Rollout

Schrittweise universitätsweite Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung.

Rolloutplan

Das System wird nach einer im August 2020 begonnenen Testphase ab Oktober 2020 zunächst mit den Piloteinrichtungen produktiv gesetzt werden. Nach der erfolgten Umstellung dieser Piloteinrichtungen werden sukzessive in einem geordneten Rollout alle anderen Einrichtungen der Universität auf die digitale Rechnungsbearbeitung umgestellt. Der Rollout soll bis Ende Mai 20201 abgeschlossen werden.

Juli 2020
  • Annahme von E-Rechnungen (XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format 2.0) für alle Einrichtungen. Die E-Rechnung wird den Einrichtungen, die keine Piloteinrichtungen sind, per E-Mail weitergeleitet. Die Bearbeitung erfolgt für diese Einrichtungen noch papierbasiert.
  • Papierrechnungen gehen für alle Einrichtungen noch dezentral ein.
  • Piloteinrichtungen schicken Papierrechnungen zunächst über eine spezielle Mappe an die Finanzbuchhaltung.
  • Piloteinrichtungen arbeiten mit dem digitalen Workflow für alle Rechnungen.
  • Interne Vorgänge (inkl. Dienstreiseabrechnungen) für alle wie bisher papierbasiert.
  • In der Finanzbuchhaltung werden grundsätzlich bereits alle Vorgänge (auch papierbasierte) für ein einheitliches Archiv eingescannt.
August 2020 - Oktober 2020

Produktivpilot mit den aufgeführten Einrichtungen erfolgreich beendet:

  • „Institut für Technische und Numerische Mechanik“
  • Abteilung „TIK - Zentrale Verwaltungsdienste“
  • Institut für Leistungselektronik und Elektrische Antriebe
Oktober 2020 - Jahresende 2020

Produktivsetzung weiterer festgelegter Piloteinrichtung:

  • Technische Informations- und Kommunikationsdienste
  • Institut für organische Chemie
  • Institut für Systemdynamik
  • Institut für Parallele und Verteilte Systeme
  • Dezernat 5
  • Dezernat 6
  • Institut für Sportwissenschaften

Erstellung von Schulungsvideos und Trainingsmaterial.

Anfang 2021

Virtuelle Informationsveranstaltung zum universitätsweiten Rollout.

Januar/Februar 2021

Aufnahme der Zentralen Verwaltung und Aufnahme der Fakultäten 1 bis 4 in den digitalen Rechnungsworkflow.

März/April 2021

Aufnahme der Fakultäten 5 bis 9 in den digitalen Rechnungsworkflow.

Anfang April 2021

Umstellung auf zentrale Rechnungsanschrift für Papierrechnungen und entsprechende Information an alle Lieferanten.

Mai 2021

Aufnahme Fakultät 10 und Zentrale Einrichtungen in den digitalen Rechnungsworkflow.

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