Die Digitalisierung des Reiseprozesses soll ermöglichen,
- Reiseanträge in einem elektronischen Workflow zu genehmigen und
- Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln.
Verbesserungen und Erleichterungen für Reisende und Genehmigende werden sich dadurch zeigen, dass
- sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren,
- Daten nur einmal erfasst werden,
- Transparenz zunimmt und
- Prozesslaufzeiten schneller werden.
Es geht weiter!
Die digitale Dienstreiseabrechnung befindet sich in der Umsetzung
Das Projektteam hat die Vorarbeiten für die neue Digitale Reisekostenabrechnung erfolgreich und innerhalb des Zeitplans durchgeführt.
Bald ist es soweit, wir gehen mit der Digitalen Dienstreiseabrechnung Mitte März 2025 live.
Damit ist der gesamte Prozess vom Dienstreiseantrag bis zur Dienstreiseabrechnung digital abgebildet im Personal-Online-Service der Universität Stuttgart.
In Vorbereitung der vollständigen Digitalisierung des Prozesses der Dienstreiseabrechnung, ist ab dem 13.01.2025 der Digitale Dienstreiseantrag verpflichtend einzureichen.
Bitte stellen Sie Ihren Dienstreiseantrag ab diesem Zeitpunkt ausschließlich digital über den Personal-Online-Service.
Ausnahmeregelungen bestehen für folgende Gruppen:
- Gäste
- Doktoranden ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität Stuttgart
- Lehrbeauftragte
- Stipendiaten
- Studenten ohne Hiwi-Vertrag
- Professor*innen im Ruhestand
Diese verwenden weiterhin den Antrag in Papierform.
Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich an Personal-Online-Service Support der Universität Stuttgart
Über den Fortgang der digitalen Dienstreiseabrechnung, deren Umsetzung im März 2025 sowie die anschließende Schulungsphase werden wir Sie informiert halten.
Als Reisende
- Erstellung und Bearbeitung eines neuen Dienstreiseantrags für sich selbst.
- Antragsstatus ansehen.
Als Verwaltung
- Erstellung eines neuen Dienstreiseantrags für die Beschäftigten des Instituts.
- Anzeige einer Übersicht über die Dienstreiseanträge des Instituts.
- Die Finanzierung kann angepasst werden.
Alternativworkflow für die Funktion Verwaltung
– zur besseren Einbindung – Freischaltung auf Anfrage
Mit dem Alternativworkflow kann die Funktion „Verwaltung“ besser in den Genehmigungprozess miteingebunden werden.
→ Möchten Sie dieses Vorgehen bei sich etablieren?
1) Wenden Sie sich hierzu an dienstreise@verwaltung.uni-stuttgart.de, wir schalten Ihnen diesen Alternativworkflow frei.
2) Kommunizieren Sie dieses Vorgehen selbständig in Ihrem Bereich.
Als Vorgesetzte
- In „Alle Vorgänge anzeigen“ sehen Sie eine Vorgangsübersicht über alle Vorgänge, für die Sie momentan eine Aktion ausführen können.
- Freigabe des Dienstreiseantrags im Workflow.
Wer nimmt nicht teil:
Gäste, Stipendiat*innen, Studierende können nicht auf das Personal-Online-System zugreifen und werden daher wie bisher papierbasiert abgerechnet.
Die ausgewählten Key-User fungieren innerhalb ihres Instituts als Multiplikator*in bzw. Ansprechperson für Fragen zum Digitalen Dienstreiseantrags.
Ziele
Das Projekt „Digitales Reisemanagement“ verfolgt das Ziel, die papierbehafteten Reiseprozesse zu digitalisieren. Dazu werden die Dienstreiseanträge und Anträge zur Reisekostenabrechnung in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.
Die Umstellung der Dienstreiseanträge ist ein erster Schritt in eine Digitalisierung des Reisekosten-Managements.
Zeitleiste
Die Umsetzung der digitalen Reiseprozesse ist in mehrere Projektphasen unterteilt.
In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung des digitalen Dienstreiseantrags. Nach dem Rollout an alle Beschäftigte der Universität Stuttgart erfolgt die Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung in einer zweiten Projektphase.
- Phase 1: Anträge QIS (2022/2023)
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- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Begleitend:
- Change-Kommunikation
- Abstimmungen mit Datenschutzstelle und Personalrat
- Phase 2 Abrechnung QIS + RKA (2023/2024)
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- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Bereits ab Projektstart 6/2022:
- Einrichtung Dokumentenmanagementsystem (DMS)/ Belege/ Archivierung
- Phase 3 (2024)
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- Technologie-Umstellung
- Weiterentwickungsarbeit mit der HIS
- Einrichtung einer Schnittstelle zu SAP
- Anbindung an weitere Schnittstellen
- Sicherstellen des stabilen Betriebs