Der Digitale Rechnungsworkflow der Universität Stuttgart

Das ist Ingrid. Sie arbeitet als Sekretärin am Institut für Rechnungslegung und muss eingehende Rechnungen bearbeiten. Bisher bedeutet das: Papierbelege wälzen, Belegdaten in den Computer eintragen, Formulare ausfüllen und Hauspostumschläge füllen.

Das ist Sonja. Sie arbeitet in der zentralen Finanzbuchhaltung und möchte die Rechnungsbearbeitung für alle vereinfachen. Papierbelege sollen der Vergangenheit angehören und Rechnungen sollen ohne Medienbrüche verarbeitet werden.

In die Hände spielt ihr dabei die gesetzliche Einführung der elektronischen Rechnung. In so einer E-Rechnung sind die Belegdaten in einem standardisierten Format enthalten, das ein Computer direkt einlesen und verarbeiten kann.

Diese neuartigen E-Rechnungen müssen laut Gesetz medienbruchfrei verarbeitet werden - und das will Sonja mit einem Digitalen Rechnungsworkflow für die ganze Universität und alle Rechnungen erreichen. Damit können dann auch Papier- und simple PDF-Rechnungen vollständig digital in einer Webanwendung bearbeitet werden.

Mit dem Digitalen Rechnungsworkflow kann Sonja eine neu eingegangene Rechnung Ingrids Institut per Mausklicks direkt zur Bearbeitung zuweisen. Das System liest die Rechnungsdaten automatisch aus der E-Rechnung aus.

Ingrid kann die Rechnung mit wenigen Mausklicks am Institut an die Verantwortlichen zur Richtigzeichnung und Freigabe weitergeben. Alle Beteiligten arbeiten vollständig digital.

Mit dem Digitalen Rechnungsworkflow macht die Universität einen großen Schritt in Richtung der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse. Informieren Sie sich auf der Internetseite des Projekts, wie für Sie und Ihre Einrichtung die Umstellung auf den Digitalen Rechnungsworkflow ablaufen wird und wie Sie von der digitalen Rechnungsbearbeitung profitieren werden.