Projekt Digitaler Rechnungsworkflow

Mit dem Projekt Digitaler Rechnungsworkflow soll uniweit die elektronische Rechnungsbearbeitung eingeführt werden.

Aktuelles

Lieferanten mit elektronischem Rechnungsversand

An dieser Stelle werden ab 22. Oktober 2020 diejenigen Lieferanten aufgeführt, die von der Finanzbuchhaltung bereits auf den elektronischen Rechnungsversand umgestellt wurden.

Obwohl bereits etliche Anfragen von Lieferanten zur Umstellung vorliegen, gibt es noch keine offiziellen Umstellungen. Der Grund dafür liegt im geordneten Prozess zur Umstellung:

Bevor ein gesamter Lieferant auf den elektronischen Rechnungsversand an die Universität Stuttgart umgestellt wird, wird zuerst in SAP ermittelt welche die Hauptbesteller an der Universität sind. Anschließend wird dann mit diesen die Umstellung abgestimmt und erst dann erfolgt eine Kommunikation an den Lieferanten inkl. Festlegung des Umstellungszeitpunkts auf E-Rechnung (xRechnung,  ZUGFeRD Rechnungsformat 2.0, 2.1). Sobald dies erfolgt ist, wird die Information hier bekannt gegeben.

Dadurch vermeiden wir Irritationen innerhalb der Universität und bei den Lieferanten. 

Zusammenfassende Hinweise für die Kommunikation mit Ihren Lieferanten:

Anfragen Ihrer Lieferanten nach elektronischem Rechnungsversand an die Universität Stuttgart senden Sie bitte zur Beantwortung an die Finanzbuchhaltung. E-Mail-Anfragen können Sie an finanzbuchhaltung@verwaltung.uni-stuttgart.de weiterleiten, papierbehaftete Anfragen senden Sie bitte per Hauspost an

Dezernat Finanzen, Abt. 52 Finanzbuchhaltung
Digitaler Rechnungsworkflow
Keplerstr. 7
70174 Stuttgart

Bitte beachten Sie: eine simple Rechnung im PDF-Format stellt keine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung dar. 

Nach Umstellung eines Lieferanten sollen weiterhin alle Dokumente mit Ausnahme der Rechnungs selbst (also bspw. Lieferscheine, Abholscheine, Analysenzertifikate, Sicherheitsdatenblätter etc.) an das bestellende Institut gesendet werden, nicht an die zentrale Rechnungsadresse. Das bedeutet, dass Sie Ihren Lieferanten die Adresse des bestellenden Instituts als Lieferanschrift und die folgende als Rechnungsanschrift mitteilen müssen:

Universität Stuttgart
Name des Instituts, FS<Finanzstelle>
Zentraler Rechnungseingang
Keplerstr. 7
70174 Stuttgart

I.d.R. akzeptieren die Lieferanten eine eigene Bestellnummer; diese können Sie gerne  für die Zuordnung der Rechnung innerhalb des Instituts nutzen.

Bitte beachten Sie, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht per  E-Mail an das zentrale Postfach rechnung@uni-stuttgart.de gesendet dürfen. Dafür sollte folgendes Email Postfach verwendet werden: finanzbuchhaltung@verwaltung.uni-stuttgart.de.

Weitere Details zum Vorgehen finden Sie im Rundschreiben 32/2020 (Link).

Produktivpilot

Seit dem 29.07. 2020 ist die Scanstrecke in der Zentralen Universitätsverwaltung (Abt. 52 Finanzbuchhaltung) produktiv. Am 03. August 2020 wurde erfolgreich an der Universität Stuttgart der Produktivpilot mit zwei Einrichtungen gestartet. Das „Institut für Technische und Numerische Mechanik“ und die Abteilung „TIK - Zentrale Verwaltungsdienste“ können nun Lieferantenrechnungen und Gutschriften digital im Web bearbeiten und zur Buchung freigeben.

Ab sofort ist die Annahme von E-Rechnungen (X-Rechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format 2.0) für alle Einrichtungen möglich.

Alle weiteren Eingangsrechnungen werden bis zum Rollout in Ihrem Bereich weiterhin wie gewohnt papierbasiert behandelt und bearbeitet.

Hinweise für Sie und die Lieferanten der Universität Stuttgart über den elektronischen Rechnungsversand (Stand: August 2020) finden Sie hier:

Die aktuelle Zeitschiene und den Rolloutplan des Digitalen Rechnungsworkfows finden Sie am Ende dieser Seite unter den weiterführenden Links.

Als Überblick über die neue Arbeitsweise mit dem Digitalen Rechnungsworkflow haben wir ein Video eines Rechnungsdurchlaufs für Sie erzeugt.

Video Digitaler Rechnungsworkflow

04:26

Dieses Video gibt Ihnen einen Einblick in den digitalen Rechnungsworkflow an der Universität Stuttgart aus Sicht der Anwenderinnen und Anwender in den Finanzstellen.

Nach Eingang, gegebenenfalls Digitalisierung, Validierung und Vorerfassung einer Rechnung durch die Finanzbuchhaltung wird diese Rechnung der zuständigen Finanzstelle zur weiteren Bearbeitung zugewiesen.
Erster Bearbeitungsschritt ist die Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit.

Nach Zuweisung der Rechnung an die Finanzstelle durch die Finanzbuchhaltung erscheint diese im Arbeitsvorrat der entsprechend berechtigten Personen.

Öffnen Sie die zu prüfende Rechnung durch Klick auf das Pfeilsymbol. Die von der Finanzbuchhaltung erfassten Kopfdaten können Sie am oberen Rand per Klick einsehen. Um die rechnerische Richtigkeit zu bestätigen, klicken Sie auf "Rechn. Richtig" oben links und wählen Sie die Person für die Prüfung der sachlichen Richtigkeit aus. Klicken Sie dazu auf das Kästchen vor dem Namen der Person und dann oben links auf den Haken. Den Schritt schließen Sie ab, indem Sie unten rechts auf den Haken klicken. Damit ist die rechnerische Richtigkeit bestätigt und der Arbeitsschritt abgeschlossen.

Nachdem die Rechnung als Abschluss der rechnerischen Prüfung einer Person zur sachlichen Prüfung zugewiesen wurde, taucht sie im Arbeitsvorrat dieser Person auf. Auch hier besteht wieder die Möglichkeit zur Prüfung aller bisher erfassten Daten.

Die sachliche Richtigkeit wird bestätigt durch einen Klick auf „Sachlich Richtig“ oben links.

Nach Bestätigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit kommt die Rechnung zurück zur Person mit der Rolle "Kontierung". Diese Person führt die Vorkontierung der Rechnungspositionen durch. Jede Position kann unterschiedlichen Kostenstellen und/oder Fonds innerhalb der eigenen Finanzstelle zugeordnet werden. Über eine Suche kann die Auswahl der Kostenstellen beziehungsweise Fonds eingeschränkt werden. Eine Kostenstelle wählen Sie aus, indem Sie auf das graue Kästchen in der Spalte der Ergebnistabelle klicken und dann auf Übernehmen klicken. Die Vorkontierung beenden Sie, indem Sie links oben auf „Kontierung OK“ klicken und im folgenden Fenster die anordnende Person oder Personen auswählen. Klicken Sie dazu auf das Kästchen vor dem Namen der Person und dann oben links auf den Haken. Den Schritt schließen Sie ab, indem Sie unten rechts auf den Haken klicken.


Nach Abschluss der Vorkontierung wird die Rechnung automatisch an die Finanzbuchhaltung zur Prüfung und Vervollständigung übermittelt.

Im Anschluss an diese Prüfung findet sich die Rechnung im Arbeitsvorrat der zuvor zur Anordnung ausgewählten und berechtigten Person oder Personen. Diese Person kann alle Rechnungsdetails kontrollieren. Dazu gehören die Kopfdaten, Kontierungsdaten und sämtliche während des Bearbeitungsprozesses eingetragenen Kommentare der anderen beteiligten Personen. Die Anordnung wird vorgenommen, indem vor jeder Buchungszeile der Haken in der Checkbox gesetzt und mit Klick auf den Freigabebutton bestätigt wird. Alternativ kann mit Klick auf die Fahne die Freigabe aller Rechnungspositionen durchgeführt werden. Zur Anordnung vorgesehen Rechnungspositionen sind an dem Haken in der Zeile erkennbar. Sind alle Zeilen frei gegeben, wird die Anordnung vollzogen durch Klick auf „Sichern“ oben links. Durch einen technischen Hintergrundbenutzer wird die Rechnung nun automatisch gebucht.

Kontakt

E-Mail an: Projektteam DRW

Projekt Digitaler Rechnungsworkflow

Den Anstoß für das Projekt „Digitaler Rechnungsworkflow“ (DRW) gab eine EU-Richtlinie, nach der öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und (medienbruchfrei) verarbeiten können müssen.

Kern des Projekts bildet die Beschaffung und Implementierung einer geeigneten Software, mittels derer die Rechnungsbearbeitung und zugehörige Anordnungsprozedur digital erfolgen kann. Hierzu bedarf es zusätzlich der Standardisierung von Prozessen sowie Zentralisierung von Prozessteilen.  

Projektstruktur und -organisation

Im Lenkungskreis werden Entscheidungen hinsichtlich der Projektausrichtung und des Projektumfangs getroffen. Die Projektleiter berichten diesem in regelmäßigen Abständen zum Projektstand.

 

Das Projektteam setzt sich aus Mitarbeitern des Dezernats Finanzen und des TIK zusammen. Analog wird die Projektleitung von einer Doppelspitze wahrgenommen, welche mit je einer Person des TIK und des Dezernats Finanzen besetzt ist. Zum Projektteam gehören:

  • Herr Mike Holz (Projektleitung TIK)
  • Frau Derya Hibinger (Projektleitung Finanzbuchhaltung)
  • Frau Britta Hammer (TIK - Koordinatorin Fachanwednungen)
  • Herr Erwin Hilb (TIK - Schnittstellen)
  • Herr Jörg Rotzler (TIK - Technische Infrastruktur)
  • Herr Alexander Muks (Dezernat Finanzen)

Daneben werden regelmäßig weitere Personen hinzugezogen, um spezifische Problemstellungen angehen zu können.

  • Institut für Systemdynamik (ISYS)
  • Institut für Parallele und Verteilte Systeme (IPVS)
  • Institut für Sport und Bewegungswissenschaft (ISPO)
  • Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement (IAT)
  • Institut für Organische Chemie (IOC)
  • Institut für Feuerungs- und Kraftwerkstechnik (IFK)
  • Institut für Leistungselektronik und Elektrische Antriebe (ILEA)
  • Institut für Technische und Numerische Mechanik (ITM)
  • Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS)
  • Universitätsbibliothek Stuttgart
  • Dezernat 6

 

Kontakt

Dieses Bild zeigt  Mike Holz
Dipl.-Inf.

Mike Holz

Abteilungsleiter ZVD

 

Derya Hibinger

Stabsstelle Digitalisierungsprojekt, E-Rechnungen, Sonderaufgaben

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