Anhand der Zeitschiene kann der grobe Stand des Projekts nachverfolgt werden. Die Zeitschiene wird in regelmäßigen Abständen an die aktuellen Entwicklungen angepasst.
Projektplan – Zeitschiene und Meilensteine
- April 2019
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Vertragsverhandlungen mit dem Ziel einen Vertragsabschluss Anfang/Mitte Mai 2019 zu erzielen.
- Juni 2019
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Projekt Kick-Off
- September 2019
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IT-Basiskonzeption und -installation
- Oktober 2019
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Konzeption der Eingangsrechnungsverarbeitung
- November 2019
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Customizing des Testsystems der Eingangsrechnungsverarbeitung
- Ende November 2019
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KeyUser-Schulungen
- Dezember 2019
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Testphase der Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb des Projektteams
- Ende Januar 2020
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Zugang der Piloten auf das Testsystem
- Februar 2020
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Testphase der Piloten bzgl. Eingangsrechnungsverarbeitung
- Mitte Februar 2020
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Erarbeitung der Schnittstellen zu ERP-Systemen der Institute
- März 2020
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Umsetzung der Rollenvergabe mit Anbindung des IDM
- 25. März 2020
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Invormationsveranstaltung zum Projektstand. Ist abgesagt worden.
- März bis Juni 2020
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IT Themen
- Fertigstellung und Härtung des Produktivsystems
- Anbindung der AC-Accounts
- Umsetzung von weiteren Schnittstellen
- Dokumentation der technisch und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) für das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
Fachliche Themen
- Umsetzung der Anpassungs- und Entwicklungsbedarfe
- Durchführung von Fachtests mit den Piloteinrichtungen
- Interne Schulungen in der Finanzbuchhaltung
- Weitere Abstimmungen mit Personalrat, Datenschutzstelle und Informationssicherheit
- Einholen von Informationen von den dezentralen Einrichtungen für den Freigabeworkflow im neuen System
- Entwicklung Schulungskonzept für Anwender
- Seit 6. August 2020
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Annahme von elektronischen Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD-Format 2.0) von allen Lieferanten für alle Einrichtungen (keine reine PDF-Rechnungen) und schrittweiser Rollout des elektronischen Workflows, beginnend mit den Pilotinstituten sowie schrittweise Schulung von Anwendern.
- August 2020
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Start Produktivpilot ITM
Start Produktivpilot TIK ZVDBegleitung Produktivpiloten durch Projektteam, Fehlerbehebung, Einarbeitung Rückmeldungen
- Ab Mitte September 2020
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Erweiterter Pilotbetrieb
Erarbeitung Roll-Out-Plan - Ab Anfang 2021
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Schrittweiser Rollout der digitalen Rechnungsbearbeitung auf die gesamte Universität. Für Details siehe Rolloutplan.