Die Digitalisierung des Reiseprozesses soll ermöglichen,
- Reiseanträge in einem elektronischen Workflow zu genehmigen und
- Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln.
Verbesserungen und Erleichterungen für Reisende und Genehmigende werden sich dadurch zeigen, dass
- sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren,
- Daten nur einmal erfasst werden,
- Transparenz zunimmt und
- Prozesslaufzeiten schneller werden.
Der digitale Dienstreiseantrag kommt!
Als Reisende
- Erstellung und Bearbeitung eines neuen Dienstreiseantrags für sich selbst.
- Antragsstatus ansehen.
Als Verwaltung
- Erstellung eines neuen Dienstreiseantrags für die Beschäftigten des Instituts.
- Anzeige einer Übersicht über die Dienstreiseanträge des Instituts.
- Die Finanzierung kann angepasst werden.
Als Vorgesetzte
- In „Alle Vorgänge anzeigen“ sehen Sie eine Vorgangsübersicht über alle Vorgänge, für die Sie momentan eine Aktion ausführen können.
- Freigabe des Dienstreiseantrags im Workflow.
Wer nimmt nicht teil:
Gäste, Stipendiat*innen, Studierende können nicht auf das Personal-Online-System zugreifen und werden daher wie bisher papierbasiert abgerechnet.
Aktuelle Schritte
- Testphase
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- Zeitraum der Testphase für den Digitalen Dienstreiseantrag 20.02.2023-10.03.2023
- Hochmotiverte Tester*innen stehen bereit
- Rückmeldung
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- Bitte melden Sie die benannten Key User pro Institut bis zum 24.02.
- Bitte melden Sie, wer die Zusatzfunktion „Verwaltung“ (zuvor "Sekretariat") erhalten soll.
Geplanter Rollout
Der Rollout erfolgt über mehrere Wochen, aufgeteilt nach Bereichen.
Key-User erhalten eine Online Schulung und fungieren innerhalb ihres Instituts als Multiplikator*in/Ansprechperson für Fragen zum Digitalen Dienstreiseantrag.
Es findet ein durchgehendes Online Schulungsangebot für Key-User und Führungskräfte statt mit einer Schulungsdauer von ca. 1 Stunde. Zusätzlich wird ein Handbuch für den Digitalen Dienstreiseantrag veröffentlicht.
Der Zeitplan zum Rollout wird an dieser Stelle veröffentlicht.
Ziele
Das Projekt „Digitales Reisemanagement“ verfolgt das Ziel, die papierbehafteten Reiseprozesse zu digitalisieren. Dazu werden die Dienstreiseanträge und Anträge zur Reisekostenabrechnung in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.
Zeitleiste
Die Umsetzung der digitalen Reiseprozesse ist in mehrere Projektphasen unterteilt.
In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung des digitalen Dienstreiseantrags. Nach dem Rollout an alle Beschäftigte der Universität Stuttgart erfolgt die Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung in einer zweiten Projektphase.
- Phase 1: Anträge QIS (2022/2023)
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- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Begleitend:
- Change-Kommunikation
- Abstimmungen mit Datenschutzstelle und Personalrat
- Phase 2 Abrechnung QIS + RKA (2023/2024)
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- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Bereits ab Projektstart 6/2022:
- Einrichtung Dokumentenmanagementsystem (DMS)/ Belege/ Archivierung
- Phase 3 (2024)
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- Weiterentwickungsarbeit mit der HIS
- Einrichtung einer Schnittstelle zu SAP
- Anbindung an weitere Schnittstellen
- Sicherstellen des stabilen Betriebs