FAQ

Die meist gestellten Fragen finden Sie in unseren FAQs.

Alle Fragen und Antworten

Beschäftigte

1. Lösungsmöglichkeit:

Für die Anmeldung außerhalb des Campus-Netzes (z. B. im Home-Office) müssen Sie im VPN angemeldet sein.

2. Lösungsmöglichkeit:

Bitte setzen Sie Ihr Passwort unter siam.uni-stuttgart.de neu. Sie können Ihr momentan verwendetes Passwort verwenden. Mit der Änderung durch das Setzen des Passwortes wird die Synchronisation der Logins neu angestoßen und der Zugang sollte funktionieren.

3. Lösungsmöglichkeit:

Vielleicht wurde der ac-Account als Login groß geschrieben. Der ac-Account muss hier beim Login klein geschrieben werden.

Bitte schreiben Sie eine E-Mail an das Personalservice-Team

Informationen zu Dienstreisen finden Sie unter:

Oder schreiben Sie eine E-Mail an das Personalservice-Team oder das Dienstreise-Team.

Daten ändern. Anschließend nicht nochmals den Antrag abgeben, nur die jeweilige Seite speichern und den Antrag verlassen.

Das genaue Vorgehen ist im Handbuch beschrieben.

Für die Übergangsphase bis zur Digitalen Dienstreiseabrechnung Mitte 2024: Der Antrag wird ausgedruckt (siehe Handbuch) und in Papierform der papierbasierten Abrechnung beigeheftet. Das Vorgehen zur Abrechnung bleibt in der Übergangsphase wie bisher bestehen.

Die Informationen zur Bahn-Card werden erst für die Abrechnung benötigt und können daher im Antrag nicht hinterlegt werden. Dies ist ein Abrechnungsthema und wird zukünftig in der Digitalen Dienstreiseabrechnung berücksichtig.

Die CO₂-Abgabe muss wie bisher gemeldet werden. Eine Programmerweiterung ist in Arbeit.

Bitte schreiben Sie eine E-Mail mit den relevanten Daten an das Personalservice-Team

Derzeit sind nur die Kostenstellen analog zur Beschäftigungsstelle/Finanzstelle hinterlegt. 

Bei einer Finanzstellen übergreifender Finanzierung, bitten wir jeweils um interne Abstimmung und Einholung einer schriftlichen Bestätigung, z.B. per Mail.

Die Funktion "Verwaltung" hat Zugriff auf alle Finanzstellen und kann somit die Einpflege oder Änderung vornehmen.

Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich, in der Abrechnung müssen evt. abweichende Angaben eingetragen werden.

Teamorganisation

Zur schnellen Genehmigung wählen Sie den entsprechenden Workflowschritt (genehmigen/ablehnen) direkt in der "Vorgangsübersicht" unter "Alle Vorgänge anzeigen" aus und wählen Sie aus dem Dropdownmenü, die Person für den nächsten Workflowschritt im Genehmigungsprozess aus.

Wenn Sie im Genehmigungprozess als Anordnungsbefugter im System hinterlegt sind, haben Sie den Workflowschritt zur finanziellen Freigabe in Ihrer Verantwortung.

Wählen Sie im Schritt „Teamorganisation: Anträge bearbeiten“ in der Übersicht der Ihnen zu Anträge, über das „Stift Symbol“ den entsprechenden Antrag aus. Sie sehen eine Übersicht des Antrags.

Im Abschnitt Finanzierung haben Sie die Möglichkeit über das Klicken der Schaltfläche „Finanzierung bearbeiten“ auf den Bearbeitungsdialog zu gelangen.

Tragen Sie nun die korrekte Finanzierung ein. Bitte bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Speichern“.

Anschließend gelangen Sie mit „Zurück“ auf die Seite zur Eingabe Ihrer Freigabe. Scrollen Sie ganz nach unten, dort finden Sei die Eingabe. Alternativ finden Sie die Eingabe zur Genehmigung in der Funktion „Anträge bearbeiten“.

Teamorganisation →  Startseite →  Berechtigungen →  Workflowbezogene Berechtigungen

Zum Start des Personal-Online-Service sind die Vertretungen nach Ihren Vorgaben bereits im System hinterlegt und über ein Dropdown-Menü auswählbar.

Eine neue/andere Vertretung muss zunächst von Dezernat 4 angelegt werden. Wenden Sie sich hierfür bitte an dienstreise@verwaltung.uni-stuttgart.de.  Sobald die neue Vertretung im System angelegt ist, können Sie diese über das Dropdownmenü auswählen.

Direkter Vorgesetzter, Anordnungsbefugter und auch Dienstvorgesetzter können ein und dieselbe Person sein.

Beispiel DR eines Abt.leiter in der ZV. Dann ist der Dezernent für alle drei Unterschriften zeichnungsberechtigt. Der Dezernent muss dann alle 3 Freigabeschritte bestätigen.

→ Die Freigabe der Finanzierung und die finale Genehmigung können in dem Kombischritt "Dienstreiseantrag Finanzierung geprüft udn genehmigt" vereint und somit mit nur einem Klick durchgeführt werden.

Die Funktion des Benutzers lässt sich durch Klicken auf "Dienstreisantrag" in der blauen Kopf-Leiste wechseln.

Anschließend sehen Sie die Funktionsübersicht, mit all Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen.

Die Funktion Dienstreiseantrag erhält jeder Bedienstete der Uni Stuttgart automatisch. 

Die Funktion Verwaltung wurde abgefragt und aufgrund der Rückmeldungen vergeben.

Bei Änderungen eine Mail an dienstreise@verwaltung.uni-stuttgart.de senden.

Die Funktion Teamorganisation erhalten direkte Vorgesetzte , Anordnungsbefugte (diese werden automatisiert aus dem digitalen Rechnungsworkflow übernommen) und Dienstvorgesetzte (wurden entsprechend der Regelungen des Rundschreiben Anfang 2022 eingepflegt).

Bei Änderungen eine Mail an dienstreise@verwaltung.uni-stuttgart.de senden.

Verwaltung

Verwaltung →  Startseite →  Dienstreiseanträge verwalten →  Dienstreiseantrag kopieren (Beschäftigte des Instituts) → Suche starten (mit oder ohne Eingabe von Suchbegriffen)

Verwaltung →  Startseite →  Dienstreiseanträge verwalten →  Dienstreiseantrag kopieren (Beschäftigte des Instituts) → Suche starten (mit oder ohne Eingabe von Suchbegriffen) → "Zielort" anklicken

Verwaltung →  Startseite →  Dienstreiseanträge verwalten →  Dienstreiseantrag kopieren (Beschäftigte des Instituts) → Suche starten (mit oder ohne Eingabe von Suchbegriffen) → "Zielort" anklicken → Detail-Seite wird angezeigt → ganz unten findet sich die Funktion "Details drucken"

 Verwaltung → Startseite  → Dienstreiseanträge verwalten →  Dienstreiseantrag bearbeiten (Beschäftigte des Instituts) → Suche starten (mit oder ohne Eingabe von Suchbegriffen) → Zu bearbeitenden Antrag auswählen → bearbeiten

Anschließend nicht nochmals den Antrag abgeben, nur die jeweilige Seite speichern und den Antrag verlassen.

Vor den finalen Genehmigung durch die Dienstvorgesetzten kann die Finanzierung durch die Verwaltung oder die Anordnungsbefugte geändert werden. Nach der finalen Genehmigung ist die Finanzierung erst wieder bei der Reiseabrechnung zu ändern.

Derzeit gibt es systemseitig einen Fehler, welcher die Weiterleitung in der Rolle Verwaltung in der Bearbeiten Maske (Antrag mit dem gelben Stift öffnen) nicht korrekt verarbeitet. 
Bitte führen Sie, bis zur Lösung des Fehlers, Ihre Aktion nur in der Übersichtsmaske „Alle Vorgänge anzeigen“ durch.

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