Projektauftrag und -ziele

Im ersten Schritt findet die Umsetzung der elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung statt. Der zweite Schritt beinhaltet die elektronischen Workflows für interne Vorgänge (interne Verrechnungen, Umbuchungen, Erstattungen etc.). Im dritten Schritt wird die elektronische Ausgangsrechnungsverarbeitung eingeführt.

• Einhaltung der formalen Rahmenbedingungen und gesetzlichen Vorgaben nach der EU-Richtlinie 2014/55, EN 16931 und den entsprechenden Bundes- und Landesgesetzgebungen (E-Rechnungsgesetz, E-Rechnungsverordnung).
• Standardisierung des Rechnungsdurchlaufs für eingehende Rechnungen: Der Eingang und die Erfassung von elektronischen und papierbasierten Rechnungen erfolgt an zentraler Stelle. Die Prüfung und Bearbeitung erfolgt in einem elektronischen Workflow unter Vermeidung von Medienbrüchen, bis zu einer Auszahlungsanweisung in SAP und Bezahlung.
• Standardisierung des Rechnungsdurchlaufs für ausgehende Rechnungen: Die Rechnungsinformationen und Annahmeanordnung sollen elektronisch erfasst und die eigentliche Rechnung an zentraler Stelle erstellt und versandt werden.
• Berücksichtigung und Integration von Drittmittelabrufen, Erstattungen, internen Verrechnungen und Umbuchungen in den Prozessabläufen.
• Implementierung und Prüfung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit einer revisionssicheren Ablage der Rechnungen nach GoBD.
• Schaffung von Transparenz im Rechnungsdurchlauf (zentral & dezentral).
• Vermeidung von Doppelerfassung und Redundanzen sowie zeitliche Verkürzung von Transportwegen, dadurch Aufwandsreduktion und Verkürzung des Rechnungsdurchlaufs und Vermeidung von Skontoverlusten.
• Integration mit dem zentralen SAP-System muss gewährleistet sein.