Das passierte in der Pilotphase
Lieferanten mit elektronischem Rechnungsversand
Obwohl bereits etliche Anfragen von Lieferanten zur Umstellung vorliegen, gibt es noch keine offiziellen Umstellungen. Der Grund dafür liegt im geordneten Prozess zur Umstellung:
Bevor ein gesamter Lieferant auf den elektronischen Rechnungsversand an die Universität Stuttgart umgestellt wird, wird zuerst in SAP ermittelt welche die Hauptbesteller an der Universität sind. Anschließend wird dann mit diesen die Umstellung abgestimmt und erst dann erfolgt eine Kommunikation an den Lieferanten inkl. Festlegung des Umstellungszeitpunkts auf E-Rechnung (xRechnung, ZUGFeRD Rechnungsformat 2.0, 2.1). Sobald dies erfolgt ist, wird die Information hier bekannt gegeben.
Dadurch vermeiden wir Irritationen innerhalb der Universität und bei den Lieferanten.
Zusammenfassende Hinweise für die Kommunikation mit Ihren Lieferanten:
Anfragen Ihrer Lieferanten nach elektronischem Rechnungsversand an die Universität Stuttgart senden Sie bitte zur Beantwortung an die Finanzbuchhaltung. E-Mail-Anfragen können Sie an die Mail-Adresse der Finanzbuchhaltung weiterleiten, papierbehaftete Anfragen senden Sie bitte per Hauspost an
Dezernat Finanzen, Abt. 52 Finanzbuchhaltung
Digitaler Rechnungsworkflow
Keplerstr. 7
70174 Stuttgart
Bitte beachten Sie: eine simple Rechnung im PDF-Format stellt keine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung dar.
Nach Umstellung eines Lieferanten sollen weiterhin alle Dokumente mit Ausnahme der Rechnungs selbst (also bspw. Lieferscheine, Abholscheine, Analysenzertifikate, Sicherheitsdatenblätter etc.) an das bestellende Institut gesendet werden, nicht an die zentrale Rechnungsadresse. Das bedeutet, dass Sie Ihren Lieferanten die Adresse des bestellenden Instituts als Lieferanschrift und die folgende als Rechnungsanschrift mitteilen müssen:
Universität Stuttgart
Name des Instituts, FS<Finanzstelle>
Zentraler Rechnungseingang
Keplerstr. 7
70174 Stuttgart
I.d.R. akzeptieren die Lieferanten eine eigene Bestellnummer; diese können Sie gerne für die Zuordnung der Rechnung innerhalb des Instituts nutzen.
Bitte beachten Sie, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht per E-Mail an das zentrale Rechnungs-Postfach gesendet dürfen. Dafür sollte das E-Mail-Postfach der Finanzbuchhaltung verwendet werden.
Weitere Details zum Vorgehen finden Sie im Rundschreiben 32/2020.
Produktivpilot
Seit dem 29.07. 2020 ist die Scanstrecke in der Zentralen Universitätsverwaltung (Abt. 52 Finanzbuchhaltung) produktiv. Am 03. August 2020 wurde erfolgreich an der Universität Stuttgart der Produktivpilot mit zwei Einrichtungen gestartet. Das „Institut für Technische und Numerische Mechanik“ und die Abteilung „TIK - Zentrale Verwaltungsdienste“ können nun Lieferantenrechnungen und Gutschriften digital im Web bearbeiten und zur Buchung freigeben.
Ab sofort ist die Annahme von E-Rechnungen (X-Rechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format 2.0) für alle Einrichtungen möglich.
Alle weiteren Eingangsrechnungen werden bis zum Rollout in Ihrem Bereich weiterhin wie gewohnt papierbasiert behandelt und bearbeitet.
Hinweise für Sie und die Lieferanten der Universität Stuttgart über den elektronischen Rechnungsversand (Stand: August 2020) finden Sie hier:
Die aktuelle Zeitschiene und den Rolloutplan des Digitalen Rechnungsworkfows finden Sie am Ende dieser Seite unter den weiterführenden Links.
Als Überblick über die neue Arbeitsweise mit dem Digitalen Rechnungsworkflow haben wir ein Video eines Rechnungsdurchlaufs für Sie erzeugt.