Modernisierung des ERP-Systems

Ein Grundpfeiler der Digitalisierung der administrativen Prozesse unserer Universität

Online-Schulungen 2024

Die Live-Schulungen im Januar und Februar 2024 sind abgeschlossen. Weitere Schulungen durch Uni-Personal werden folgen. Wir werden auf diese sowohl hier als auch über unseren Mailverteiler erp-info aufmerksam machen.
Sämtliche Unterlagen finden Sie für Uni-Angehörige unter dem Link SAP Uni-intern.

Zum Berichtswesen finden im März und April Sprechstunden statt. Hierzu können Sie sich über ILIAS anmelden: https://ilias-f-g.uni-stuttgart.de/goto.php?target=crs_152129&client_id=UniStuttgartFG 

Hintergrund

Die Modernisierung unseres Finanzverwaltungs- oder ERP-Systems ("ERP" steht für "Enterprise Resource Planning") ist im Rahmen des Digitalisierungsprogramms eines der größten und komplexesten Organisationsprojekte mit IT-Bezug an der Universität Stuttgart.

Im Zentrum des Projekts steht die Einführung der neuen Finanzplanungs-Software SAP S/4HANA. Mit ihr erschließt sich die Universität große Potenziale für neue Arbeitsweisen. Intelligente Prozessautomatisierung wird eine Effizienzsteigerung bringen, die Verknüpfung bisher getrennter Datentöpfe wird neue Auswertungs- und Planungsmöglichkeiten eröffnen.Die gesamte Universität Stuttgart wird von dieser Umstellung profitieren.

  1. Die Universität überblickt und steuert ihre finanzielle Lage ganzheitlich in einem zentralen leistungsfähigen ERP-System.
  2. Die Universität Stuttgart erhält als Gesamtorganisation ein modernes ERP-System (SAP S/4HANA).
  3. Die wirtschaftlichen Prozesse sind standardisiert für die in den Stufen definierten Bereiche in der ZV und Dezentrale.
  4. Das Leistungsangebot des neuen Systems ist so gut, dass die in den dezentralen Einrichtungen betriebenen ERP-Lösungen im Rahmen eines Stufenkonzepts obsolet werden und die dezentralen Einrichtungen in mehreren Stufen eingebunden werden können.
  5. Das neue System fügt sich in ein übergreifendes Berichtswesen so ein, dass die im ERP anfallenden Finanz- und sonstigen Daten in das übergreifende Berichtssystem für Auswertungen übernommen werden können. Eine auf Finanzdaten ausgerichtete  Berichts-, Auswertungs- und Planungslösung ist im System integriert.

Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung wurde im Oktober 2021 die Scheer Group aus Saarbrücken als Implementierungspartner gefunden und beauftragt. 

Scheer unterstützt die Universität Stuttgart bei der Migration auf SAP S/4HANA mit Erfahrung und Know-How in SAP-Projekten im Hochschulumfeld.

Weiterhin übernimmt Scheer die Aufgabe, für die Zusammenarbeit unsere Projektorganisation zu spiegeln und stellt unseren Teilprojektleitungen entsprechende Ansprechpersonen zur Seite.

Der Aufbau der Projektorganisation in konkreten Teilprojekten kann je nach Bedarf und den umzusetzenden Inhalten in den Projektphasen angepasst werden.

Das Projekt ERP-Modernisierung wird unter Einbezug aller relvanten Stakeholder durchgeführt. Der Lenkungskreis (LK) trifft Entscheidungen hinsichtlich der Projektausrichtung und des Projektumfangs. Die Projektleitung berichtet dem LK in regelmäßigen Abständen über den Projektstand.

Lenkungskreis

  • Anna Steiger, Kanzlerin
  • Dr. Simone Rehm, Prorektorin für Informationstechnologie & CIO
  • Leitung Dezernat Finanzen (derzeit Tobias Röger, stv. Leitung Dezernat Finanzen)
  • Jörn Beutner, Direktor TIK
  • Prof. Dr.-Ing. Oliver Sawodny, Institutsleitung Institut für Systemdynamik
  • Personalrat (Gast)

Projektleitung

  • N.N., Dezernat 5 Finanzen
  • Oliver Roll, Prorektorat IT

SAP-Architektin

  • Nadine Brosius-Piper, Dezernat 5 Finanzen

 

 

Das Projekt ERP-Modernisierung umfasst folgende Teilprojekte:

  • Technik
  • Finanzbuchhaltung, Steuer und Jahresabschluss
  • Berichtswesen
  • Haushalt, Kosten- und Leistungsrechnung

Ab der zweiten Implementierungsstufe außerdem:

  • Einkauf
  • Dezentrale
  • Immobilienmanagement

Kontakt

Dieses Bild zeigt Oliver Roll

Oliver Roll

 

Referent für Digitalisierung

 

Projektteam ERP-Modernisierung

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