Digitales Reisemanagement

Das Projekt führt ein digitalisiertes Reisemanagement an der Universität Stuttgart ein.

Die Digitalisierung des Reiseprozesses wird es ermöglichen Reiseanträge in einem elektronischen Workflow zu genehmigen und Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln.

Verbesserungen und Erleichterungen für Reisende und Genehmigende werden sich in einer Reduzierung von Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten, einmaliger Datenerfassung, höherer Transparenz und schnelleren Prozesslaufzeiten zeigen.

News

Gemeinsam sind wir stark!

In Vorbereitung der Einführung des digitalen Reisemanagements bereinigen wir auch die Organisationsdaten. Um die Vorgesetzen-Struktur und Mitarbeiter*innen-Zuordnungen korrekt hinterlegen zu können, benötigen wir Ihre Unterstützung. Wir kommen auf die einzelnen Bereiche mit weiteren Informationen zu.

Ziele

Das Projekt „Digitales Reisemanagement“ verfolgt das Ziel, die papierbehafteten Reiseprozesse zu digitalisieren. Dazu werden die Dienstreiseanträge und Anträge zur Reisekostenabrechnung in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.

Zeitleiste

Die Umsetzung der digitalen Reiseprozesse ist in mehrere Projektphasen unterteilt.

In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung des digitalen Dienstreiseantrags. Nach dem Rollout an alle Beschäftigte der Universität Stuttgart erfolgt die Umsetzung der digitalen Dienstreiseabrechnung in einer zweiten Projektphase.

Phase 1: Anträge QIS (2022/2023)
  • Soll-Definition
  • Umsetzung
  • Test
  • Rollout
  • Schulungen
  • Stabilisierung
  • Betrieb

Begleitend:

  • Change-Kommunikation
  • Abstimmungen mit Datenschutzstelle und Personalrat
Phase 2 Abrechnung QIS + RKA (2023/2024)
  • Soll-Definition
  • Umsetzung
  • Test
  • Rollout
  • Schulungen
  • Stabilisierung
  • Betrieb

Bereits ab Projektstart 6/2022:

  • Einrichtung Dokumentenmanagementsystem (DMS)/ Belege/ Archivierung
Phase 3 (2024)
  • Weiterentwickungsarbeit mit der HIS
  • Einrichtung einer Schnittstelle zu SAP
  • Anbindung an weitere Schnittstellen
  • Sicherstellen des stabilen Betriebs

Kontakt

Nicole Fischer

 

Teamleitung

Jeannine Rosenwald

 

Projektkoordination und Projektunterstützung

Dieses Bild zeigt Britta Hammer

Britta Hammer

Dipl.-Ing. (FH)

Fachanwendungen

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