Arbeitsschutzmanagementsystem
Die Universität Stuttgart möchte mit einem Arbeitsschutzmanagementsystem (ASM) die Sicherheit und Gesundheit aller Beschäftigten und Studierenden verbessern: egal ob in der Werkstatt, im Büro, im Hörsaal oder während des Praktikums.
Zusammen mit dem Umweltschutz bildet das Arbeitsschutzmanagement ein integriertes HSE-Managementsystem (Health, Safety and Environment) und sorgt für erhöhte Rechtssicherheit sowie ein positives Arbeits- und Studienumfeld.
Das Arbeitsschutzmanagementsystem soll den Arbeitsschutz effektiv in den Betriebsalltag integrieren. So können Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeitenden und Studierenden bei Arbeit und Studium sichergestellt und verbessert werden.
Dies wird erreicht durch:
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die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften,
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das systematische Ineinandergreifen der Elemente des AMS,
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die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsschutzleistung und
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die Integration von Sicherheit und Gesundheitsschutz in die Abläufe der Organisation
Das Projekt verfolgt hauptsächlich das Ziel, bereits bestehende Abläufe zu digitalisieren und zu vereinheitlichen.
Details zu den einzelnen Themen finden Sie im unten angeführten Glossar und auch im Handbuch der Verwaltung
Die Ausschreibung wurde erfolgreich abgeschlossen.
Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass die Quentic GmbH mit Hauptsitz in Berlin am 10.10.2025 den Zuschlag erhalten hat. Mit diesem renommierten Anbieter haben wir einen wertvollen Partner gefunden. Nun beginnen wir mit der nächsten Projektphase und bereiten die Implementierung vor. Selbstverständlich werden wir Sie regelmäßig über die Fortschritte informieren.
Welche Veränderungen für welche Personengruppe werden konkret angestrebt?
für Sie als Führungskraft
- Umfassende Hilfe, um die gesetzlichen Arbeitsschutzvorschriften zu erfüllen und Haftungsrisiken zu minimieren
- Erhöhung der Arbeitsschutzkompetenz durch softwaregestützte Prozesse
- Entlastung durch Optimierung der Organisation und Vereinfachung der Prozessabläufe
- vollständige und rechtssichere digitale Dokumentation aller Vorgänge und Prüfungen (z.B. für Behörden oder der UKBW)
- Klare Zuständigkeiten und Transparenz nach innen und außen (Austausch Unileitung und Institute)
für alle Beschäftigte und alle Studierende
- Etablierung eines sicheren und gesunden Arbeits- und Lernumfeld
- Schaffung einer umfassenden Übersicht zu den relevanten Unterweisungsthemen inkl. eines einfacher Zugangs, flexibler Zeiteinteilung und individuellem Lerntempo
- Transparenz zur Regelungen der Prozesse und der Zuständigkeiten
- Einfache Kommunikation bei Fragen oder Vorschlägen
Glossar - Begriffserläuterungen
- Gewährleistung des sicheren Zustands der Arbeitsmittel
- Modernes Prüfungsmanagement zur Übersicht, Planung, Terminüberwachung und Dokumentation von Prüfungen
- Einfache Verwaltung von Arbeits- und Gefahrstoffen, biologischen Arbeitsstoffen und Gefahrgütern
- Kennzeichnung von Gefahrstoffen gemäß der internationalen Vorschriften GHS/CLP
- Ableitung von Arbeitsmedizinischen Vorsorgen und Unterweisungen
- Hilfe, um Gefährdungen systematisch zu erkennen und das Risiko zu bewerten,
- Unterstützung bei der Auswahl der Schutzmaßnahmen, der Umsetzung und der Wirksamkeitskontrolle
- Rechtsichere Dokumentation
- Betriebsanweisungen einfach erstellen
- Einschlägige Rechtsnormen zentral verzeichnen
- Infos zur Aktualisierung an alle Verantwortlichen der abgeleiteten Rechtspflichten weitergeben
- Organisation, Durchführung und Dokumentation von (Online)-Unterweisungen
- Sicherheitsunterweisungen und Qualifizierungsmaßnahmen mitarbeiterbezogen koordinieren und organisieren
- Umfangreicher Vorlagenkatalog zu allgemeinen und verbreiteten Themen
- Einstellen von eigenen und externen Schulungsinhalten
- Online-Meldung von Arbeits- und Wegeunfällen, Beinaheunfällen und Verbandsbucheinträge
- Einfache und zeitnahe Benachrichtigung der zuständigen Stellen (UKBW, D4, Sicherheitswesen, Personalrat)
- Unterstützung bei der Unfall-Untersuchung und Auswertung (Statistik)
Zeitleiste
- 2025
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- Vorbereitung und Organisation des Projekts
- Soll-Definition der Funktionen und Anforderungen
- Ausschreibung zur Beschaffung und Implementierung einer passenden Software-Lösung
- Zuschlagserteilung
- Beginn Umsetzung der Implementierung
- 2026
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Fortführung Umsetzung der Implementierung
- Organisation und Durchführung von Funktions- und Anwendungstests
- Schulung der relevanten Personen
- Phasenweiser Rollout
- Stabilisierung und Hypercare-Phase
- Übergang in den Regelbetrieb
- Begleitend
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- Regelmäßige Abstimmung u.a. mit Dezentralen Einheiten, Zentralen Einheiten, Personalrat, Datenschutz, RUS-CERT
- Change-Kommunikation
- Anschließende Schritte
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- Sicherstellen des stabilen Regelbetriebs
- Identifizierung weiterer Optimierungsmöglichkeiten