Projektziele
Ziel des Projekts ist es, die Transparenz, die Effizienz und die Qualität im technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement an unserer Universität durch die Einführung eines integrierten CAFM-Systems nachhaltig zu steigern.
Durch die systemgestützte Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Gebäudedaten, Flächen, technischen Anlagen und Prozessen sollen Planungs-, Betriebs- und Instand-haltungsaufgaben effizienter gesteuert, Kostenpotenziale identifiziert und gesetzliche Anforderungen sicher erfüllt werden.
Das Projekt legt besonderen Wert auf die durchgängige Digitalisierung von Prozessen, die Integration mit bestehenden Systemen (z. B. ERP, Gebäudeleittechnik, Raumplanung) sowie auf die nutzerfreundliche Bereitstellung relevanter Informationen für Verwaltung, Technik und wissenschaftliche Einrichtungen.
Dies wird u.a. erreicht durch folgende Teilziele:
- Aufbau eines zentralen und konsistenten Datenbestands zu Gebäuden, Flächen und technischen Anlagen
- Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Prüf-, Wartungs- und Dokumentationspflichten
- Verbesserung der Flächentransparenz und Flächennutzung
- Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen (z. B. Störungsmanagement, Raumbuchung, Umzugsplanung)
- Bereitstellung von Steuerungs- und Entscheidungsgrundlagen für das Dezernat
Facility Management und für die Universitätsleitung - Verbesserung der universitätsinternen Zusammenarbeit
Zuschlag erteilt!
Wir freuen uns über die Zuschlagserteilung am 27.10.2025 an die VertiGIS GmbH mit Sitz in Bonn. Mit ihr haben wir einen renommierten Partner gefunden. Nun starten wir in die nächste Projektphase und bereiten die Implementierung vor. Über die Fortschritte werden wir Sie regelmäßig informieren.
Welche Mehrwerte streben wir an?
Für Sie als Führungskraft
- Aufgaben können jeweils dem passenden Personal zugeordnet werden
- Betreiberverantwortung kann im vollem Umfang und rechtssicher wahrgenommen werden, da alle wichtigen Informationen zu den Gebäuden auf einem Blick angezeigt werden, z.B. können anstehende Wartungen umgehend an passende Unternehmen vergeben werden
- Störungen bzw. Schäden können schnell verarbeitet und beseitigt werden
Für alle Beschäftigte und alle Studierende
- Zentralisierung der Daten führt zu einem schnelleren und niederschwelligeren Zugang zu wichtigen Informationen
- Benötigter Aufwand zur Abarbeitung von Aufgaben verkürzt sich
- Rechtssichere sowie digitalisierte Dokumentation wird ermöglicht
- Qualitätssteigerung der Räumlichkeiten (wie z.B. Hörsäle) durch verbessertes Störungs-, Inventar- sowie Verbrauchsmaterialmanagement
- Abgabe von Störmeldungen werden intuitiver möglich sein
Glossar - Begriffserklärungen
Ein Allgemeines Kennzeichnungssystem, kurz AKS oder AKZ, beschreibt eine gewerkeübergreifende Festlegung zur Kennzeichnung und Identifikation von technischen Anlagen, Maschinen und sonstigen immobilienspezifischen Elementen. Um eine optimale Nutzung zu gewährleisten, sollte die Kennzeichnung eines AKS einheitlich, nachvollziehbar und logisch gestaltet sein. Oft dient ein AKS auch zur Verbindung von realen Elementen und ihren virtuellen Abbildungen (Dokumentationen, Pläne, Beschreibungen, Datenobjekte).
Aktuell wird an der Universität Stuttgart ein neues AKS (hier als Anlagenkennzeichnungsschlüssel zu verstehen) entwickelt und in die Anwendung gebracht.
Im Facility Management sind mit Bestandsdaten insbesondere Daten zu Liegenschaften, Gebäuden, gebäudetechnischen Anlagen und Einrichtungen gemeint, die für die Steuerung der Facility Prozesse, wie z. B. Flächenmanagement, Instandhaltungsmanagement, Reinigungsmanagement, Energiemanagement und Mietmanagement erforderlich sind. Bestandsdaten umfassen sowohl grafisch-geometrische Daten (z. B. Gebäudemodelle, Grundrisse, Anlagenschemata, Ablaufpläne) als auch alphanumerische Daten (z. B. Objektbeschreibungen und ihre Eigenschaften bzw. Attribute, Listen, Kataloge).
Beim BIM werden alle relevanten Daten und Informationen zu einem Bauwerk in einem zentralen, digitalen 3D-Modell erfasst, verwaltet und aktualisiert. Dieses Modell begleitet das Bauwerk über den gesamten Lebenszyklus.
Es handelt sich um eine Softwarelösung im Rahmen des Facility Managements, die Prozesse wie beispielsweise Flächen-, Inventar-, Fuhrparkmanagement sowie Instandhaltung und Reinigung digitalisiert und optimiert.
Die GEFMA ist der deutsche Verband für Facility Management. Der Verband verbindet Dienstleister und Anwender von Facility Management-Lösungen mit- und untereinander. Dadurch wird ein qualifizierter Austausch ermöglicht.
Basierend auf 18 Kriterienkatalogen (z.B. Vertrags-, sowie Instandhaltungsmanagement) zertifiziert die GEFMA-Richtlinie 444 CAFM-Softwarelösungen. Jeder Kriterienkatalog definiert die Anforderungen an eine CAFM-Software in einem bestimmten Anwendungsbereich.
Zeitleiste (indikative Planung)
- 2025
-
- Projektinitialisierung sowie Projektorganisation
- Soll-Definitionen der Funktionen und Anforderungen
- Ausschreibung zur Beschaffung und Implementierung einer passenden Software-Lösung
- Zuschlagserteilung
- Vorbereitende Workshops hinsichtlich der Implementierung z.B. zur Vorbereitung der Datenmigration von Altdaten ins neue CAFM-System
- Implementierung des Basissystems
- 2026
-
- Implementierung der folgenden Module in Ausbaustufe I
- Flächenmanagement
- Belegungsmanagement
- Help- und Deskmodul
- Auftragsmanagement
- Instandhaltungsmanagement
- Implementierung der folgenden Module in Ausbaustufe II
- Veranstaltungsmanagement inkl. Lagerverwaltung
- Inventarmanagement
- Reinigungsmanagement
- Umweltschutzmanagement
- BIM-Datenverarbeitung
- Implementierung der folgenden Module in Ausbaustufe I
- 2027
-
- Implementierung folgender Module in der Ausbaustufe III
- Fuhrparkverwaltung
- Umzugsmanagement
- Schließanlagenmanagement
- Mietmanagement
- Workplace-Management
- Implementierung folgender Module in der Ausbaustufe III
- Über die gesamte Projektlaufzeit
-
- Umsetzung funktionaler Anforderungen folgender übergeordneter Module
- Budgetmanagement & Kostenverfolgung
- Vertragsmanagement
- Realisierung von diversen Schnittstellen
- Regelmäßige Abstimmung u.a. mit Dezentralen Einheiten, Zentrale Einheiten, Personalrat, Datenschutz, RUS-CERT
- Bedarfspezifische Schulungen relevanter Personengruppen
- Change-Kommunikation
- Umsetzung funktionaler Anforderungen folgender übergeordneter Module
- Anschließende Schritte
-
- Sicherstellen des stabilen Regelbetriebs
- Identifizierung weiterer Optimierungsmöglichkeiten