FAQ

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Anträge zum Sommersemester 2025 werden im bisherigen Verfahren abgewickelt

Anträge während des Sommersemester 2025 zum aktuellen Semester werden entweder im bisheriges Verfahren oder bereits im digitalen Workflow abgewickelt (diese Entscheidung trifft die antragstellende Person)

Anträge zum Wintersemester 2025/26 (Einstellungsdatum 01.10.2025) werden verpflichtend im digitalen Workflow abgewickelt

Ja, die bisherigen Delegationen haben weiterhin bestand. Detailliertere Informationen finden Sie im Formularnavigator.

Das Zwischenspeichern eines Antrags ist möglich. Das System vergibt dann selbständig den Bearbeitungsschritt „nicht weitergeleitet/geparkt"

Folgende Dokumente sind anzufügen:

Dokumentart:Einstellungsunterlagen

Dokumentart:LBV-Formulare (alle zusammengefasst in einem Dokument)

Dokumentart:Verträge (alle zusammengefasst in einem Dokument)

Achten Sie darauf, die Dateien korrekt zu benennen:

  • Beispiele: 20241001_Personalbogen_Mueller
    (Beschäftigungsbeginn im Format yyyymmdd_Dateiinhalt_Nachname der Hilfskraft)
  • Bitte achten Sie auf das Dateiformat. Zulässig sind folgende: pdf, doc, docx, gif, jpg, jpeg
  • Es können maximal 10 Dokumente mit einer maximalen Größe von jeweils 10 MB hochgeladen werden.
  • Scans sind grundsätzlich in schwarz/weiß anzufertigen.
  • Erläuterungen/Ausfüllhinweise/Hinweisblätter insbesondere der LBV Formulare werden nicht eingescannt.

Verträge von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften werden in digitaler Form akzeptiert. Der Vertrag mit den handschriftlichen Unterschriften kann eingescannt und im Antrag hochgeladen werden. Die Unterzeichnung der Arbeitsverträge mittels digitaler Signatur ist nicht zulässig.

Im bisherigen papierbasierten Antragsverfahren wurde den Beschäftigungsstellen Mehrfertigungen der Arbeitsverträge zur Kenntnis übermittelt. Im digitalen Workflow haben die Beschäftigungsstellen den Vertrag im Delegationsverfahren direkt vorliegen und erhalten keine weitere Ausfertigung durch das Dezernat Personal und Recht.

Die Verträge der wissenschaftlichen Hilfskräfte bzw. die Verträge der studentischen Hilfskräfte ohne Delegation werden nach Unterzeichnung durch das Dezernat Personal und Recht per E-Mail an die antragstellende Person der Beschäftigungsstelle gesendet. Der Vertrag ist der Hilfskraft durch die Beschäftigungsstelle zu übermitteln. 

Die Ablage der Hilfskraftanträge erfolgt an den Beschäftigungsstellen weiterhin nach den internen Regelungen – analog zur bisherigen Handhabung bei Papierverträgen. 

Das Dezernat Personal und Recht bewahrt die Hilfskraftverträge gemäß den datenschutzrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf.

Die SVA-Suche prüft, ob die einzustellende Person bereits im Personalverwaltungssystem erfasst ist – unabhängig davon, ob aktuell ein Beschäftigungsverhältnis besteht oder nicht. Jede Person darf im System nur einmal erfasst sein. Durch die Suche wird vermieden, dass ein doppelter Datensatz angelegt wird. Das neue Beschäftigungsverhältnis wird so korrekt den bestehenden Stammdaten zugeordnet. Doppelte Datensätze führen nicht nur zu Unstimmigkeiten im Personalsystem, sondern auch zu Folgefehlern in weiteren Systemen (z. B. SIAM), etwa zur Erstellung eines zweiten ac-Accounts oder einer zusätzlichen E-Mail-Adresse. Wird ein doppelter Datensatz festgestellt, muss der Antrag abgelehnt werden. Es ist dann ein neuer Antrag zu stellen – nach vorheriger SVA-Suche.

Der digitale Hilfskraftantrag basiert auf einem neuen Modul des Softwareherstellers HIS, das in Zusammenarbeit mit einer anderen Universität entwickelt wurde. Einige Konfigurationen wurden auf Grundlage der Prozesse dieser Pilotuniversität umgesetzt. Dazu gehört auch, dass im Freigabeschritt keine Einsicht in die Anlagen möglich ist – aus datenschutzrechtlichen Gründen. In der Anwendung an der Universität Stuttgart zeigt sich inzwischen, dass diese Einschränkung nicht immer sinnvoll ist. Um die freigebende Person besser über den Antrag auf Einstellung oder Weiterbeschäftigung zu informieren, wurde der Softwarehersteller um eine funktionale Erweiterung gebeten. Die Umsetzung ist bereits in Arbeit, wird aber noch etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Der digitale Hilfskraftantrag umfasst derzeit zwei Bearbeitungsschritte durch die jeweilige Beschäftigungsstelle: die Antragstellung und die anschließende Freigabe. Mit der Freigabe durch die Institutsleitung oder eine anordnungsbefugte Person wird bestätigt, dass sowohl die Finanzierung der Hilfskraft gesichert ist als auch, dass die Tätigkeit ausschließlich wissenschaftlichen Aufgaben in Forschung und Lehre dient.  Die Freigabe kann nur durch Personen erfolgen, die für die jeweilige Beschäftigungsstelle freigabeberechtigt sind. Eine Weiterleitung des Antrags zur Freigabe an Personen außerhalb der zugehörigen Organisationseinheit ist nicht möglich. Falls die Finanzierung zusätzlich durch eine andere Stelle (z. B. das Dezernat Finanzen oder eine projektmittelverwaltende Organisationseinheit) bestätigt werden muss, ist diese Bestätigung vor der Antragstellung – etwa per E-Mail – einzuholen. Die Bestätigung kann gemeinsam mit dem Vertrag als Anlage dem Antrag beigefügt werden.

Hinter jedem gebuchten digitalen Antrag steht noch immer die Prüfung des Vorganges durch die Sachbearbeitung. Die Bearbeitungszeit ist abhängig vom Antragsaufkommen (Spitzenzeiten zum Semesterbeginn). In der aktuellen Übergangsphase verzögert die parallele Bearbeitung von papierbasierten und digitalen Antrag die Bearbeitungszeit zusätzlich. Deshalb kann es bei der Bearbeitung sowohl der papierbasierten als auch bei den digitalen Anträgen aktuell zu Verzögerungen kommen. Wir bitten daher darum, die grundsätzlich bekannte Antragsfrist von 2–3 Wochen weiterhin einzuhalten.

Bitte beachten Sie, dass Sie im Rahmen des digitalen Antrags keine automatisch generierte Eingangsbestätigung des Antrag beim Dezernat Personal und Recht erhalten. Sie erhalten eine Buchungsbestätigung sobald die Bearbeitung des Antrags durch die Sachbearbeitung des Dezernat Personal und Recht abgeschlossen ist. Bei Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsvorgängen ohne Delegation darf die Aufnahme der Beschäftigung erst nach Übersendung des gültigen Arbeitsvertrages erfolgen.

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