Benutzungsordnung
Vorbemerkung
Begriffe
Die unterzeichnende Person ist in der Benutzungsordnung als „Ich“ beschrieben. Das Organisationsteam unter Zuständigkeit des Agility Labs, das die Zugänglichkeit und Buchbarkeit des Raumes sicherstellt, wird als „Organisationsteam“ bezeichnet.
Gültigkeit
Diese Benutzungsordnung gilt, bis eine neue Version erstellt wird oder der Raum einer anderen Nutzung zugeführt wird. In diesen Fällen werden Teilnehmende per E-Mail informiert.
Teilnahme an der Nutzung
Für die Teilnahme an der Raumnutzung bin ich einverstanden, namentlich mit meiner Transpondernummer und meiner E-Mail-Adresse auf einer geschützten Liste in Confluence erfasst zu werden. Auf diese Liste hat nur das Organisationteam Zugriff.
Ich bekomme auf meinen Transponder eine Freischaltung für die Außentüre des Gebäudes zum Innenhof sowie die Raumtüre selbst.
Die Teilnahmeberechtigung und Freischaltung endet,- auf eigenen Antrag mit Mitteilung ans Organisationsteam,
- mit Ende meines Arbeitsverhältnisses an der Universität Stuttgart,
- wenn die Benutzungsordnung ausläuft und ich eine neue Benutzungsordnung nicht annehme,
- bei mehrmaligem oder grobem Verstoß gegen die Benutzungsordnung (z. B. bei absichtlicher Sachbeschädigung, rücksichtslosem Verhalten, Buchungen ohne Nutzung).
Ich bin einverstanden, in einen Webex-Kanal zur Abstimmung zum Raum mit anderen Nutzenden aufgenommen zu werden.
Ich bin einverstanden, dass ich für organisatorische Angelegenheiten (z. B. Änderungen der Benutzungsordnung) in einen E-Mail-Verteiler aufgenommen werde.
Buchung und Koordination
Eine Reservierung des kompletten Raums ist nicht möglich.
Für die geregelte Raumnutzung sind Buchungen notwendig. Dazu bin ich einverstanden, dass meine Reservierungen von anderen Nutzungsteilnehmenden gesehen werden können.
Um einen der höhenverstellbaren Schreibtische zu nutzen, buche ich im Vorfeld. Sollte ich meine Buchung nicht mehr benötigen, storniere ich sie direkt nach Bekanntwerden der Änderung, damit andere den Platz verlässlich nutzen können.
Die Plätze an den Konferenztischen sind für kurzfristige Nutzung verfügbar. Sofern sich zeigt, dass auch hier verlässliche Planungen notwendig sind, werden sie ins Buchungssystem aufgenommen.
Verhalten im Raum
Zutritt/Verlassen
Den Transponder muss ich vor Zutritt in den Raum täglich neu an einem Cardlink-Terminal (z. B. neben den Eingängen ins Gebäude Universitätsstraße 32) validieren. (Weitere Informationen zum elektronischen Raumzutritt.)
Wenn ich als letzte Person den Raum verlasse, sperre ich ihn wieder zu.
Kommunikation
Wenn mehrere Personen im Raum arbeiten, verhalte ich mich so geräuschlos wie möglich, u. a. nehme ich bei Gesprächen Rücksicht, dämpfe meine Lautstärke und führe keine Selbstgespräche.
(Video-)Telefonate führe ich ausschließlich über Kopfhörer, niemals über Lautsprecher.
Bei Videokonferenzen setze ich mich so, dass andere im Raum nicht im Bild erscheinen können oder schalte die Kamera aus.
Ich führe im Raum bei Anwesenheit Dritter keine Gespräche über personenbezogene Daten Dritter.
Sauberkeit
Ich entsorge meine Abfälle in den dafür vorgesehenen Eimern im Raum oder in den Containern im Hof. Ich halte den gebuchten Platz sauber und trage auch mit dazu bei, dass der Raum sauber bleibt, indem ich z. B. auch selbst Müll vom Boden aufhebe.
Essen nehme ich nicht am Computerarbeitsplatz zu mir, um die Geräte und den Tisch hygienisch zu halten.
Dokumente
Ich nehme physische Unterlagen und persönliche Gegenstände nach Benutzung mit nach Hause. Für vorübergehende Lagerung bei aufeinanderfolgender Nutzung (nicht länger als eine Woche) stehen Schließschränke zur Verfügung. Dafür trage ich auf dem Schrankplan ein, welchen Schrank ich nutze. Ich bringe den Schlüssel verlässlich wieder.
Wenn ich als Schranknutzer nicht ausfindig gemacht werden kann, bin ich damit einverstanden, dass der Schrank geöffnet wird und die Inhalte vernichtet werden.
Offen herumliegende Dokumente ohne Zuordnung können mit Feierabend entsorgt werden, dessen bin ich mir bewusst.
Testphase und Evaluierung
Bei Auffälligkeiten im Raum oder defekten Gegenständen melde ich dies ans Organisationsteam zurück.
Ich gebe Rückmeldung zu meinen Erfahrungen während der Testphase über das Formular: Formular für Rückmeldungen
Noch kein Transponder?
Datenverarbeitung
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Informationen zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.
2. Beschreibung und Kategorien von Daten
Aus Ihren Eingaben im Formular wird eine E-Mail an das Funktionskonto des Agility Labs der Universität Stuttgart generiert. Zusätzlich zu Ihren Eingaben in die Formularfelder werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst.
Erfasst werden folgende personenbezogene Daten:
- Name
- Mailadresse
- Transpondernummer
- Zustimmung zur Benutzungsordnung
3. Zweck
Das Formular dient Beschäftigten der Universität Stuttgart zur Nutzungsanmeldung an einem internen Co-Working-Space. Für die Betreibenden wird damit die geregelte Organisation des Co-Working-Spaces ermöglicht.
- Die Zustimmung zur Benutzungsordnung ermöglicht die Aufrechterhaltung eines geregelten Betriebs.
- Der Name dient dazu, Personen im Fall der konkreten Raumreservierung zu identifizieren, von nicht angemeldeten Personen zu unterscheiden und bei Teilnahmeende die eingestellten Berechtigungen zu entfernen.
- Die Mailadresse ist für die Kommunikation rund um den Raum erforderlich. Insbesondere bei Änderungen der Benutzungsordnung wird sie benötigt.
- Die Transpondernummer wird für die Freischaltung des Schließsystems benötigt. Eine Verknüpfung mit dem Namen ist für den Fall des Ende der Teilnahme notwendig.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a (Freiwilligkeit), b (Vertrag) und e (Wahrnehmung einer Aufgabe) DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz.
5. Empfänger
Die Nachricht mit Ihren Formulardaten wird von Beschäftigten des Agility Labs der Universität Stuttgart empfangen.
Der Name wird anderen Beschäftigten offengelegt durch einen gemeinsamen Buchungskalender (in einer Login-geschützten Software).
Sofern der Benutzungsgruppe in Webex beigetreten wird, kann auch dort durch die (internen) Teilnehmenden der Name gelesen werden.
Eine Zuordnung von Transpondernummer und Name ist lediglich Beschäftigten des Agility Lab möglich.
6. Dauer der Speicherung
Der Antrag wird elektronisch oder in Papierform bis zum Ende der Teilnahme aufbewahrt und danach vernichtet.
7. Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit
Für eine geregelte Organisation des Co-Working-Space ist eine Zustimmung Voraussetzung.
Die übermittelten Daten können auf Wunsch gelöscht werden, damit endet die Teilnahmeberechtigung.
8. Ihre Rechte
Informationen über Ihre Rechte finden Sie in der Datenschutzerklärung der Universität.