Mit neuer Teamaufstellung startete das Agility Lab in den Hochsommer. Anna-Maria Kubelke arbeitet bereits seit Herbst 2022 zu 50 Prozent an der Stabsstelle. Zusätzlich begannen Mitte Juli Dr. Martin Rost und Uli Fries in dem „Start-Up innerhalb der Universität“. Nach einigen Vakanzen können die Wissenschaftsmanagerin und Wissenschaftsmanager mit ihren 2,5 Vollzeit-Stellen Projekte wieder aufnehmen und mit strategischer Neuausrichtung in die restliche Laufzeit bis Ende 2025 starten.
Neu im Team
Martin Rost
Dr. Martin Rost beschäftigt sich mit der Frage, wie Mitarbeitende und Teams zur Wandlungsfähigkeit von Organisationen beitragen können. Im Agility Lab kümmert er sich insbesondere um die Entwicklung von Konzepten für agiles Arbeiten und Lernen, die Einführung von agilen Methoden, die Organisation von Veranstaltungen sowie um Begleitforschung zu den Aktivitäten des Agility Labs. Vor seiner Tätigkeit im Agility Lab war er wissenschaftlicher Mitarbeiter am Lehrstuhl für Organisation (Prof. Birgit Renzl) des Betriebswirtschaftlichen Instituts und hielt Lehrveranstaltungen zu Organisation und Personalmanagement. In der Forschung leitete er unter anderem ein Teilprojekt in einem Horizon-2020-Forschungsprojekt, in dem untersucht wurde, wie Projekt- und Netzwerkstrukturen genutzt werden können, um den organisationalen Wandel zu gestalten.
Ulrich Fries
Ulrich Fries ist überzeugt, dass sich Herausforderungen am besten agil lösen lassen und dass mit kleinen technischen Verbesserungen oft große Schritte getan werden. Außerdem findet er, dass Kommunikation unterschätzt wird. Seit 2016 bringt er diese Vorstellungen an der Universität Stuttgart ein. An der Schnittstelle zwischen IT und Kommunikation führte er als Redakteur und Referent aus der Hochschulkommunikation Projekte durch und an. Ausbildungen und Erfahrung in Publizistik und Public Relations qualifizieren den technikaffinen Geisteswissenschaftler. Web-Programmierung und Dinge im strategischen Gesamtzusammenhang zu betrachten sind seine weiteren Werkzeuge. Entsprechend werden seine Schwerpunkte im Agility Lab Kommunikation und Digitalisierung sein.
Neue Veranstaltungsformate
Monatliche Community-Meetings vor Ort, hybrid oder rein digital sowie ausgewählte Veranstaltungen im Weiterbildungsprogramm bot das Agility Lab bislang an. Ziel: Vernetzung und agile Methoden an der Universität zu fördern. Das baut das Team nun aus. Nach der Sommerpause kommen weitere Formate hinzu, um der Vielfalt der Beschäftigten und ihres Bedarfs gerecht zu werden.
Eine erste Skizze sieht folgende Formate vor:
- Lunch & Learn
- Online-Impulse zu agilen Methoden in der Mittagspause
- Kaffee-Runde
- Kurzes Online-Vernetzungsformat
- Kaffee & Keks
- Langes Vernetzungsformat vor Ort
- AgileUS-Ausflug
- Kennenlernen von Orten der Universität
- Voting
- Stimmungsbilder zu agilen Themen aus der Community
Vorstellen wird das Team die Formate beim Community-Treffen am 28. September.
Projekte auf dem Tisch
Agile Räume für die Verwaltung
Das gemeinsame Projekt mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, für den Rektorats- und Verwaltungsbau Keplerstraße 7 ein agiles Raumkonzept zu entwickeln, kann wieder weitergehen. Nach Evaluierungs-Workshops musste das Vorhaben wegen der großen personellen Verschiebungen im Agility Lab eine Pause einlegen. Nun wird die Planung wiederaufgenommen.
Ein agiles Raumkonzept bedeutet, dass für verschiedene Arbeitsphasen optimierte Bereiche vorhanden sind. Im Vergleich zu fest zugeordneten Büros ist die Fläche anders und für alle nutzbar verteilt. Das bedeutet beispielsweise:
- Für Ideenfindung und gemeinsame Konzeptarbeit gibt es mit entsprechenden Medien ausgestattete Workshop-Räume.
- Konzentrierte Einzelarbeit ist in schallgedämmten Denk-Räumen möglich.
- Zum Telefonieren und für Videokonferenzen gibt es Medienbereiche.
- Begegnungs- und Kreativräume ermöglichen frische Impulse und vernetztes Denken durch sozialen Austausch.
- Routiniertes Tagesgeschäft ist an Arbeitsplätzen in Großraumbüros möglich.
Agile Räume für ein Institut
Mit einem Pilotinstitut wird geprüft, wie sich agile Raumkonzepte auf den Forschungsbereich anwenden lassen. Das Projekt ist in der Planungsphase und steht für 2024 auf der Agenda.
Ticketsystem und Wissensdatenbank für die Verwaltung
Erste Ideen fürs Agility Lab hatten vorgesehen, dass die Wissenschaftsmanagerinnen für Institute als Schnittstelle zur Zentralen Verwaltung handeln und mit dieser reguläre Prozesse durchführen sollten. Da diese Arbeitsweise personenbezogen wäre und damit wenig nachhaltig in den Wandel zu einer agilen Universität einzahlt, wurde schnell klar, dass diese Idee nicht weiter verfolgt wird.
Ticketsystem
Stattdessen sollen in Zusammenarbeit mit dem TIK Pilotabteilungen an die Nutzung eines Ticketsystems herangeführt werden und daraus ein Standardprozess entstehen. Der lässt sich zukünftig für neue Nutzende wiederholen.
Ticketsysteme haben den Vorteil, dass alle gesendeten Nachrichten zu einem Vorgang gemeinsam gespeichert sind. Das Wissen zu den Vorgängen ist auf einfache Weise dokumentiert und gebündelt abrufbar. Indem Bearbeitende Notizen hinzufügen können, lässt sich Personen-unabhängig der Stand erfahren und dazu kommunizieren.
Wissensdatenbank
Weil die Universität Stuttgart kein strukturiertes Intranet hat, soll eine Wissensdatenbank den Fachabteilungen das Sammeln von Know-How ermöglichen. Idealerweise sind dann zukünftig – in Kombination mit der bereits durchs Agility Lab angestoßenen Projektdatenbank „Picture“ – alle Methoden und notwendigen Kenntnisse digital festgehalten. Das kommt dem schnelleren Einlernen neuer Beschäftigter zugute und beschleunigt Vorgänge für Abwesenheitsvertretungen. Alle anderen Beschäftigten profitieren zudem davon, dass einmal gesammelte Informationen auch leicht aufrufbar gemacht werden können.
Agile Personalentwicklung
Ein neues Vorhaben steht im Portfolio: Wie können sich Beschäftigte aus Instituten oder Verwaltung sich im oder mit dem Agility Lab weiterentwickeln? Überlegungen gehen um Möglichkeiten, agile Projekte durchzuführen und intensiv agile Arbeitsmethoden kennenzulernen. Das Ziel soll sein, dass Interessierte nach der Personalentwicklungs-Maßnahme agiles Mindset in die Universität hineintragen.
Mehr Kommunikation
Mit neuen Kommunikationskanälen und ‑formaten will das Agility Lab agile Arbeitsmethoden bekannter machen. Indem von Veranstaltungen und Projekten berichtet wird, lassen sich Inhalte streuen. Es wird wahrscheinlicher, dass Beschäftigte von Dingen wie „Scrum“, „Objective Key Results“ oder „Design Thinking“ gehört haben. Sie können nachlesen, welche Teams in ihren Meetings Moderationsmethoden anwenden und sich zur Inspiration austauschen. Nebenher entsteht ein klareres Bild, was Agilität an einer Hochschule bedeutet.
Außerdem soll über Kommunikationskanäle direkter Inhalt weitergegeben werden. Vorstellbar sind Materialien aus Kurzvorträgen oder informative Artikel aus dem Bereich agilen Mindsets.
Digitale Lernplattform getestet
Gemeinsam mit der #AgileUS-Community – einer offenen Gruppe von Personen aus Verwaltung und Instituten, die sich für agiles Arbeiten interessiert – nutzen die Teammitglieder die ruhigere Sommerzeit fürs Testen einer Lernplattform. Die Software „GoodHabitz“ richtet sich an Unternehmen. Sie bietet Selbstlern-Kurse aus vielfältigen Themenbereichen. Inhalte wie etwa Selbstorganisation, Moderationstechniken, agile Projektentwicklung, Sprachen oder Führungsmethoden können Beschäftigte in Kursen mit je fünf Kapiteln kennenlernen. Ein Kapitel besteht je aus „Magazin“-Texten zum Lesen, Kurzvideos und Auswahltests. Beim Ausprobieren kommen zwei Methoden zum Einsatz: Das Selbststudium und Lernzirkel in Gruppen mit bis zu sieben Personen.
Nach Abschluss der Testphase wird im Oktober eine Auswertung folgen. Rückmeldungen der Testenden zeigen schon jetzt: Die Herausforderungen und Themen unserer Universität erfordern ein spezifischer zugeschnittenes Lehrprogramm.
Du willst auf dem Laufenden bleiben?
Komm zu unserem Community-Meeting am 28. September, 10:30 Uhr bis 12 Uhr oder wähl Dich in die #AgileUS-Webex-Gruppe ein!