Mit genau dieser volatilen Realität starteten am 3. Februar 2026 rund 80 Assistenzen aus Instituten und der zentralen Verwaltung in den Vormittag im Eulenhof am Campus Vaihingen. Was sie verband: Lust auf Austausch, ehrliche Fragen und der Wille, die eigene Rolle weiterzuentwickeln.
Die Tagung wurde auf Einladung der Kanzlerin der Universität Stuttgart, Anna Steiger, von Stefanie Hannig und ihrem Team aus der Organisationsentwicklung organisiert. Anna-Maria Kubelke und Svenja Schoser, bewährtes Tandem aus ihrer gemeinsamen Zeit im Agility Lab, moderierten die Tagung.
„Zukunft beginnt jetzt“ – und zwar bei uns selbst
Den Auftakt der Tagung machte die externe Referentin Lilia Tripodi. Mit mit einer Keynote verdeutlichte sie, wie viel komplexer unsere Arbeitsrealität geworden ist: Aufgaben verändern sich, KI mischt mit und Stress ist oft systemisch verankert. Statt mit Perfektion können wir diesen Herausforderungen mit Haltung, Selbstmanagement und Lernbereitschaft begegnen. Diese neuen Kompetenzanforderungen trainieren, denn sie machen in einer fragmentierten Arbeitswelt einen großen Unterschied! Im Anschluss zur Keynote konnten die Teilnehmenden mitt der 1-2-4-All-Methode aus den Liberating Structures über ihre größten Herausforderungen, Chancen und den Gestaltungsspielraum im Arbeitsalltag diskutieren. Innerhalb weniger Minuten entstand ein hoher Aktivierungsgrad und die Methode zeigte, welche kollektive Intelligenzvorhanden und offengelegt wird, wenn alle Stimmen gehört werden.
Rollenwandel: Von administrativer Unterstützung zur strategischen Schnittstelle
In der zweiten Keynote präsentierte Susanne Maier Best Practices aus dem Höchstleistungsrechenzentrum der Universität Stuttgart (HLRS) im Rollenwandel der Verwaltung.
Der Beitrag griff die neu definierten Kompetenzanforderungen der Assistenzen auf. Während früher klassische Büroorganisation, Terminmanagement und Schriftverkehr dominierten, übernehmen Assistenzen heute verstärkt strategische Koordinations- und Schnittstellenfunktionen. Diese Entwicklung erfordert ein ausgeprägtes Selbstmanagement, Prozessverständnisse und kommunikative sowie digitale Kompetenzen. Der entscheidende Punkt dabei: Die Assistenzrolle wirkt als stabilisierende Kraft im dynamischen Umfeld der Uni. Sie verbindet operative Umsetzung mit strategischer Orientierung und ist daher entscheidender denn je!
Open-Space-Format als Austauschplattform
Nach den Impulsvorträgen brachten die Teilnehmenden im Open-Space-Format ihre eigenen Themen ein. Die kreative Energie im Raum war spürbar. In Kleingruppen wurden intensiv Diskussionen geführt, Erfahrungen geteilt und konkrete Lösungsansätze für den Alltag gesammelt.
Der „Baum der Erkenntnis“
Zum Abschluss sammelten die Teilnehmenden ihre „Früchte" am "Baum der Erkenntnis", welcher ein eindrückliches Stimmungsbild der Tagung aufzeigte:
- Vernetzung über die Abteilungsgrenzen und Einrichtungen hinaus fördert eine starke Community
- Das neu entstandene Gemeinschaftsgefühl zeigt: Mit den eigenen Herausforderungen steht niemand allein da.
- Die Impulse aus den Keynotes und der kollegiale Austausch lieferten konkrete Ideen, die sich direkt in den eigenen Arbeitsalltag mitnehmen lassen.
- Die gegenseitige Wertschätzung im Dialog und im Miteinander motivierte und stärkte das Wir-Gefühl.
- Einzelne Werkzeuge im Wissensmanagement können echte Hebel sein. Gleichzeitig wurde deutlich: Hier liegt noch Potenzial, das wir gemeinsam weiter ausbauen und verfolgen sollten.
Zukunft passiert nicht irgendwann, sie beginnt genau jetzt und entsteht, wenn Menschen Verantwortung für ihre Rolle übernehmen, sich vernetzen und den Mut haben, Dinge neu zu denken!
Herzlichen Dank...
...an das Team rund um die Organisationsentwicklung für die Organisation der Tagung!
Text: Svenja Schoser