieser und weiterer Meetings für die Arbeit mit Kanban findet ihr unter Kanban-Meetings.

Durch die Kombination von Kanban-Boards, Farbcodierung der Karten und Beschränkung der zu bearbeitenden Aufgaben (WIP-Limits) kann die Arbeitsorganisation in der Verwaltung erheblich verbessert werden. 🚀

Weiterführende Literatur:

• Bundesministerium für Innen und Heimat (2025). Kanban. In: Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung. https://www.orghandbuch.de/Webs/OHB/DE/OrganisationshandbuchNEU/4_ MethodenUndTechniken/Methoden_A_bis_Z/Kanban/Kanban_node.html#doc21101386bodyText1 
• Modrzyński, Dominik (2021). Kanban: Werkzeug und Hilfsmittel auf dem Weg zur Lösung – Ein persönlicher Erfahrungsbericht. https://agile-verwaltung.org/2021/09/06/kanban-werkzeug-und-hilfsmittel-auf-dem-weg-zur-losung-ein-personlicher-erfahrungsbericht/
• Schwittek, Sabine (2023). Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 1 - 3). https://verwaltungsrebellen.de/kanban-board-teil-1/
• Kusay-Merkle, Ursula (2021). Agiles Projektmanagement im Berufsalltag. Für mittlere und kleine Projekte. Springer Gabler. https://doi.org/10.1007/978-3-662-62810-2 („Einführung Kanban“, S. 253-266)

Text: Martin Rost