Lab-Häppchen: New Work in der Forschung: Wie können heterogene Teams effektiv zusammen arbeiten?

Jetzt fragt man sich, wie passt überhaupt Science Management und Change Management zusammen, wieso ist das relevant? Science Manager initiieren, koordinieren und steuern viele Veränderungsprozesse und setzen neue Strategien um in einer Universität. Dabei müssen sie oft zwischen verschiedenen Interessen vermitteln und Widerstände abbauen. Das lerne ich eben gerade jetzt noch bis November und kann das jetzt auch schon anwenden. 

Was ganz Tolles: Am Anfang möchte ich mit ein paar Klischees beginnen. Und zwar wird der Verwaltung nachgesagt, dass sie total langsam und starr ist und auch eine informelle Autorität oft gibt. Der Verwaltungsmitarbeitenden in der Wissenschaft hingegen werden die Mitarbeitenden eher als chaotisch, manchmal auch weltfremd oder sehr ambitioniert dargestellt. Und jetzt fragt man sich, wie können diese beiden Personengruppen am besten miteinander kommunizieren und dann auch im Arbeiten? Dazu möchte ich mit euch gerne ein paar Kinderzeichnungen zuerst mal angucken. 

Wie werden diese Personengruppen denn von den Medien, aber auch in der Gesellschaft überhaupt wahrgenommen? Links seht ihr einen Wissenschaftler, von einem, ich glaube, fünfjährigen Kind gezeichnet in den USA, der eben in seinem Labor steht mit seinem Whiteboard im Hintergrund und ganz streng und konzentriert schaut. Also so sehen Kinder Wissenschaftler. Und wie werden von Kindern jetzt Mitarbeitende der Verwaltung gesehen? Rechts seht ihr eine Sekretärin, die von einem Kind gezeichnet wurde, die zwischen Laptop und Telefon jongliert, im Hintergrund noch die Akten stehen hat im Regal und ein Aquarium auch in ihrem Büro hat, was dem Ganzen so ein bisschen häuslichen, gemütlichen Charakter verleihen soll. Diese beiden Personengruppen wirken erstmal total unterschiedlich und das wirkt sich natürlich auch auf die Kommunikation aus und wie die beiden Personengruppen funktionieren. Genau, bevor wir jetzt weiter in die Strukturen einsteigen, möchte ich gerne noch Verwaltung vom Management abgrenzen. Das wird oft nicht ganz sauber getrennt oder auch ein bisschen unscharf gesehen in der Gesellschaft, ist mein Eindruck. 

Also bei der Verwaltung geht es darum, dass Regeln eingehalten werden, dass sie dafür sorgen, dass Ressourcen genutzt werden, eben nachhaltig genutzt werden, und sie planen, steuern und kontrollieren hauptsächlich die Abläufe, die tagtäglich vorkommen. Das sind also Menschen, die sich eher auf bestehende Prozesse und Strukturen konzentrieren, eher konservativ sind und dafür sorgen, dass alles stabil bleibt. Daher kommt damit auch manchmal eine etwas autoritäre Rolle. 

Ich bin gespannt, auch danach mit euch darüber zu diskutieren. Im Management geht es eher darum, dass man Strategien entwickelt, Ziele setzt und auch langfristig eine Organisation steuert. Als Aufgaben sind eben das Potenzial der Organisation zu nennen, dass es weiterhin Wachstum gilt, weiterhin Strukturen geschaffen werden, um neue Ziele zu erreichen. Aber man bewegt sich eben nicht in den bestehenden Strukturen. Das heißt, die Person hat eine proaktive Haltung und sieht bestmöglich auch noch die Potenziale der Mitarbeitenden und macht das Ganze mit modernen Methoden und Werkzeugen, die ihr ja im Agility Lab auch tagtäglich erprobt. 

Meine These ist, dass Forschung und Verwaltung beide aufeinander zugehen müssen, um gut miteinander zu arbeiten. Wenn das schon reibungslos funktionieren würde, dann müssten wir da überhaupt nichts mehr tun. Leider stehen die eigenen Hürden im Weg, die verschiedene Handlungsfelder dann eröffnen. Zuerst, was eine Hürde ist, ist leider die nach wie vor noch sehr existierende Hierarchie. Die Prozesse sind oft sehr langwierig und umständlich. Es werden teilweise E-Mails ausgedruckt, die dann mit der Hauspost geschickt werden, um dann wieder zurückgeschickt zu werden, um abgeheftet zu werden. Solche Sachen müsste man einfach ein bisschen optimieren. Dazu braucht es aber halt wie Veränderungsbereitschaft von allen Beteiligten, und das ist nicht immer der Fall. Und zuletzt ist auch natürlich eine Höhe der Wertschätzung, auch durch Geld gezeigt. Die Bezahlung ist im öffentlichen Dienst nicht wettbewerbsfähig mit dem privaten Sektor. Durch diese Gegebenheiten ist es notwendig, dass wir uns neue Arbeitsformen überlegen, die das möglich machen, dass alle sinnorientiert, selbstverantwortlich, flexibel und digital arbeiten. 

Wie sieht das aus? Wie kommt man dorthin? Das Ganze nennt sich New Work. Was bedeutet das? Das sind eigentlich, dass man ein bisschen an seinem Laptop ist und dann zwischendurch im Meer schwimmen geht oder auf dem Sofa sitzt und hier mal ein bisschen arbeitet und wieder was anderes macht. Jeder hat eine andere Vorstellung davon, was eigentlich New Work bedeutet. Aber in der Wissenschaft ist das so definiert, dass New Work wertebasiert ist und zwar auf den Werten Freiheit, Selbstverantwortung, Sinn, Entwicklung und soziale Verantwortung. Mit sozialer Verantwortung ist gemeint, erstmal die Verantwortung auch für das Team, für die Arbeitsgruppe, aber auch für unsere Umwelt. Das heißt, dass man nachhaltig arbeitet und Ressourcen mit Ressourcenverantwortlich umgeht. Des Weiteren bedeutet das, die Strukturen flexibel und digital sind und auch, dass Erwartungen klar artikuliert sind. Beim sogenannten New Leadership geht es darum, dass die Bedürfnisse und Entwicklungen von den Mitarbeitenden auch gesehen werden und am besten denen auch nachgekommen wird. 

Zuletzt will ich noch nennen, dass es eben ein ausgeglichenes Verhältnis geben soll zwischen Arbeit und Freizeit. Um zu diesen neuen Strukturen zu kommen, muss man eben halt neue Kompetenzen entwickeln. Man muss auch die Kommunikation verändern, und dazu sind weitere Strukturen und Prozesse nötig, um die neuen Arbeitsabläufe zu gestalten. 

Jetzt möchte ich am Ende noch ein bisschen mehr darauf eingehen, auf die Führung, die sich aktuell verändert in der Forschung, denn es gibt eine ganze Bandbreite von Führungsstilen. Hier möchte ich jetzt erst mal ganz weit links mit Lassiez Faire Führung starten. Das ist also eine Führungskraft, die sehr passiv ist, sich erst bei Fehlern kümmert, aber auch viel Freiheit gibt. Und dann in der Mitte befindet sich die transaktionale Führung. Das ist also jemand, der seine Erwartungen klar artikuliert, Ergebnisse sichert und Erfolge belohnt. Ganz rechts das Nonplusultra ist die transformationale Führung. Das heißt, ich als Führungskraft formuliere die Zukunftsvision am besten gemeinsam mit meinen Mitarbeitenden, denn ich hinterfrage den Status quo jeden Tag, fördere ganz individuell und handle wertorientiert, eben in Richtung dem, was ich vorher genannt habe. 

Jetzt ist in der Forschung rausgekommen, dass je höher die Anforderungen und je stärker der Grad Veränderung ist, desto wichtiger ist transformationale Führung für den Erfolg eines Einzelnen, aber auch für den Erfolg eines Teams. In der Forschung sind es komplexe Aufgaben und alles verändert sich sehr schnell. Es gibt sehr viel Fluktuation, die Mitarbeitenden bleiben nur für eine gewisse Zeit. Es sind oft fragmentierte Visionen, wenn es sowas überhaupt gibt, die stückchenweise definiert werden, aber es gibt eigentlich keine langfristigen Strategien. Jetzt mal auf der kleineren Organisationsebene heruntergebrochen: Die transformationale Führungskraft, wie verhält die sich? Die stimuliert ihren Mitarbeitenden intellektuell, inspiriert ihn und motiviert ihn, betrachtet ihn individuell und nimmt auch noch idealisiert Einfluss auf die Weiterentwicklung, zum Beispiel auf der Person. 

Da kann man jetzt viele verschiedene Methoden anwenden, um solche Führung zu leben. Das wird jetzt heute ein bisschen zu weit führen, deswegen habe ich jetzt einfach eine neue Liste aufgeführt. Man kann regelmäßige Feedbackrunden machen, man kann eine Team-Retrospektive machen, man kann zusammen Entwicklungspläne aufstellen oder überhaupt „the blank page“ sich zusammen mit seinem Mitarbeitenden vor ein weißes Blatt setzen und überlegen, was geht uns aktuell durch den Kopf. Es gibt ganz viele Möglichkeiten, um Führungstransformation zu gestalten, und ich hoffe, dass immer mehr Personen das auch erkennen und so ihren Führungsziel anpassen. 

Dann hatte ich ja gesagt, ich möchte noch ein bisschen eingehen auf, wie wollen wir eigentlich zusammenarbeiten und auch, wie wollen wir unsere Meetingkultur gestalten. Wir zum Beispiel an der TUM nutzen Microsoft Teams. Das ermöglicht, dass wir auch über die Distanz in Echtzeit zusammenarbeiten können und da eben Dokumente ablegen können und chatten können, Meetings abhalten können, uns anrufen können. 

Das weiß ich jetzt nicht, wie das in euren Universitäten ist, aber ich bin auch gespannt, davon nachher von euch zu hören. Wenn man so ein digitales Kollaborationstool einführt, ist es wichtig, dass man sich am Anfang eine sinnvolle Ordnerstruktur überlegt und am besten gemeinsam mit allen Beteiligten aus Forschung, Management, Verwaltung und diese auch zusammen pflegt. Denn von der Verwaltung können dann schnell Fragen kommen, wie greife ich überhaupt auf das Dokument zu, meine Cloud ist offline, wie muss ich mich hier anmelden, wie kann ich überhaupt ein Meeting erstellen? Das ist für diese Personengruppe einfach ein sehr neues Tool, was wir jetzt aus der Forschung nicht vergessen dürfen. Dann muss man zusammen sich überlegen, welche Kommunikationskanäle wollen wir eigentlich anlegen. Wenn ich demokratisch und transparent kommuniziere, heißt das, jede Person bekommt nur die Informationen, die sie braucht, und zwar nicht mehr und nicht weniger. Außerdem ist es wichtig, dass jeder für sich ein gutes Zeitmanagement überlegt. Das heißt zum Beispiel auch, dass man Fokuszeiten einrichtet, in denen man weder Chatnachrichten noch E-Mails beantwortet, damit es nicht zu einem ständigen Unterbrechen kommt, was dann am Ende noch zu mehr Stress als vorher führt. 

Zuletzt möchte ich noch anmerken, dass ich es sehr essentiell finde, dass man trotz digitaler Zusammenarbeit den persönlichen Kontakt leben sollte. Das können regelmäßige Team-Meetings sein, bei denen zum Beispiel auch die Sektor-Jahr am Anfang anwesend ist, dass man auch einfach spontan am Büro des anderen vorbeigeht und fragt: „Wie geht's dir? Hast du was zu besprechen?“ Das ist vor allem ein Appell an die Wissenschaft hier, weil da die Tendenz, meiner Beobachtung nach, schon eher dahin geht, dass man fast nur noch rein digital arbeitet, und da darf man sein eigenes Team nicht vernachlässigen. 

Genau, zuletzt wollte ich euch noch eine kurze Zusammenschau von der neuen Narrative teilen. Das ist ein Verlag, der sich mit New Work auseinandersetzt und mal ein lustiges Poster gemacht hat zum Thema, woran man erkennt, dass es ein gutes Meeting ist. Und zwar gibt es da ganz einfache Regeln: Zuerst führt ein Moderator durch das Meeting. Alle Teilnehmenden wissen, worum es geht, und es sind auch nur die Menschen anwesend, die wirklich gebraucht werden. Man macht am Anfang ein Check-in, jeder kommt zu Wort und wird nicht unterbrochen. Alle sind mit ihrer Aufmerksamkeit da, weder am Handy noch im E-Mail-Fach unterwegs. Man kann jederzeit Verständnisfragen stellen. 

Es gibt eine Person, die protokolliert und das Protokoll teilt. Diese Person ist auch nicht unbedingt der Chef, und es ist auch möglich, dass die Person rotiert. Am Ende hat jeder mehr Klarheit und Energie als vorher. Nach dem Meeting hat man klare To-dos und konkrete Schritte. Am Ende kann man auch noch einen Check-out machen, wo man reflektieren kann, wie das Meeting war und was man sich fürs nächste Mal wünscht. 

Genau, jetzt habe ich hier euch noch meine Referenzen aufgeführt und möchte euch für eure Aufmerksamkeit danken. Hier seht ihr noch meine E-Mail-Adresse, könnt mich auch über LinkedIn kontaktieren. Und jetzt haben wir noch ein bisschen Zeit, um uns auszutauschen und zu diskutieren. Da wären meine Einstiegsfragen: Was ihr denn schon umsetzt oder was euch jetzt bei meinem Vortrag überrascht hat? Was ihr so für Hindernisse erlebt und was ihr für Zonen oder Handlungsfelder gern neu gestalten möchtet demnächst. 

Ich habe mich für ein paar Icons entschieden, teilweise aus dem Bereich des Malers oder des Gärtners oder des Ingenieurs. Ich denke, in unseren Berufsfeldern haben wir von jedem von diesen Berufen etwas. Und genau, danke für eure Aufmerksamkeit.