Lab-Häppchen: Virtuell wirksam arbeiten

Herzlich willkommen zum 20-Minuten-Input heute von mir. Heute habe ich uns ein Thema mitgebracht, das uns alle jeden Tag betrifft. Und zwar, wie wir virtuell wirksam und insbesondere nachhaltig zusammenarbeiten können. Und dabei aber zwischenmenschliche Beziehungen und den Stress für das Individuum nicht außer Acht lassen und nicht vernachlässigen.

Und ich habe mir die Gedanken gemacht, weil virtuelle Meetings für uns seit spätestens Corona zum Alltag geworden sind. Während der Pandemie wurden wir aber alle plötzlich in unterschiedliche virtuelle Settings geworfen. Und es würde völlig normal für uns, dass sich unser ganzes Leben, also Arbeit, Studium und vieles mehr in unseren persönlichen eigenen vier Wänden abgespielt haben. Und wann machen wir uns eigentlich mal wirklich aktiv Gedanken darüber, über die Qualität unserer virtuellen Zusammenarbeit.
Ich habe so das Gefühl, wir wurden einfach in diese virtuelle Welt so ein bisschen reingeschubst und haben uns nie wirklich Gedanken darüber gemacht, wie wir denn gut zusammenarbeiten können in dieser virtuellen Welt. Und deshalb möchte ich heute erst mal auf die Hintergründe und das Verständnis für Kommunikation mit euch eingehen und dann eben auf die konkreten Auswirkungen und die möglichen Optimierungspotenziale mit euch schauen.

Und ein Modell, das uns als Verständnis für Kommunikation im virtuellen Kontext eben dient, ist das Johari-Fenster. Viele kennen es vielleicht auch schon. Es zeigt eben die Selbst- und Fremdwahrnehmung einer Person und wie Kommunikation durch Feedback und Transparenz eben optimiert werden kann. Und ich möchte da jetzt kurz darauf eingehen. Die ausführliche Erklärung findet ihr auch in unserem Glossar, um ein bisschen Werbung dafür zu machen.

Das Modell zeigt vier Quadranten und die sind eben untergliedert in links oben, den öffentlichen Bereich, der aufzeigt, dass Informationen da liegen, die sowohl mir als Person, aber auch quasi meinen Kolleginnen und Kollegen, den anderen bekannt sind. Das heißt, die Selbst- und Fremdwahrnehmung stimmt eben im öffentlichen Bereich überein. Dann gibt es den blinden Fleck, der ist rechts oben im Quadrant. Hier sind quasi Aspekte, die anderen bekannt sind, mir aber als Person selbst gar nicht bekannt sind. Das heißt, es sind nonverbale Signale oder Verhaltensweisen. Beispielsweise, wenn ich jetzt heute in der Präsentation immer Ähm sagen würde, dann würde ich euch bitten, mir hier Feedback zu geben, um eben rüberzugehen in den öffentlichen Bereich und den zu vergrößern und meine blinden Flecken eben somit zu verringern.

Links unten haben wir dann noch mein Geheimnis und der verborgene Bereich. Das heißt, das sind Informationen, die mir quasi selbstbewusst sind, die ich aber bewusst nicht mit anderen teile. Also persönliche Wünsche, Unsicherheiten, Privates beispielsweise im beruflichen Kontext und im unbekannten Bereich rechts unten sind eben Aspekte, die weder mir noch anderen bewusst sind. Also der ist ein bisschen versteckt, der Bereich. Das sind beispielsweise unentdeckte Potenziale, aber auch unbewusste Verhaltensweisen, Muster, die dann eher in die tiefenpsychologische Richtung gehen. Und Transparenz entsteht eben durch Kommunikation und konstruktives Feedback. Das heißt, dieses Verkleinern des verborgenen Bereiches und der blinden Flecken in diesem öffentlichen Bereich, weshalb auch auf der Grafik eben diese Pfeile sind, dient dazu, dass wir eben uns gegenseitig besser verstehen und auch Konflikte vermeiden können. Und jetzt kommen wir zum Problem im virtuellen Kontext.

Im virtuellen Kontext schrumpft dieser öffentliche Bereich, weil eben vieles unsichtbar bleibt, weil wir weniger spontane Begegnungen in der Kaffeeküche haben. Wir haben weniger nonverbale Signale und das kann eben die Gefahr für Missverständnisse im virtuellen Setting natürlich erhöhen. Umso wichtiger ist es eben, dass wir uns der ganzen Sache bewusst sind.

Und ein weiteres Modell, das ich mitgebracht habe, ist das Vier-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun. Ich glaube, viele haben auch schon mal davon gehört, das Modell zeigt, dass jede Botschaft zwischen sendender und empfangender Person gleichzeitig auf vier Ebenen wirkt. Ich erkläre es jetzt aus Sicht der sendenden Person. Wir haben einmal die Sachebene, also um was geht es eigentlich in der Botschaft: der Inhalt. Beispielsweise, wenn jemand im Team schreibt oder jemand anfragt, kannst du mir die Präsentation bis 14 Uhr schicken. Dann bedeutet es auf der Sachebene logischerweise genau das. Es wird eine Präsentation bis 14 Uhr gebraucht.
Es gibt dann die Selbstoffenbarung oder Selbstkundgabe, also die zweite Ebene, die eben sagt, was die Person mit der Aussage über sich selbst sagt. Im gleichen Beispiel würde die Person damit meinen, ich bin gerade im Zeitdruck, ich muss dringend was vorbereiten oder ich brauche deine Hilfe.
Auf der Beziehungsebene, auf der dritten Ebene ist es dann eben so, dass die Ebene aufzeigt, wie die Personen zueinander stehen. Je nach Tonfall oder je nach Wortwahl kann dieselbe Nachricht da auch unterschiedlich wirken. Also dieses, kannst du mir die Präsentation bis 14 Uhr schicken, kann wertschätzend gemeint sein, aber es kann natürlich auf der Beziehungsebene auch gemeint sein, du hinkst mal wieder hinterher, mir fehlt deine Unterstützung. Auf der Appellebene, auf der vierten und letzten Ebene wird eben die Aufforderung bzw. die Handlung hinter der Botschaft aufgezeigt, aufgezeigt, nämlich, bitte schick mir die Präsentation, also der Impuls, der dahinter steht, die Präsentation zu schicken. Und jetzt kommt auch hier wieder der spannende Hintergrund in der virtuellen Zusammenarbeit.

Hier fehlen ja die Hinweise, die uns normalerweise helfen, die Ebenen quasi richtig zu interpretieren. Wir haben keine nonverbalen Signale, Tonfall, Mimik oder Kaufbesprache sind sehr reduziert. Und teilweise auch verzögert vielleicht und in Mails und Chats bleibt natürlich häufig fast nur das Sach- oder Appellohr hängen, weil die Beziehungsebene wegfällt, die Emotion und die Selbstoffenbarung wird rausgefiltert oder wir interpretieren sie dann sogar vielleicht falsch, weil jede Person ein Wort oder ein Smiley eben anders deutet. Und das führt natürlich dazu, dass Nachrichten schnell distanzierter, ungeduldiger oder vielleicht auch sogar verorgert wurden. Und ja, wir kennen alle die Situation, dass eine kurze Chat-Nachricht plötzlich kühl klingt oder es entsteht ein Missverständnis. Und genau deshalb lohnt es sich eben, sich das nochmal bewusst zu machen, dass jede Botschaft quasi auf mehreren Eben gesprochen und gehört werden kann. Und dass diese Ebenen natürlich im virtuellen Raum besonders leicht durcheinander geraten können.

Und genau hier knüpft die Media Richness Theory an, die eben erklärt, warum manche Kommunikationskanäle mehr Missverständnisse erzeugen als andere. Und sie zeigt eben, dass sich die unterschiedlichen Kommunikationsmedien in ihrer Reichhaltigkeit unterscheiden. Also schlussendlich, wie viel Information und Kontext sie transportieren. Und dieses Wort-Reich in diesem Zusammenhang ist eben, dass ein Medium viele Hinweisreise gleichzeitig vermitteln kann. Also Mimik, Gestik, Tonfall, unmittelbares Feedback, wie wir auch hier auf der Skala sehen. Die Face-to-Face-Kommunikation gilt als reichstes Medium, da wir eben alle Signale erhalten können. Und E-Mails oder Chats sind schon armere Medien, weil sie eben ausschließlich Text transportieren. Bei Postdokumenten, mit der Post versendeten Dokumenten wird es nochmal schwerer, weil die natürlich auch noch eine Zeitverzüberung mit sich bringen. Und die Empfehlung ist eben hier, dass das Medium bewusst nach der Botschaft gezählt werden soll.

Das heißt jetzt nicht, dass man für alles in Präsenz erscheinen muss, nur weil das das reichste Medium ist oder den ganzen Tag fünf Stunden in Videokonferenzen sitzen muss. Sondern eben, dass wir die Ressourcen bewusst einsetzen, uns Gedanken darüber machen. Und je emotionaler und komplexer ein Thema ist, desto reichhaltiger sollte es natürlich sein. Also unser Medium und im Konfliktgespräch beispielsweise wäre ein reichhaltiges Medium sehr gut und Status-Up-Sates genügen aber ja auch im Chat und sollten nicht die Meeting-Zeit jedes Teammitglieds einnehmen.

Und deshalb das Fazit hier für unsere virtuelle Zusammenarbeit. So viel Nähe wie nötig, aber so wenig Overhead wie möglich eben einzubinden. Und all die genannten Hintergründe, die ihr jetzt schon gehört habt mit den verschiedenen Modellen, führten eben dazu, dass das Phänomen der Zoom-Fatig rund um die Corona-Zeit entstand. Der Begriff meint die Müdigkeit durch virtuelle Zusammenarbeit und Meetings, nicht zwingend in Zoom, sondern bei uns jetzt eben in Webex. Und erste Studien darüber wurden bereits Anfang 21 vom Stanford-Professor Bailenson veröffentlicht. Mittlerweile gibt es aber zahlreiche Studien zum Phänomen. Und diese Zoom-Fatig zeigt eben auf, dass Videokonferenzen uns nicht nur subjektiv erschöpfen, sondern auch messbar unser Gehirn, unseren Körper beeinflussen.

Und deshalb möchte ich jetzt nochmal näher auf die Auswirkungen und die möglichen Gegensteuerungsmaßnahmen eingehen, dass ihr eben auch mit was rausgehen könnt sozusagen und das weitertragen könnt, im besten Fall in euren Alltag integrieren könnt. Ich habe das in drei Aspekte untergliedert, und zwar organisational, mental und sozial. Und die Studien zeigen eben im sozialen Bereich, dass sich die virtuelle Zusammenarbeit auf unsere mentale Gesundheit auswirkt. Und ein Grund hierfür ist die Selbstansicht beispielsweise dieser kleinen Videokachel, die wir immer haben. Im Online-Meeting ist es tatsächlich so, dass diese Selbstansicht eine zusätzliche mentale Belastung haben kann, als würden wir quasi den ganzen Tag mit dem Spiegel vor uns rumlaufen und uns kritisch begutachten. Eine Gegenmaßnahme hier wäre natürlich, dass wir die Selbstansicht deaktivieren und das somit vermeiden oder verhindern. Und jede kleine Verzögerung, also jedes fehlende non-verbale Signal, wie Mimik und Gestik im virtuellen Meeting, erhöht eben unseren kognitiven Aufwand und unser Gehirn muss damit mehr leisten als in Präsenz.

Das heißt, virtuell haben wir tatsächlich auch mehr Erschöpfung und das ist kein subjektives Empfinden. Als Gegenmaßnahme hier plädiere ich für eine gute Hygiene sozusagen, eine gute Moderationshygiene. Das heißt, wenn wir von Anfang an klare Rahmenbedingungen haben und die vorhandenen Tools nutzen, also sagen, wir haben eine Regel für Kamera an, aus, Mikrofon offen oder stumm gehalten, eine Hand heben beim Sprechwunsch, ja, nein, Emojis zur Bestätigung, ja, nein, dann müssen wir uns über diese ganzen Sachen gar keine Gedanken mehr machen. Und ja, es sind einfach präventive Möglichkeiten durch sozusagen klare Regelungen, dass wir zumindest hier weniger Einsatz drauf geben müssen oder weniger Gedanken darauf haben. Und im Bereich der sozialen Interaktion ist es eben so, dass, wenn wir weniger soziale Interaktion haben, die ja online gegeben ist, weil wir die Kaffeeküche beispielsweise nicht haben, wird unsere Aufmerksamkeit gesenkt und unsere Interaktion wird oberflächlicher. Das heißt, unsere Beziehungsebene leidet deutlich.

Und auch hier können wir ganz klar gegensteuern, indem wir beispielsweise in unseren Meetings die Check-in und Check-outs einbauen, die wir sonst auch immer in unseren Formaten haben, damit wir einfach einen kurzen Plausch außerhalb der Agenda-Themen haben. Das dauert vielleicht ein, zwei Minuten am Anfang und am Ende, aber hat dann einfach große, ja, Wirkung. Oder wir gestalten einen Teamtag in Präsenz. Das heißt, wir sehen uns trotzdem noch im Team.

Und was ich jetzt auch noch spannend fand, trotz der geringen sozialen Interaktion spüren wir eine deutliche berufliche Nähe in unserem privaten Kontext. Und ich fand es ganz witzig, dass der Professor Bailenson das nannte, dass die Kolleginnen quasi auf dem Schreibtisch von einem sitzen. Und dadurch wird es natürlich erschwert, diese private und berufliche Trennung zu haben. Klar, wir haben auch einen fehlenden Arbeitsweg. Wir sitzen den ganzen Tag in unseren vier Wänden. Und hier können wir ganz klar gegensteuern über Digital Detox, eine klare Trennung, bewusste Routinen, auch gemeinsam gepflegte Kalender im Team, dass wir eben sehen, wer wann verfügbar ist.

Und im letzten Punkt oder im letzten Aspekt, im organisationalen Kontext, ist es so, dass wir einfach sehr häufig Meeting Overload haben. Das heißt, man stellt mal schnell ein Meeting ein, weil man auch keinen Standortwechsel mehr hat wie in Präsenz. Und dadurch haben wir so viele Eindrücke, die aufeinander folgen, aber keine Zeit, die Meetings zu verarbeiten, diese Meeting-Marathons fast schon. Und da sollten wir uns schon überlegen, ist das Meeting überhaupt nötig, siehe Media Richness Theory. Also wir können natürlich auch anders digital zusammenarbeiten. Beispielsweise können wir uns über Tools wie Confluence oder Conceptboard abstimmen. Oder wir planen eben auch bewusst Pausen ein, wenn die Meetings nötig sind. Das heißt, wir setzen Zeitfenster von 25 oder 50 Minuten, damit wir eben so einen kurzen Zeitpuffer haben, um für unser Anschluss-Meeting uns vorzubereiten oder nachzubereiten.

Und was natürlich auch wichtig ist, dass wir weiterhin auf die körperliche Fitness achten. Das heißt, im digitalen Kontext ist es einfach weniger gegeben, weil wir überhaupt nicht mehr aufstehen und total im Fokus sind, dass wir kleine Bewegungspausen einbauen. Evermood wird ja hier als Plattform auch von der Uni unterstützt. Oder die Entspannung für die Augen, dass wir einfach mal ins Fenster gehen und eine Weitsicht haben, um unsere Augen zu entspannen. Und am besten natürlich in Pausen nicht direkt weiter auf digitale Geräte wechseln und dann am Feierabend sozusagen direkt die nächste Serie starten. Und was auch ein Problem ist, sind eben die monotonen Abläufe ohne Interaktion, die häufig zu Ermüdungen und Langeweile führen in Meetings. Und das führt natürlich zu Multitasking. Es werden eben E-Mails gecheckt, wir erledigen andere Aufgaben, ohne dass es im Meeting auch für die anderen ersichtlich ist, dass wir gar nicht anwesend sind mental. Und Multitasking, wissen wir alle, ist einfach mit einer höheren Anstrengung verbunden.

Eine Gegenmaßnahme hier sind natürlich, wenn wir in der Moderation sind, einen Methodenwechsel bei längeren Meetings einzubauen. Aber jeder kann sich das selbst an die Nase fassen und monotaskingbewusst fördern, wenn wir zum Beispiel bei den Online-Meetings unser Outlook-Kostfach einfach abschalten, nicht stören, ein WebEx einstellen und auch mögliche Ablenkungen am Schreibtisch eliminieren. Und als Take-Home-Message, kurz gesagt, worauf es jetzt wirklich ankommt, für alle die, die jetzt eingeschlafen sind, können sich nochmal die Folie angucken und dann trotzdem mitdiskutieren.

Virtuelle Zusammenarbeit erfordert eine Eigenlogik, das ist ganz klar und kann nicht mit der Zusammenarbeit in Präsenz gleichgesetzt werden. Und das Hintergrundwissen und Verständnis für die Kommunikationsmodelle, die ich euch vorgestellt habe, sind hilfreich, aber wir müssen uns das schon auch immer wieder bewusst machen, dass wir einfach diese virtuelle Zusammenarbeit nicht mit der in Präsenz gleichsetzen. Wenn wir die Eigenlogik erkennen und unsere Methode daran anpassen, dann können wir die virtuelle Zusammenarbeit langfristig für alle Teammitglieder wirksam gestalten und natürlich das Ziel ist, die Zoom-Fatigue bei uns im Team zu vermeiden, ganz klar.

Und auch noch zu sagen, weil ich das Wort Regeln angesprochen habe, virtuelle Teams brauchen Orientierung, das heißt durch eine gute Moderationshygiene, aber natürlich trotzdem weiterhin genügend Vertrauen und Freiheit für ihre Arbeit und ihr wirksames Handeln. Und deshalb würde mich jetzt natürlich interessieren, was sind eure Erfahrungen, was sind eure Tipps und Tricks in eurer virtuellen Arbeit? Ich freue mich sehr über den Austausch.

Ich habe euch auch ein paar Fragen mitgebracht, dass wir so eine kleine Basis haben. Mich interessieren eure größten Aha-Erlebnisse im virtuellen Setting, wie wir als Agility Lab vielleicht auch, die Zusammenarbeit künftig noch mehr unterstützen können mit Themen oder Hints sozusagen, Tipps und Tricks für euch. Welche Tipps, Tricks, Tools, Routinen ihr schon habt? Für eine gute virtuelle Zusammenarbeit und wo ihr selbst auch die Grenzen tatsächlich erlebt oder schon erlebt habt? Und für die Diskussion würde ich jetzt gern die Aufnahme beenden.