Modernisierung des ERP-Systems

Die Modernisierung unseres ERP-Systems ist im Rahmen des Digitalisierungsprogramms eines der größten und komplexesten Organisationsprojekte mit IT-Bezug an der Universität Stuttgart.

Die gesamte Universität Stuttgart wird durch diese Umstellung profitieren, indem unter anderem die finanzielle Situation ganzheitlich in einem zentralen leistungsfähigen ERP-System erfasst werden kann. Wir erzielen damit eine Steigerung der Effizienz und Qualität in der finanziellen Planung und Steuerung unserer Universität. Die Bildung von Obligos und die damit verbundene Budgetkontrolle werden zentrale Elemente des neuen Systems sein, untermauert von vereinfachten Instrumenten für die Mittelbewirtschaftung.

Im Betrieb werden wir neue Wege gehen und aus unterschiedlichen Betriebsmodellen das Beste für uns auswählen. Die technische Betreuung wird sich wandeln hin zu einer serviceorientierten Anwendungsbetreuung.

Mit SAP S/4HANA erschließt sich die Universität große Potenziale für neue Arbeitsweisen. Intelligente Prozessautomatisierung wird eine Effizienzsteigerung bringen, die Verknüpfung bisher getrennter Datentöpfe wird neue Auswertungs- und Planungsmöglichkeiten eröffnen.

1. Die Universität überblickt und steuert ihre finanzielle Lage ganzheitlich in einem zentralen leistungsfähigen ERP-System.
2. Die Universität Stuttgart erhält als Gesamtorganisation ein modernes ERP-System (SAP S/4HANA).
3. Die wirtschaftlichen Prozesse sind standardisiert für die in den Stufen definierten Bereiche in der ZV und Dezentrale.
4. Das Leistungsangebot des neuen Systems ist so gut, dass die in den dezentralen Einrichtungen betriebenen ERP-Lösungen im Rahmen eines Stufenkonzepts obsolet werden und die dezentralen Einrichtungen in mehreren Stufen eingebunden werden können.
5. Das neue System fügt sich in ein übergreifendes Berichtswesen so ein, dass die im ERP anfallenden Finanz- und sonstigen Daten in das übergreifende Berichtssystem für Auswertungen übernommen werden können. Eine auf Finanzdaten ausgerichtete  Berichts-, Auswertungs- und Planungslösung ist im System integriert.

Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung wurde im Oktober 2021 die Scheer Group aus Saarbrücken als Implementierungspartner gefunden und beauftragt. 

Scheer unterstützt die Universität Stuttgart bei der Migration auf SAP S/4HANA mit Erfahrung und Know-How in SAP-Projekten im Hochschulumfeld.

Das Gesamtprojekt ERP-Modernisierung ist in mehrere Implementierungsstufen unterteilt. Die Stufen selbst sind wiederum in Projektphasen gegliedert.

Aus den Projektgesamtzielen werden für jede Implementierungsstufe und jede Projektphase entsprechende Projektziele abgeleitet und im Projektauftrag ausformuliert. Die Projektaufträge werden vom Lenkungskreis beraten und genehmigt.

Der Implementierungspartner Scheer spiegelt für die Zusammenarbeit unsere Projektorganisation und stellt unseren Teilprojektleitungen entsprechende Ansprechpersonen zur Seite.

Der Aufbau der Projektorganisation in konkreten Teilprojekten kann je nach Bedarf und den umzusetzenden Inhalten in den Projektphasen angepasst werden.

• Technik
• Finanzbuchhaltung, Steuer und Jahresabschluss
• Berichtswesen
• Haushalt, Kosten- und Leistungsrechnung

Ab der zweiten Implementierungsstufe außerdem:

• Einkauf
• Dezentrale
• Immobilienmanagement