Digitale Hilfskraftverwaltung
Die Digitalisierung der Beschäftigtenprozesse startet mit der Umsetzung der digitalen Hilfskraftverwaltung.
Diese soll ermöglichen
- die Einstellung von Hilfskräften in einem elektronischen Workflow durchzuführen und
- eine digitale Hilfskraftakte aufzubauen.
Verbesserungen und Erleichterungen für die Fakultäten, Institute und Einrichtungen der Universität Stuttgart werden sich dadurch zeigen, dass
- sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren,
- Daten nur einmal erfasst werden,
- Transparenz zunimmt und
- Prozesslaufzeiten schneller werden.
Handbuch und Schulungsunterlagen
Die digitale Hilfskraftverwaltung startet!
Die digitale Hilfskraftverwaltung startet zum 02. Juni 2025
Die neue Digitale Hilfskraftverwaltung erfolgt ab dem 02. Juni 2025 über den Personal-Online-Service der Universität Stuttgart.
Es ist soweit, wir gehen mit der Digitalen Hilfskraftverwaltung am 02. Juni 2025 live.
Übergangsphase Sommersemester 2025: Einstellungsanträge für Beschäftigungen im laufenden Sommersemester 2025 (und ggf. darüber hinaus) können entweder wie bisher papierbasiert oder über die digitale Hilfskraftverwaltung gemeldet werden.
Ab dem Wintersemester 2025/26 (Einstellungen und Weiterbeschäftigungen ab dem 01.10.2025) ist der Antrag über die digitale Hilfskraftverwaltung verpflichtend.
Als Antragstellende ….
- Erstellung und Bearbeitung eines Hilfskraft- oder Lehrbeauftragtenantrags
- Antragsstatus einsehen
Als Vorgesetzte…
- In „Alle Vorgänge anzeigen“ sehen Sie eine Vorgangsübersicht über alle Vorgänge, für die Sie momentan eine Aktion ausführen können.
- Freigabe des Hilfskraft- oder Lehrbeauftragtenantrags im Workflow.
Was ändert sich konkret?
Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge erfolgen online.
Die antragstellende Person am Institut oder an der Einrichtung legt selbst seinen/ihren Antrag an und lädt alle relevanten Dokumente hoch.
Verträge von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften werden in digitaler Form akzeptiert.
Die Übersicht über die verschiedenen Bearbeitungsschritte schaffen Transparenz darüber, in welchem Status der Antrag aktuell ist und welcher Bearbeitungsschritt durch wen als nächstes folgen wird.
Die Berechtigungen für diese Bearbeitungsschritte sind bereits initial eingerichtet. Ergänzungen und Anpassungen sind jederzeit möglich.
Ziele
Das Projekt "Digitale Beschäftigtenprozesse" verfolgt das Ziel, papierbasierte Beschäftigungsprozesse zu digitalisieren.
In der ersten Phase wird dazu die Einstellung von Hilfskräften und die Antragsstellung von Lehrbeauftragten in einen digitalen Workflow-Prozess überführt.
Als weiterer Baustein erfolgt die Vorbereitung der digitalen Personalaktenführung in der Hilfskraftverwaltung.
Zeitleiste
In der ersten Phase erfolgt die Umsetzung der digitalen Hilfskraftverwaltung und der Antragstellung der Lehrbeauftragten.
Nach dem Rollout werden weitere Beschäftigungsprozesse digitalisiert.
Phasenplan Beschäftigtenprozess
- Hilfskraftverwaltung (2024)
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- Vorbereitung
- Soll-Definition
- Umsetzung
- Test
- Hilfskraftverwaltung (2025)
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- Rollout
- Schulungen
- Stabilisierung
- Betrieb
Begleitend:
- Change-Kommunikation
- Abstimmungen mit Datenschutzstelle und Personalrat
- Vorbereitung Personalakte im DMS
- Anschließende Schritte
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- Sicherstellen des stabilen Betriebs
- weitere Beschäftigtenprozesse