Die Digitalisierung des Reiseprozesses soll ermöglichen,
- Reiseanträge in einem elektronischen Workflow zu genehmigen und
- Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln.
Verbesserungen und Erleichterungen für Reisende und Genehmigende werden sich dadurch zeigen, dass
- sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren,
- Daten nur einmal erfasst werden,
- Transparenz zunimmt und
- Prozesslaufzeiten schneller werden.
Es geht weiter!
Die digitale Dienstreiseabrechnung befindet sich in der Umsetzung
Das Projektteam ist mit viel Schwung ins neue Jahr 2024 gestartet und arbeitet mit Hochdruck an der Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung.
Aufgrund von fehlenden Systemfunktionen im neuen Reisekostenabrechnungssystem, welche durch den Softwarehersteller und dem LBV hätten rechtzeitig ausgeräumt werden müssen, wird die Umstellung auf einen durchgängigen digitalen Prozess des Dienstreiseantrags über die Reisekostenabrechnung nicht wie geplant im Sommer 2024 stattfinden können.
Wir planen derzeit mit der Umsetzung der Digitalen Reisekostenabrechnung im 4. Quartal 2024, zum 21. Oktober 2024.
Bis dahin wollen wir die Zeit nutzen, Sie bei der Umstellung auf den Digitalen Dienstreiseantrag bestmöglich zu unterstützen sodass dieser Prozess reibungslos läuft und die Umstellung auf die digitale Reisekostenabrechnung einfach von statten gehen wird.
Aus diesem Grund werden die papierbasierten Dienstreiseanträge bis zum Rollout der digitalen Reisekostenabrechnung angenommen werden. Trotzdem möchten wir Sie ermutigen, auf die digitalen Dienstreiseanträge umzusteigen, um sich mit dem System vertraut zu machen.
Als Reisende
- Erstellung und Bearbeitung eines neuen Dienstreiseantrags für sich selbst.
- Antragsstatus ansehen.
Als Verwaltung
- Erstellung eines neuen Dienstreiseantrags für die Beschäftigten des Instituts.
- Anzeige einer Übersicht über die Dienstreiseanträge des Instituts.
- Die Finanzierung kann angepasst werden.
Alternativworkflow für die Funktion Verwaltung
– zur besseren Einbindung – Freischaltung auf Anfrage
Mit dem Alternativworkflow kann die Funktion „Verwaltung“ besser in den Genehmigungprozess miteingebunden werden.
→ Möchten Sie dieses Vorgehen bei sich etablieren?
1) Wenden Sie sich hierzu an dienstreise@verwaltung.uni-stuttgart.de, wir schalten Ihnen diesen Alternativworkflow frei.
2) Kommunizieren Sie dieses Vorgehen selbständig in Ihrem Bereich.
Als Vorgesetzte
- In „Alle Vorgänge anzeigen“ sehen Sie eine Vorgangsübersicht über alle Vorgänge, für die Sie momentan eine Aktion ausführen können.
- Freigabe des Dienstreiseantrags im Workflow.
Wer nimmt nicht teil:
Gäste, Stipendiat*innen, Studierende können nicht auf das Personal-Online-System zugreifen und werden daher wie bisher papierbasiert abgerechnet.
Der bisherige Papierformular Dienstreiseantrag der Reisekostenstelle wird, in Vorbereitung auf die Digitale Abrechnung, nur noch bis zum 15.04.2024 für Sie zur Verfügung stehen.
Ab dem 15.04.2024 bitte nur noch den Digitalen Dienstreiseantrag nutzen.
Die ausgewählten Key-User fungieren innerhalb ihres Instituts als Multiplikator*in bzw. Ansprechperson für Fragen zum Digitalen Dienstreiseantrags.
Ziele
Das Projekt „Digitales Reisemanagement“ verfolgt das Ziel, die papierbehafteten Reiseprozesse zu digitalisieren. Dazu werden die Dienstreiseanträge und Anträge zur Reisekostenabrechnung in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.
Die Umstellung der Dienstreiseanträge ist ein erster Schritt in eine Digitalisierung des Reisekosten-Managements.
Zeitleiste
Die Umsetzung der digitalen Reiseprozesse ist in mehrere Projektphasen unterteilt.
In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung des digitalen Dienstreiseantrags. Nach dem Rollout an alle Beschäftigte der Universität Stuttgart erfolgt die Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung in einer zweiten Projektphase.
- Phase 1: Anträge QIS (2022/2023)
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- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Begleitend:
- Change-Kommunikation
- Abstimmungen mit Datenschutzstelle und Personalrat
- Phase 2 Abrechnung QIS + RKA (2023/2024)
-
- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Bereits ab Projektstart 6/2022:
- Einrichtung Dokumentenmanagementsystem (DMS)/ Belege/ Archivierung
- Phase 3 (2024)
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- Technologie-Umstellung
- Weiterentwickungsarbeit mit der HIS
- Einrichtung einer Schnittstelle zu SAP
- Anbindung an weitere Schnittstellen
- Sicherstellen des stabilen Betriebs