Zeitschiene

Projektablauf und -meilensteine.

Anhand der Zeitschiene kann der grobe Stand des Projekts nachverfolgt werden. Die Zeitschiene wird in regelmäßigen Abständen an die aktuellen Entwicklungen angepasst.

Projektplan – Zeitschiene und Meilensteine

April 2019

Vertragsverhandlungen mit dem Ziel einen Vertragsabschluss Anfang/Mitte Mai 2019 zu erzielen.

Juni 2019

Projekt Kick-Off

September 2019

IT-Basiskonzeption und -installation

Oktober 2019

Konzeption der Eingangsrechnungsverarbeitung

November 2019

Customizing des Testsystems der Eingangsrechnungsverarbeitung

Ende November 2019

KeyUser-Schulungen

Dezember 2019

Testphase der Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb des Projektteams

Ende Januar 2020

Zugang der Piloten auf das Testsystem

Februar 2020

Testphase der Piloten bzgl. Eingangsrechnungsverarbeitung

Mitte Februar 2020

Erarbeitung der Schnittstellen zu ERP-Systemen der Institute

März 2020

Umsetzung der Rollenvergabe mit Anbindung des IDM

25. März 2020

Invormationsveranstaltung zum Projektstand. Ist abgesagt worden.

März bis Juni 2020

IT Themen

  • Fertigstellung und Härtung des Produktivsystems
  • Anbindung der AC-Accounts
  • Umsetzung von weiteren Schnittstellen
  • Dokumentation der technisch und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) für das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten

Fachliche Themen

  • Umsetzung der Anpassungs- und Entwicklungsbedarfe
  • Durchführung von Fachtests mit den Piloteinrichtungen
  • Interne Schulungen in der Finanzbuchhaltung
  • Weitere Abstimmungen mit Personalrat, Datenschutzstelle und Informationssicherheit
  • Einholen von Informationen von den dezentralen Einrichtungen für den Freigabeworkflow im neuen System
  • Entwicklung Schulungskonzept für Anwender
Seit 6. August 2020

Annahme von elektronischen Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD-Format 2.0) von allen Lieferanten für alle Einrichtungen (keine reine PDF-Rechnungen) und schrittweiser Rollout des elektronischen Workflows, beginnend mit den Pilotinstituten sowie schrittweise Schulung von Anwendern.

August 2020

Start Produktivpilot ITM
Start Produktivpilot TIK ZVD

Begleitung Produktivpiloten durch Projektteam, Fehlerbehebung, Einarbeitung Rückmeldungen

Ab Mitte September 2020

Erweiterter Pilotbetrieb
Erarbeitung Roll-Out-Plan

Ab Anfang 2021

Schrittweiser Rollout der digitalen Rechnungsbearbeitung auf die gesamte Universität. Für Details siehe Rolloutplan.

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